¶ Cadastro de Empresas e Usuários do Cliente
Após a realização das configurações iniciais, poderá ser iniciado o cadastro de clientes e contatos. O cadastro de clientes e contatos poderá ser utilizado para controlar toda a lista de clientes e contatos do escritório, fornecedores, funcionários e pessoas em geral. Com isso, criamos uma lista telefônica completa do escritório. Os funcionários também poderão utilizar essa rotina para agendar uma ligação, uma reunião, realizar registros de conversas, entre outras possibilidades.
¶ Cadastrar clientes e contatos (CRM)
No menu de acesso, CRM > Cadastrar, é realizado o cadastro de novos clientes e contato.
Nesta tela, serão realizados cadastros de clientes e contatos, sendo que, caso esteja cadastrado um cliente, deverão ser selecionadas as opções
Se a empresa não for cliente poderá cadastrar e desmarcar a opção
, assim será cadastrado um novo contato na lista do CRM. Obs. No cadastro de empresa é obrigatória a informação da inscrição federal.
No cadastro de contatos, que é realizado selecionando a opção
, habilitamos o cadastro de contatos como sócios ou funcionários relacionados as empresas.
Obs. No cadastro de contato é obrigatório relacionar o contato com uma empresa.
Nos cadastros de clientes e contatos recomendamos que todos os campos sejam preenchidos para que tenha um cadastro completo. Apenas os campos do primeiro quadro (organização) são obrigatórios.
Clicando no ícone
poderá ser localizado cadastros de contatos, realizados anteriormente, para que sejam cadastrados como clientes. Utilize essa opção quando for cadastrar um novo cliente e o mesmo já foi cadastrado anteriormente como um contato, para então definir que o contato será um cliente.
Clicando no ícone
(Adicionar) será possível mais e-mail, telefone e/ou contatos no cadastro da empresa.
Não será permitido cadastrar vários contatos ou clientes utilizando a mesma inscrição federal.
Clique em Salvar.
para salvar respectivo cadastro, ou então para cancelar basta acessar outro menu ou atualizar a página.
¶ Consulta e manutenções dos cadastros de clientes e contatos
Após o cadastro do cliente ou contato, o mesmo poderá ser localizado no "CRM > Listar".
Neste menu, podemos utilizar a opção de busca ou os filtros clicando no ícone, ao lado das buscas para localizar o cadastro desejado. Para visualizar mais informações do cliente/contato ou realizar a manutenção do cadastro clique em
Nesta tela centralizamos as principais funções e configurações dos usuários do cliente e contatos oferecendo as opções: "Vincular Grupos", "Ativar/Desativar Cadastro", "Excluir Cadastro", "Editar", "Enviar E-mail", "Cadastrar Usuários", "Contatos", "Compromissos e Notas".
Conforme as seguintes opções:
Clique nessa opção para cadastrar ou relacionar grupos de clientes ao cadastro. Essa opção servirá para definir as permissões de acesso aos funcionários do escritório para efetuar ou não os envios de documentos por grupo.
Obs. Essa opção fica habilitada apenas para cadastro de clientes.
Utilize essa opção para ativar/desativar os cadastros de clientes/contatos. Quando desativado um cliente, serão desativados automaticamente todos os usuários, as capturas de certidões (menu CND > Config. Empresa) e as capturas de NFe (menu Q-Drive > Config. Empresa). Entretanto, caso estiver configurado para capturas de CNDs ou NFe, deverão ser excluídas suas configurações para não serem contadas na licença de utilização desses módulos.
Possibilita a exclusão do cadastro de cliente/contato, desde que o cadastro selecionado não contenha vínculos (cadastros de usuários, notas, e-mail enviados, documentos publicados, configurações outros módulos etc.).
Nessa opção será permitida a alteração do cadastro de cliente/contato, possibilitando alterações de nome e endereços.
Obs. não será permitido alteração da inscrição federal.
Através dessa opção permite o envio de e-mail para a empresa, usuários e contatos da empresa, notificando as pessoas relacionadas no momento do envio.
Obs. Utilize essa opção para eventuais notificações de e-mail. Essa funcionalidade não permite realizar o recebimento/respostas nem a confirmação de leituras.
¶ Cadastrar Usuários do Cliente e Suas Permissões
Pré Requisitos
Obs. Obrigatório para utilização do eDoc, facultativo para os demais módulos.
Antes de efetuar o cadastro do usuário, é preciso entender a definição de acessos do Questor Zen. Existe o cadastro de usuários do cliente e o usuário do escritório, onde usuário do cliente é a pessoa vinculado a a uma ou mais empresas da lista de clientes, ou seja o responsável do seu cliente. Os usuários do escritório são as pessoas do escritório de contabilidade que poderão gerenciar as informações de cada cliente conforme definições de permissões, sendo que devido a este fato, não será permitido utilizar um mesmo e-mail para realizar o cadastro de um e-mail que já está associado a um funcionário.
