¶ Como executar a Cobrança de Arquivos?
Para executar a Cobrança de Arquivos, é essencial que o Processo Modelo já esteja criado. A partir disso, siga os passos abaixo para dar continuidade à execução.
⚠️Atenção!
Caso ainda não tenha criado o modelo necessário para utilizar a Cobrança de Arquivos, consulte nosso material de apoio para realizar esse procedimento → Como criar um Processo Modelo para Cobrança de Arquivos?
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1º Passo
Com as configurações necessárias realizadas, execute o checklist da cobrança de arquivos por meio da programação do serviço correspondente (recorrente ou avulsa). Consulte nosso material específico para conferir como realizar essa programação → Como gerar a Programação?
Quando o serviço que contém checklist for programado, a consulta de Serviços Programados exibirá a programação com a lista de atividades cadastradas (os arquivos solicitados) no checklist.
¶ Como o cliente será notificado?
A notificação ocorrerá conforme parametrizado no cadastro do Usuário, podendo ser:
- Por e-mail: Para essa opção, é necessário validar o e-mail e o perfil dos Usuários dos Clientes, conforme destacado anteriormente.
- Por WhatsApp: Para essa opção, é necessário que o escritório possua a contratação e configuração do serviço de WhatsApp. Além disso, o contato do cliente deve ser informado em seu cadastro, no campo correspondente da aba “WhatsApp”.
- Pelo APP de Comunicação Tareffa: Para essa opção, é necessário que o cliente tenha acesso à plataforma de Comunicação do Tareffa.
A mensagem encaminhada, independentemente da forma de notificação, chegará com o Assunto e o Texto informados na aba "Comunicação" do serviço. No corpo do e-mail, haverá um link para que o cliente possa anexar os arquivos.
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2º Passo
A partir da programação do serviço e do envio de lembretes ou cobranças, torna-se necessário que o cliente encaminhe os arquivos solicitados.
Para auxiliar nesse processo, elaboramos um material específico que orienta seu cliente a realizar o envio de forma prática, simples e segura!
Acesse o material e confira para encaminhá-lo da forma desejada: Como enviar os arquivos solicitados pelo escritório?
¶ 3º Passo
Conforme o cliente encaminhar os arquivos, é possível acompanhar a movimentação e os retornos dados por ele.
Para isso, acesse: Gestão de Serviços > Serviços Programados.
No local redirecionado, clique na barra de progresso do checklist, de forma que o sistema exibirá a tela de acompanhamento dos apontamentos feitos pelos clientes, bem como apontamentos do próprio escritório (se necessário).
Confira abaixo como esta tela funciona:
[1] O arquivo anexado pelo cliente.
[2] Retorno “Este mês não tenho”: O arquivo não será enviado este mês, por falta de movimento ou outro motivo.
[3] Retorno “Não me pedir nos próximos meses”: O arquivo não faz parte do portfólio daquela empresa.
Observação: Há, ainda, o retorno de “Vou enviar depois”, que é quando o cliente não possui o arquivo no momento, mas enviará posteriormente.
Neste caso, é necessário que o escritório realize o envio do lembrete novamente, para que o cliente possa anexar o arquivo.
[4] Responsável: Quando a cobrança não estiver iniciada, será exibido o responsável pela programação e a data em que foi realizada. A cada alteração no checklist de atividades, é registrado por quem e quando a modificação ocorreu.
[5] Status: Exibe se a atividade é obrigatória, se deve ser realizada ou se pode ser dispensada nesta programação.
[6] Comentário: Permite que adicione um comentário/observação sobre a atividade em questão.
[7] Anexar arquivo: Permite que anexe arquivos à atividade, caso opte por um processo manual de adicionar os arquivos solicitados.
[8] Baixar todos os anexos: Baixa todos os arquivos enviados pelo cliente em um único arquivo compactado (.zip).
[9] Transferir: Transfere o serviço, e seu checklist, para um novo Responsável.
Caso haja algum erro com o arquivo ou você precise reabrir alguma atividade e solicitar novamente o arquivo enviando uma instrução ao cliente, basta realizar a movimentação (reabertura da atividade, por exemplo) inserindo um comentário e, por fim, encaminhar a nova notificação manualmente ao cliente.
A programação aberta que possui checklist em andamento exibe a barra de progresso conforme as atividades são apontadas ou dispensadas, permanecendo no status "Iniciado" até que seja baixada manual ou automaticamente.
IMPORTANTE:
- Não é obrigatório concluir o checklist para realizar a baixa do serviço. A programação pode ser baixada, manual ou automaticamente, mesmo com checklist em aberto.
- Qualquer usuário com acesso à programação pode realizar apontamentos no checklist, e todas as movimentações ficam registradas.
Caso queira enviar o lembrete manualmente ao cliente, clique no botão Enviar nova solicitação ao cliente, e, imediatamente, o sistema enviará a notificação aos usuários da empresa que possuírem as devidas permissões.
¶ 4º Passo
Quando todas as atividades do checklist estiverem concluídas (seja qual for a situação delas), o sistema solicitará a confirmação para realizar ou não a baixa manual da programação.
Ao confirmar, abrirá uma janela para registrar a baixa, informando o “Status” e a “Observação”.
Assim, a Cobrança de Arquivos é concluída e o serviço considerado entregue.