¶ Como criar um Processo Modelo para Cobrança de Arquivos?
A função Cobra Arquivos no Tareffa permite que o contador solicite e acompanhe junto ao cliente a conclusão das atividades de um checklist, garantindo maior controle sobre o envio de documentos necessários para a finalização de serviços.
Para utilizar essa funcionalidade, é necessário definir um checklist no Processo Modelo, que será vinculado aos serviços correspondentes. A partir daí, o contador poderá interagir com o cliente durante a execução do serviço, solicitando arquivos e informações de forma organizada.
Essa função oferece os seguintes recursos:
Notificação aos clientes por e-mail, WhatsApp ou aplicativo de comunicação;
Acesso do cliente, por meio do link recebido na notificação, a uma tela para anexar os documentos solicitados;
Acompanhamento, pelo escritório, dos arquivos recebidos e pendentes via checklist, com possibilidade de retornar ao cliente ou reabrir pedidos de documentos enviados incorretamente;
Reenvio das notificações sempre que necessário.
Siga os passos abaixo para utilizar a função Cobra Arquivos em seus serviços.
1. Acesse o menu: Gestão de Processos > Processo Modelo.
2. Clique no botão + PROCESSO. Ao abrir a tela “Criar Processo Modelo”, serão solicitadas as seguintes informações:
[1] Tipo de Processo: Pesquise o tipo do processo, clicando no ícone de lupa e localizando a opção desejada. Ou adicione, caso não exista o tipo de processo adequado, bastando clicar no ícone de “+”, preencher o nome do Tipo de Processo no campo solicitado e clicar em Salvar. [2] Descrição do Processo Modelo: Informe o nome para o processo modelo. [3] Departamento: Informe qual departamento será responsável pela execução da cobrança de arquivos.
3. Após preencher os campos solicitados, clique Salvar.
[1] Editar processo modelo: Permite realizar a alteração do título e departamento do processo modelo. [2] Clonar processo modelo: Ao confirmar a clonagem, uma nova janela será aberta para que o usuário crie um novo processo do mesmo tipo e possa editá-lo, alterando o nome e as atividades. [3] Ver movimentações do processo modelo: O sistema redireciona para a tela de “Abertura de Processos”, onde são exibidos todos os processos em andamento que utilizam o modelo em questão.
Após inserir o novo Processo, o sistema apresentará as etapas que devem ser preenchidas com as atividades correspondentes, de acordo com o Tipo de Processo selecionado.
Quando o Tipo de Processo for novo, uma etapa padrão será exibida inicialmente, e você poderá incluir etapas e atividades adicionais conforme a necessidade dentro do checklist.
Na Cobrança de Arquivos, as etapas são apenas para uso do escritório no acompanhamento e organização dos arquivos solicitados. Elas não aparecerão aos clientes na tela de anexar arquivos.
Para iniciar a criação, clique no ícone de “+” (conforme a imagem abaixo), de forma que uma nova etapa será liberada.
Para renomeá-la, clique em “Nova Etapa”, apague o nome padrão e informe o nome desejado.
Para deletar uma etapa, clique no ícone de três pontos, que habilitará o botão Remover Etapa. Em seguida, clique sobre ele para realizar a exclusão.
A remoção será permitida se:
Não houver atividades nesta etapa do processo.
Não houver atividades nesta etapa em outros processos do mesmo tipo.
Observação: É possível reorganizar as etapas. Para isso, selecione a etapa e arraste-a para a posição desejada.
1. Clique no ícone de “+”, conforme a imagem abaixo, de forma que será exibida a tela de Criar Atividade.
2. No caso de um checklist para Cobrança de Arquivos, preencha apenas o campo “Nome da Atividade” (com o nome do arquivo que o cliente precisa anexar) e clique em Salvar e Novo. Dessa forma, a tela “Criar Atividade” permanecerá aberta, permitindo a continuidade no cadastro das atividades desejadas.
3. Caso opte por fechar a tela de “Criar Atividade”, clique no ícone de X:
4. Para deletar uma atividade, clique no ícone de lixeira, que habilitará a tela de Deletar Atividade. Em seguida, clique em Confirmar para executar a ação.
Observação: É possível reorganizar as atividades. Para isso, selecione a atividade e arraste-a para a posição desejada.