Acessando a tela de Detalhes de Clientes/Contato, pelo menu "CRM > Listar" e clicando em
visualizar temos as opções dos Usuários do Cliente, que fica disponível apenas para os cadastros tipo "Cliente"
Nesta opção é listado todos os usuários da empresa, clicando em
poderá ser realizado o cadastro de novos usuários, para o mesmo tenha acesso ao Questor Zen, na Área Cliente e acessar as informações da sua própria empresa.
A forma de cadastro tem o mesmo conceito que o cadastro de funcionário tem, deve-se informar um e-mail válido, efetuar a validação, onde o mesmo efetuará a verificação, se o e-mail já não foi cadastrado como um Funcionário, se não tem nenhum caractere inválido e se não falta a informação do domínio do e-mail.
Dentro da Opção Permissões, é possível definir os Tipos de Documentos que os Usuários terão acesso, desta respectiva empresa, tendo as opções de aplicar filtros, pelos seus menus de acessos, conforme os ícones:
Todos, Certidão, Recebidos, Enviados, Questor e NF-e, onde clicando uma dessas opções serão listados os tipos de documentos cadastrados e listarão no lado direito, com opção de busca pelo nome do Tipo de Documento, os documentos marcando a opção dará acesso ao documento para o usuário, clicando em serão selecionados todos os tipos de documentos, conforme seleção, clicando em será limpo a seleção de todos os tipos de documentos, conforme seleção.
Feito isso clique em Salvar para finalizar e salvar o respectivo cadastro ou para cancelar clique no ícone fechar.
Além das opções de permissões das Categorias/Tipos de Documentos, existe a opção de permissão Colaborador ou Gerente, que é utilizado exclusivamente para o modulo Q-Colabore.
Colaborador: Permite apenas a visualização dos documentos publicados para o seu usuário, no modulo Q-Colabore
Gerente: Permite visualizar todos os documentos publicados no modulo Q-Colabore, independente do usuário publicação, utilize essa opção apenas para usuários que forem gerentes e que tenha permissão para visualizar as folhas de pagamentos e outros documentos do Q-Colabore de outros usuários.
As opções disponíveis, para o cadastro de usuários são:
Editar: Permite a edição do e-mail, nome do usuário, as permissões de acesso e a senha do usuário, caso necessário.
Desativar: Para realizar a desativação de acesso ao usuário no sistema Questor Zen.
Remover: Efetua a exclusão do usuário cadastrado, desde que o mesmo não tenha nenhuma movimentação.
Visualizar Perfil: Permite a visualização do perfil do usuário, permitindo a visualização de todas as empresas que o usuário está vinculado, suas permissões gerais e as ultimas movimentações realizadas por esse usuário
: O cadastro de usuários são realizados automaticamente nas publicações de documentos pela folha de pagamento, do Questor Tributário, pela opção *Publicar no Q-Colabore. Essa opção é exclusivo para o modulo Q-Colabore.
¶ Cadastrar Contatos da Empresa
Acessando a tela de Detalhes de Clientes/Contato, pelo menu CRM > Listar e clicando em
visualizar temos as opções dos Contatos, que fica disponível apenas para os cadastros tipo "Empresas"
Poderá ser cadastrado novos contatos, relacionados a empresa, clicando na opção
, que permitirá efetuar cadastros de pessoas relacionadas a essa empresa, como por exemplo, Sócios, Colaboradores etc. para fins de uma agenda de contatos da empresa relacionada. além de permitir envios de e-mails para esses contatos.
Para o cadastro de novos contatos, basta informar o Nome, (obrigatório) telefone e e-mail (facultativo)
¶ Cadastrar Compromissos
Acessando a tela de Detalhes de Clientes/Contato, pelo menu CRM > Listar e clicando em
visualizar temos as opções dos Compromissos, que poderá ser cadastrado e gerenciar os compromissos a serem realizados com o seu Cliente/Contato e posteriormente poderá visualizar os compromissos cadastrados, no menu CRM > Compromissos.
Poderá ser cadastrado novos compromissos, relacionados a empresa, clicando na opção
, que permitirá efetuar agendamento de compromissos, como por exemplo, agendamento de reuniões, telefonemas, atendimentos, relacionados com o cliente/contato, para fins de registro e controles da sua agenda de compromissos a realizar.
Após o cadastramento dos compromissos, poderá consulta-los na lista de compromissos da empresa, ou no menu CRM > Compromissos. Para realizar a movimentação desses compromissos, como por exemplo, efetuar uma anotação e seu encerramento, poderá ser realizado clicando no compromisso do menu CRM > Compromissos, ou então clicar na opção de editar (lápis) na atividade desejada na tela de detalhes da empresa.
Quando cadastrado um compromisso novo, poderá optar para a aplicação enviar uma notificação por e-mail, no momento do cadastro ou com dias de antecedência, conforme as opções disponíveis no campo "Notificar (via E-mail)" a notificação será enviado para todos os participastes do compromisso.
¶ Cadastrar Notas
Acessando a tela de Detalhes de Clientes/Contato, pelo menu CRM > Listar e clicando em
visualizar temos as opções das Notas, nesta opção poderá ser criado e consultado notas diversas relacionadas ao cliente/contato.
Para criar novas notas, clique na opção
e basta informar o titulo para sua identificação,