¶ Como gerar serviço programado no Processo?
Quando um serviço é vinculado a uma atividade no modelo de processo, o sistema realiza a programação automática desse serviço no momento em que o processo é aberto.
Assim, a atividade do processo fica diretamente vinculada ao serviço no Tareffa: para concluir a atividade, o responsável precisa finalizar o serviço associado. Dessa forma, o andamento do processo acompanha, de maneira prática e integrada, a execução do serviço.
Confira a seguir como realizar as configurações necessárias para que essa programação automática ocorra.
¶ Configuração no Processo Modelo
Primeiramente, informe o serviço na atividade à qual deseja vinculá-lo.
Para isso, acesse: Gestão de Processos > Processo Modelo.
Na tela apresentada, localize o modelo desejado no campo “Processo Modelo”.
Identifique e selecione a atividade em que o serviço será vinculado. Em seguida, escolha o serviço desejado e informe, no campo correspondente, a quantidade de dias para o vencimento, que será contada a partir da data de abertura do processo.
Após isso, clique em ATUALIZAR.
Faça o mesmo processo para outras atividades que desejar.
⚠️Importante!
Para que a programação ocorra corretamente, é importante validar alguns pontos antes de prosseguir:
- O serviço deve estar devidamente vinculado à(s) empresa(s) para a(s) qual(is) o processo será aberto;
- É necessário definir o responsável do escritório para o departamento do serviço a ser programado, garantindo que o mesmo responsável seja considerado tanto na atividade quanto no serviço;
- Informe corretamente a quantidade de dias no campo de sugestão de vencimento, para que a data de entrega do serviço seja calculada conforme o esperado.
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Acompanhamento na Abertura do Processo
Com o Processo Modelo devidamente ajustado, já é possível abrir o processo e acompanhar, na atividade correspondente, o serviço que foi programado automaticamente. Para isso, acesse: Gestão de Processos > Abertura de processos.
Neste local, localize o processo desejado, e, dentro dele, a atividade com o serviço vinculado.
Para saber mais sobre abertura de processos, consulte nosso material específico → Como fazer abertura de Processos?
As atividades que possuem um serviço programado exibem botões de ação específicos para acompanhamento e execução. Confira a seguir:
[1] Abrir Feed do Serviço: Abre a tela de Comentários do Serviço, permitindo o envio de comentários e o anexo de arquivos ao serviço programado.
[2] Editar serviço programado: Abre a edição do serviço programado, permitindo a alteração de algumas informações, como Responsável, Vencimento, Competência, entre outros.
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Finalizando o Serviço e a Atividade
A partir da abertura do processo, a atividade com serviço programado só pode ser marcada como Finalizada a partir da baixa do serviço, seja uma baixa automática ou uma baixa manual.
¶ Baixa Manual
1. Acesse a área de Serviços Programados, em Gestão de Serviços > Serviços Programados.
2. Localize o serviço, selecione-o e clique em Baixar Selecionados.
3. O campo Status já estará com a informação Concluído, sendo necessário apenas selecionar um Texto Padrão ou preencher o campo de texto com a mensagem desejada e clicar em Postar, já que esse preenchimento é obrigatório para a baixa do serviço.
4. Desta forma, o serviço estará baixado e a atividade concluída!
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Baixa Automática
O processo de baixa automática dependerá do arquivo que será enviado:
- Caso o arquivo seja gerado diretamente no sistema, basta realizar o envio via E-Doc. Nesse fluxo, o arquivo passa pelo sistema Zen e, em seguida, é integrado ao Tareffa, realizando automaticamente a baixa do serviço programado.
Para saber mais, confira nossos materiais específicos sobre esse tipo de envio:- Zen:
- Novo Zen:
- Caso o arquivo seja gerado de maneira externa, você pode lançar diretamente no sistema Tareffa.
Para saber mais, consulte nosso material específico sobre como fazer esse processo → Como carregar arquivos para baixa no Tareffa?
Independentemente da forma utilizada para realizar a baixa automática, o serviço será apresentado com status de Baixa Automática e a atividade finalizada será apresentada como finalizada.