Antes de executar a Cobrança, cumpra os seguintes requisitos:
Vincule o modelo de checklist ao serviço correspondente;
Defina os dias para envio dos lembretes automáticos;
Habilite o parâmetro e defina os perfis para envio das notificações;
Valide o e-mail e o perfil dos Usuários dos Clientes que receberão as notificações.
Confira a seguir como ajustar cada requisito.
¶ Vincule o modelo de checklist ao serviço correspondente
1. Para executar o checklist criado, é necessário primeiro vincular o modelo ao serviço correspondente. Para isso, acesse: Cadastros Gerais > Serviços.
2. Localize e acesse o cadastro do serviço. Na aba “Serviço”, preencha o campo Checklist com o modelo criado. Clique no ícone de lupa para selecionar o modelo ou digite parte do nome e pressione Enter para vincular.
¶ Defina os dias para envio dos lembretes automáticos
Acesse a aba “Programação”, e preencha os campos “Dia de Vencimento”, “Dias de Antecedência - Início da Atividade” e “Dias de Antecedência - Entrega ao Cliente” (nesta ordem), com a quantidade de dias em que deseja que ocorra o envio automático de lembretes a respeito do envio dos arquivos solicitados.
✨ EXEMPLO PRÁTICO:
Um contador deseja realizar a cobrança de arquivos de seu cliente para efetuar o “Fechamento Mensal Contábil”. Assim, ele definiu que a data de entrega desse fechamento será no dia 20. Ou seja, ele precisará informar esse dia no campo “Dia de Vencimento”.
Em seguida, ele definiu que o primeiro lembrete automático precisa ser encaminhado ao cliente 15 dias antes do vencimento, ou seja, no dia 5. Assim, ele precisará informar o número 15 no campo “Dias de Antecedência - Início da Atividade”.
Por fim, ele definiu que o segundo lembrete automático precisa ser encaminhado 10 dias antes do vencimento, ou seja, no dia 10. Assim, ele precisará informar o número 10 no campo “Dias de Antecedência - Entrega ao Cliente”.
Além disso, ocorrerá um terceiro lembrete automático, que será exatamente na data de vencimento informada pelo contador no campo “Dia de Vencimento”.
→ Ao total, o sistema encaminha 3 lembretes automáticos, porém, você poderá disparar a notificação novamente de forma manual, acessando o checklist e clicando na opção “Enviar nova solicitação ao cliente”.
¶ Habilite o parâmetro e defina os perfis para envio das notificações
1. Após definir os dias para envio dos lembretes, acesse a aba “Comunicação” e habilite o parâmetro Comunica cliente durante a programação. Isso garantirá que o cliente seja notificado e interaja durante a execução do serviço, ou seja, vai tornar o modelo de um Checklist simples para uma Cobrança de Arquivos.
2. Ainda nesta mesma aba, defina o Perfil Principal e/ou Perfis Adicionais dos Usuários dos Clientes que poderão receber tais notificações, e, também, preencha o Assunto e a Mensagem da Comunicação que constarão na notificação a ser enviada.
3. Isto feito, clique em Atualizar para salvar e confirmar a alteração realizada.
¶ Valide o e-mail e o perfil dos Usuários dos Clientes
Com os ajustes realizados no serviço, é necessário acessar o cadastro dos Usuários dos Clientes para conferir se o e-mail e perfil informados estão corretos. Para isso:
1. Realize o seguinte caminho: Cadastros Gerais > Usuários.
2. Localize e acesse o cadastro do usuário do cliente desejado. Na aba “Detalhes”, habilite o parâmetro "Notifica Comunicação por email" e verifique se o campo “Emails para comunicação” contém um e-mail válido informado, pois será para ele que a notificação será encaminhada.
3. Em seguida, acesse a aba “Empresas do Cliente” e defina o(s) Perfil(s) conforme o que foi configurado no serviço ajustado anteriormente, considerando que se trata do acesso do cliente às notificações da Cobrança de Arquivos e demais comunicações enviadas pelo escritório. Clique em + Adicionar caso precise vincular o usuário a outra(s) empresa(s) e selecione os Perfis desejados para ele.
4. Isto feito, clique em Atualizar para salvar e confirmar a alteração realizada.
A partir disso, já é possível executar a Cobrança de Arquivos!
