¶ Como fazer abertura de Processos?
Para abrir um Processo, é essencial que o Processo Modelo já esteja criado. A partir disso, siga os passos abaixo para dar continuidade à execução.
⚠️Atenção!
Caso ainda não tenha criado o modelo necessário para abrir Processos, consulte nosso material de apoio para realizar esse procedimento → Como criar um Processo Modelo para Processos maiores?
¶ 1º Passo
Após realizar as configurações necessárias, acesse o caminho: Gestão de Processos > Abertura de Processos.
Na tela apresentada, utilize os filtros disponíveis para localizar o processo que deseja iniciar, podendo filtrar por Tipo de Processo, Processo Modelo ou Código. Após a seleção, os demais filtros serão liberados.
O painel de movimentação de processos será montado com base nas etapas configuradas, as quais estão diretamente relacionadas ao tipo ou modelo de processo selecionado.
[1] Barra com filtros principais
[2] Etapas: Os cards de processos podem se movimentar livremente entre as etapas cadastradas pelo usuário.
[3] Cards dos processos: Exibe as informações principais do processo (empresa, processo, responsável, prazo, avanço [1/3] ultima atualização e etiqueta.
[4] Mais opções: Abre o menu parqa ue o usuário possa clonar o processo, apagar (somente liberado para perfil ADM) e exportar dados do processo para PDF.
[5] Botões de filtros: Filtro por etiqueta, filtro avançado e limpar filtros
¶ 2º Passo
Com a aplicação dos filtros, será possível abrir o processo. Para isso, clique no ícone “+” localizado na primeira etapa do processo, conforme ilustrado na imagem a seguir:
Ao abrir a tela, serão solicitadas as seguintes informações:
- Empresa: Informe a empresa já constituída e cadastrada no Tareffa.
- Empresa não constituída: Caso opte por abrir o processo para uma empresa não constituída, informe o cadastro dessa empresa aqui.
Para saber mais sobre como cadastrar Empresas não Constituídas, clique aqui. - Data início: Informe a data de início do processo.
- Data entrega: Informe a data prevista (prazo) para conclusão do processo.
- Processo: Selecione o processo que será realizado.
- Código do processo: Campo opcional que permite identificar e organizar os processos por meio de um código de identificação.
- Gestor do Processo: Informe o gestor responsável pelo processo.
- Etiqueta: Informe a etiqueta de status do processo.
- Resumo do processo: Informe dados relevantes do processo relacionados à empresa. Essas informações poderão ser enviadas por e-mail na geração do PDF.
- Comunica cliente: Selecione esta opção caso deseje enviar um e-mail de notificação ao cliente quando o PDF for exportado.
- E-mails para comunicação: Informe os contatos que receberão e-mail quando o PDF for exportado.
Observação: Durante a abertura ou edição de um processo, é possível adicionar novas etiquetas por meio do botão “+”. Ao clicar nele, informe o Título e a Cor de Fundo e, em seguida, clique em CRIAR ETIQUETA.
- Título: Nomeie a etiquetas.
- Cor de fundo: Escolha a cor que será exibida no card no painel de processos.
As etiquetas podem ser utilizadas para controlar processos pendentes em órgãos de registro, no cliente ou no próprio escritório, facilitando a visualização de processos parados e outras situações que exigem acompanhamento.
Com o preenchimento dos campos da maneira desejada, clique em CRIAR.
¶ 3º Passo
Quando um processo for aberto, um novo card será criado. Clique sobre o card para editar as informações principais, realizar a movimentação do processo e efetuar o encerramento das atividades.
[1] Atividades concluídas: Apresenta a lista de atividades do processo. As atividades obrigatórias, por padrão, podem ser concluídas ou dispensadas.
As atividades concluídas aparecem marcadas, enquanto as atividades dispensadas são exibidas riscadas na tela.
[2] Data Finalizado: Quando as atividades são concluídas ou dispensadas, o sistema sugere automaticamente a data de conclusão, a qual pode ser ajustada, se necessário.
[3] Comentário: Permite registrar informações sobre o andamento do processo, a conclusão das atividades ou os motivos de dispensa e atraso, quando necessário.
[4] Serviço programado: Quando houver um serviço vinculado ao processo, ele será automaticamente programado no Tareffa para a empresa relacionada. A atividade somente poderá ser concluída após a baixa do serviço no Tareffa. Também é possível consultar o feed e a tela de edição do serviço para visualizar detalhes da entrega e outras informações.
[5] Status: Indica se a atividade é obrigatória, se será realizada ou se pode ser dispensada dentro do processo.
[6] Anexos: Permite adicionar arquivos ao processo, deixando todas as informações e documentos organizados em um só lugar.
Também é possível definir os responsáveis pelas atividades do processo, escolhendo entre atribuir um único responsável para todas as atividades de uma etapa ou definir responsáveis diferentes para cada atividade, conforme a necessidade. Assim como, também, é possível adicionar observações sobre as movimentações do processo.
Veja a seguir como realizar esse ajuste.
¶ Definindo responsável por todas as atividades de uma etapa
1. Clique no card do processo, localize a etapa desejada e, em seguida, clique no botão indicado:
2. Informe o responsável desejado, de acordo com as instruções passadas pelo sistema:
3. Por fim, clique em ATUALIZAR.
¶ Definindo responsáveis diferentes para cada atividade
1. Clique no card do processo, localize a atividade desejada e, em seguida, clique no botão indicado:
2. Informe o responsável desejado, de acordo com as instruções passadas pelo sistema:
3. Por fim, clique em ATUALIZAR.
¶ Adicionando observações
É possível adicionar observações importantes sobre o processo, como um comunicado geral ou direcionado.
Para isso, acesse o processo e clique no botão Movimentações.
Na tela liberada, escreva a mensagem desejada e clique em ENVIAR. Caso necessite, pode adicionar arquivos por meio do botão Anexar arquivo.
¶ Como fazer no dia-a-dia?
Em seu cotidiano, a partir das instruções passadas anteriormente, pode-se movimentar os processos da seguinte forma:
- Conectar departamentos: Em meio às etapas e atividades, é possível incluir diferentes departamentos no processo, permitindo o acompanhamento do desempenho de todos os envolvidos e, consequentemente, a conclusão do processo como um todo.
- Movimentar as atividades: O responsável pode informar a conclusão da atividade ou, até mesmo, informar o andamento dela pelo campo Comentários contido nela.
- Anexar arquivos importantes: Se necessário, o responsável pela atividade pode adicionar um documento ou um print de informações importantes, para acompanhamento do Gestor do Processo.
- Atualizar Status: Com o andamento do processo, o Gestor pode alterar a etiqueta de Status para facilitar a visualização de todos, sendo este um processo manual.
- Movimentar entre etapas: Por meio do método kanban de visualização, o Gestor (ou outro responsável) pode movimentar o card do processo livremente entre as etapas.