¶ Como criar um Processo Modelo para Processos maiores?
A funcionalidade de Processos permite ao escritório criar, organizar e acompanhar o andamento das atividades de forma clara, visual e estruturada, garantindo mais controle e padronização em cada etapa do fluxo de trabalho.
Para utilizar essa funcionalidade, é possível configurar processos personalizados, de acordo com a realidade e a necessidade do escritório. Esses processos podem ser aplicados tanto a demandas simples e pontuais quanto a fluxos mais complexos, que podem envolver mais de um departamento, quando necessário.
A funcionalidade de Processos oferece os seguintes recursos:
Criação e gerenciamento de processos simples ou complexos, com etapas bem definidas;
Possibilidade de envolvimento de múltiplos departamentos em um mesmo processo, quando a demanda exigir;
Controle visual do andamento das atividades, proporcionando mais clareza e organização;
Configuração de diferentes tipos de processos, como societários, gestão da qualidade, comerciais ou operacionais;
Visão integrada das demandas, permitindo um acompanhamento mais eficiente e centralizado.
A seguir, confira como configurar e utilizar a funcionalidade de Processos no dia a dia do escritório.
1. Acesse o menu: Gestão de Processos > Processo Modelo.
2. Clique no botão + PROCESSO. Ao abrir a tela “Criar Processo Modelo”, serão solicitadas as seguintes informações:
[1] Tipo de Processo: Pesquise o tipo do processo, clicando no ícone de lupa e localizando a opção desejada. Ou adicione, caso não exista o tipo de processo adequado, bastando clicar no ícone de “+”, preencher o nome do Tipo de Processo no campo solicitado e clicar em Salvar. [2] Descrição do Processo Modelo: Informe o nome para o processo modelo. [3] Departamento: Informe qual departamento será responsável pela execução da cobrança de arquivos.
3. Após preencher os campos solicitados, clique Salvar.
[1] Editar processo modelo: Permite realizar a alteração do título e departamento do processo modelo. [2] Clonar processo modelo: Ao confirmar a clonagem, uma nova janela será aberta para que o usuário crie um novo processo do mesmo tipo e possa editá-lo, alterando o nome e as atividades. [3] Ver movimentações do processo modelo: O sistema redireciona para a tela de “Abertura de Processos”, onde são exibidos todos os processos em andamento que utilizam o modelo em questão.
Após inserir o novo Processo, o sistema apresentará as etapas que devem ser preenchidas com as atividades correspondentes, de acordo com o Tipo de Processo selecionado.
Quando o Tipo de Processo for novo, uma etapa padrão será exibida inicialmente, e você poderá incluir etapas e atividades adicionais conforme a necessidade dentro do checklist.
1. Clique no ícone de “+”, conforme a imagem abaixo, de forma que será exibida a tela de Criar Atividade.
2. No caso de um Processo, preencha:
O campo “Nome da Atividade” com a informação da atividade/ação a ser executada;
O campo “Serviço” (opcional) indica qual serviço o sistema irá programar e vincular a essa atividade. Assim, a atividade só será considerada concluída quando o usuário realizar a baixa do serviço programado. Para saber mais sobre como funciona esse processo, consulte nosso material específico → Como gerar serviço programado no Processo?
O campo “Sugerir vencimento para ___ dias após abertura do Processo” com a quantidade de dias que deverá ser considerada a partir da data de abertura do processo. Com base nessa informação, o sistema calculará automaticamente a data de vencimento do serviço programado.
Após preencher os campos, clique em Salvar e Novo. Dessa forma, a tela “Criar Atividade” permanecerá aberta, permitindo a continuidade no cadastro das atividades desejadas.
3. Caso opte por fechar a tela de “Criar Atividade”, clique no ícone de X:
4. Para deletar uma atividade, clique no ícone de lixeira, que habilitará a tela de Deletar Atividade. Em seguida, clique em Confirmar para executar a ação.
Observação: É possível reorganizar as atividades. Para isso, selecione a atividade e arraste-a para a posição desejada.
A partir disso, já é possível executar o Processo!
