O cadastro de Usuários contempla tanto os usuários do escritório de contabilidade quanto os usuários do cliente. A partir dele são definidos os acessos ao Tareffa, a visualização dos serviços programados para cada funcionário e a comunicação entre cliente e contador.
O cadastro de Usuários pode ser feito de forma manual no Tareffa ou através de sincronização com o Gestão Contábil da Questor.
ATENÇÃO! A sincronização de dados ao sistema Tareffa ocorre apenas por meio do módulo Gerenciador de Empresas, do sistema Questor. Não há possibilidade de sincronização diretamente do Zen ao Tareffa.
Na lista de Usuários, é possível filtrar por nome, e-mail, celular e pelo tipo de usuário, sendo: Contabilidade, Cliente ou Cliente com WhatsApp.
Além dessas opções, é possível filtrar apenas pelos usuários ativos e pelos que visualizam a fila de atendimento, além de exportar a relação dos usuários em .xls.
Também é possível optar pelo uso dos Filtros Avançados:
Departamento: permite selecionar o departamento desejado para exibir apenas os usuários vinculados a ele.
Perfil Usuário Contador: filtra pelo perfil de usuário contador vinculado ao tipo Contabilidade.
Gerente: filtra os usuários vinculados a um gerente específico.
¶ Como cadastrar os usuários tipo cliente manualmente?
Para cadastrar um novo usuário, basta clicarmos em + Cadastrar.
Na aba Detalhes, localizam-se as principais informações do usuário
Tipo de Usuário: Defina como Cliente (cliente do escritório).
Situação do Usuário: Escolha entre Ativo ou Inativo.
Nome do Usuário: Informe o nome que será utilizado no sistema.
E-mail do Usuário: Insira o e-mail do usuário.
Senha: Crie uma senha para acesso ao sistema (poderá ser editada posteriormente pelo próprio usuário).
Departamento: Vincule o usuário ao departamento em que trabalha.
Comunicação: Configure as opções de comunicação: → Notifica comunicação por e-mail: O usuário receberá uma notificação por e-mail a cada nova conversa criada. → Recebe circular: Ao habilitar, o usuário receberá as circulares enviadas. → Contato direto: Adicione um usuário que receberá a mesma comunicação que o usuário primário. Por exemplo, se você está em cópia, toda comunicação que o usuário primário receber, você também receberá. → Palavras-chave: Insira palavras-chave relacionadas ao usuário para localizar mais facilmente a empresa à qual ele está vinculado ou é responsável. → Tamanho da fonte na comunicação: Defina se será pequeno, médio ou grande. → Observação: Insira observações pertinentes à comunicação.
Nesta aba, configure um número de WhatsApp para que o cliente receba notificações via WhatsApp.
Nº Celular: Informe o número de celular do cliente para que ele receba comunicações via WhatsApp.
Ativa comunicação via WhatsApp: Ao habilitar, será possível enviar mensagens ao cliente por meio do parceiro de integração WhatsApp Business.
Recebe guias de baixa automática via WhatsApp: Ao habilitar, o cliente receberá automaticamente as guias baixadas que estiverem destinadas a ele conforme seu perfil.
Nesta aba, vincule as empresas ao cliente e defina o perfil correspondente para cada empresa.
Para vincular uma nova empresa, clique em + Adicionar.
Localize a empresa pelo nome ou código e vincule um perfil à empresa.
ATENÇÃO! Mesmo que o cliente esteja configurado para receber e-mails ou comunicações via WhatsApp, ele só receberá as mensagens se todos os perfis relacionados ao serviço estiverem marcados. Exemplo:
No serviço:
Na empresa vinculada ao cliente:
¶ Como criar usuário tipo contabilidade manualmente?
Para cadastrar um novo usuário, basta clicarmos em + Cadastrar.
Departamento: Vincule o departamento em que o usuário trabalha. → Acesso a Serviços Programados: Define se o usuário terá acesso a todas as programações, apenas às suas ou às de seu departamento. → Perfil Gestão de Processos: Defina o perfil do usuário na Gestão de Processos. → Gestão de Serviços: Habilite para permitir o uso da Gestão de Serviços. → Permite Baixa Manual: Permite que o usuário realize baixa manual de serviços (quando a opção estiver habilitada no serviço). → Permite Cancelamento de Serviços: Permite que o usuário cancele serviços. → Permite Alterar Vencimento de Serviços: Permite alterar o vencimento de serviços programados de forma recorrente.
Comunicação: Configure as opções de comunicação do usuário. → Fila de Atendimento: Permite consultar a fila de atendimento a clientes. → Notifica Comunicação por E-mail: Recebe notificação por e-mail a cada nova conversa. → Recebe Circular: Recebe circulares enviadas. → Envia Circular: Permite enviar circulares. → Pode Enviar Áudios: Permite enviar áudios no Comunicador. → Perfil para Comunicação: Defina o perfil de comunicação do usuário. O administrador possui acesso a todas as conversas criadas no comunicador; o usuário normal tem acesso a todas as conversas, exceto as confidenciais; o perfil Departamento acessa apenas as conversas do seu departamento; e o perfil Restrita não possui acesso às conversas. → Palavras-chave: Insira palavras-chave relacionadas ao usuário para localizar empresas vinculadas ou sob sua responsabilidade. → Tamanho da Fonte na Comunicação: Escolha entre pequeno, médio ou grande. → Observações: Insira informações adicionais pertinentes à comunicação
Exibe os departamentos pelos quais o usuário é responsável, se atua como gestor de outros usuários, e os departamentos, empresas e serviços programados vinculados a ele.
Constam todos os departamentos marcados como “Exportar como Grupo”. Para que o usuário tenha acesso ao grupo, é necessário marcar o departamento correspondente.
Algumas contabilidades realizam bloqueio de acesso para determinados usuários. Por exemplo, um usuário específico não pode “atender” uma determinada empresa, geralmente por questões de confidencialidade ou vínculo com clientes de alto grau. Dessa forma, é possível restringir o acesso a essas empresas.
💡DICA: Criar a característica de restrição e adicioná-la ao grupo de Unidade de Negócios. Para que a restrição funcione, é necessário marcar tanto a empresa quanto o usuário. Caso seja marcada apenas a Unidade de Negócios, o bloqueio será aplicado a todas as empresas vinculadas a essa unidade.
