¶ Como configurar empresas para capturar notas?
ATENÇÃO! Para conseguir configurar as empresas no Q-Drive, elas precisam estar previamente cadastradas no CRM do Questor ZEN.
A captura de notas fiscais por meio do Q-Drive ocorre no Ambiente Nacional, diretamente da Receita Federal, mediante manifestação do destinatário. Para isso, é obrigatório o uso do certificado digital da própria empresa, que deve ser inserido individualmente, pois não é permitido o processo em lote.
¶ Pontos de Atenção
1. Notas Fiscais de Saída (NF-e, CT-e e CT-e OS):
- Para que seja possível capturar as notas fiscais de saída desses modelos, é necessário que a tag AUTXML esteja configurada no sistema emissor de notas do cliente.
- Essa tag deve conter o CNPJ do escritório contábil ou de um CNPJ terceiro autorizado, permitindo o acesso aos XMLs das notas emitidas. No Zen, é necessário cadastrar o escritório ou o CNPJ terceiro como uma empresa e, em seguida, configurá-lo no módulo Q-Drive, para que a captura ocorra corretamente.
- Os eventos de saída que podem ser capturados estão detalhados no seguinte material → Dúvidas Frequentes Q-Drive.
Nesse conteúdo, são apresentadas as regras aplicáveis à captura, incluindo os critérios relacionados ao emitente, destinatário e demais condições envolvidas no processo.
⚠️Importante!
A nomenclatura do campo utilizado para informar o CNPJ autorizado pode variar conforme o sistema de emissão da NF-e (por exemplo: CNPJ autorizado a acessar o XML, Autorização de download do XML, Terceiros autorizados, entre outros).
Independentemente do nome apresentado na interface, esse campo deve alimentar a tag técnica
<autXML>no XML da nota, contendo o CNPJ do escritório responsável pela captura.
2. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e):
- A captura do CT-e só ocorre quando a empresa for a tomadora do serviço (ou seja, quem paga o frete). Caso a empresa seja apenas a destinatária, o documento não será capturado.
¶ Recomendações:
Antes de configurar as empresas no Q-Drive:
- Valide a inserção dos certificados digitais em cada empresa.
Confira aqui como inserir o certificado digital → Como Inserir Certificado para as Empresas?
¶ Como configurar a empresa para captura
Com os certificados devidamente inseridos, acesse: Q-Drive > Config. Empresas.
Será exibida a tela com todos os clientes já vinculados, para vincular novos clientes clique em “Vincular Clientes”.
Em seguida, deve selecionar os clientes através do checkbox e clicar em Salvar.
Após vincular os clientes, realize as configurações individualmente para cada um deles.
Na lista de clientes, clique sobre o cliente desejado para acessar a tela de configuração, onde será necessário validar e, se preciso, preencher as seguintes informações:
- Estado do estabelecimento;
- Certificado Digital A1 da empresa, com permissão no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.
⚠️Atenção!
Essa informação é essencial para que os servidores do Questor Zen utilizem as credenciais do certificado e realizem a captura automática das notas fiscais diretamente da Receita Federal.
- Inscrição Municipal (obrigatório somente para a captura de NFS-e).
¶ NF-e
Na aba NF-e, é possível ajustar algumas configurações específicas relacionadas à captura das Notas Fiscais de Entrada. Abaixo, detalhamos os principais campos e funcionalidades disponíveis:
- Manifestar Automático como Ciência da Operação: Ao habilitar esta opção, o sistema realizará a manifestação automática das notas fiscais como Ciência da Operação no momento da captura, sem necessidade de ação manual.
- Bloquear Data de Entrada menor que o mês atual: Ao marcar esta opção, o sistema impede que o usuário informe uma data de entrada anterior ao mês vigente, garantindo que essas notas não sejam consideradas na escrituração fiscal.
Observação: Esse campo só será habilitado se não houver valor informado no campo "Bloquear edição de documentos com competência retroativa após o dia".
Também é possível definir regras de manifestação específicas por fornecedor, seguindo os passos abaixo:
- Clique em Configuração Avançada.
- Adicione o CNPJ do fornecedor.
- Selecione o tipo de manifestação desejado:
→ Ciência da Operação
→ Ciência da Emissão - Clique em Adicionar e, em seguida, em Salvar para registrar a configuração.
Após concluir todas as configurações, o sistema iniciará automaticamente o monitoramento no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica e disponibilizará as notas diretamente na Lista de NF-e, sem necessidade de qualquer ação manual.
¶ Horários e Regras Técnicas
- A captura automática das notas fiscais ocorre diariamente a partir da meia-noite, com previsão de conclusão até as 10h da manhã.
- A exibição considera as notas fiscais do dia anterior.
- Para períodos retroativos, o sistema segue as regras definidas pela Receita Federal na Nota Técnica (NT) do WebService de Distribuição, respeitando a ordem da Última NSU registrada.
¶ CT-e
Nesta aba, basta informar se deseja que o sistema realize a captura dos CT-es, marcando a opção no campo Captura Automática. O campo Última NSU será preenchido automaticamente à medida que o sistema fizer as capturas.
⚠️Importante!
A captura do CT-e será realizada apenas quando a empresa for a tomadora do serviço, pois é ela quem assume o pagamento do frete e pode apropriar os créditos. Se a empresa for apenas destinatária, a captura não ocorrerá.
¶ Horários e Regras Técnicas
- A captura automática dos CT-e ocorre diariamente a partir da meia-noite, com previsão de conclusão até as 10h da manhã.
- A exibição considera as notas fiscais do dia anterior.
- O período de retroatividade é de 90 dias.
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NFS-e
Para utilizar a captura de Notas Fiscais de Serviço (NFS-e), é necessário que o módulo ou licença esteja habilitado pela Questor. Com essa habilitação, a aba NFS-e será exibida no sistema. Caso tenha interesse na funcionalidade, recomendamos entrar em contato com a equipe Comercial para obter orientações sobre o processo de contratação.
Para saber mais sobre a configuração da captura das Notas Fiscais de Serviço, acesse nossos materiais específicos: