Após realizado o cadastro dos tipos de documentos que serão utilizados, será possível efetuar as configurações para limitar o acesso ao sistema para os usuários do escritório, os respectivos cadastros e as configurações gerais.
É necessário cadastrar grupos de clientes para vincular ao departamento. Essa organização é essencial para garantir que os usuários de escritório terão acesso ás empresas.
É necessário cadastrar os tipos de documentos para definir quais estarão disponíveis para cada departamento. Em seguida, o departamento deve ser vinculado ao usuário do escritório.
¶ Cadastros de Usuários do Escritório e definições de permissões:
ATENÇÃO! Antes de cadastrar um usuário, é importante entender como funcionam os acessos no Questor ZEN. Existem dois tipos: usuário do cliente e usuário do escritório.
O usuário do cliente é a pessoa vinculada a uma ou mais empresas da lista de clientes, ou seja, o próprio responsável pelo negócio. Já o usuário do escritório é alguém do time da contabilidade, que poderá gerenciar as informações dos clientes conforme as permissões definidas.
Por esse motivo, não é permitido utilizar o mesmo e-mail para cadastrar um usuário se ele já estiver associado a um usuário do cliente.
Para cadastrar um Usuário do Escritório no sistema Zen, temos duas opções: a sincronização via Questor ou o cadastro manual diretamente no Zen. Caso opte pela sincronização:
Sincronização de Usuários do Escritório - Questor:Acesse aqui
Acesse o menu "Configurações > Usuários do Escritório" para visualizar todos os usuários do escritório cadastrados — ou seja, as pessoas que trabalham no escritório de contabilidade e têm permissão para enviar informações. Neste menu, também é possível consultar as definições de acesso de cada usuário.
Para cadastrar um novo usuário, clique no ícone de cadastrar.
Na tela de cadastro de usuário do escritório, o primeiro passo é informar um e-mail válido, que será utilizado como login de acesso ao Questor Zen. Esse e-mail também será o destino das notificações e envio da senha de acesso.
Ao clicar em "Validar", o sistema verificará as seguintes condições:
Se o e-mail já está cadastrado como usuário do cliente ou do escritório;
Se o e-mail contém caracteres inválidos;
Se está faltando o domínio (por exemplo, @gmail.com).
Após a validação do e-mail, será habilitado o campo para informar o nome do usuário, que será exibido no acesso ao sistema e nas movimentações registradas.
Na aba de permissões, é possível configurar os acessos e ações que esse usuário poderá realizar no Questor Zen.
Ao marcar a opção Administrador, o funcionário terá acesso total ao sistema Questor Zen, sem qualquer restrição. Com isso, os campos Departamentos e Papéis ficarão ocultos.
Se for necessário aplicar restrições de acesso, defina os departamentos e papéis específicos para o usuário. É possível atribuir mais de um departamento e papel clicando no ícone Adicionar. Caso queira remover, clique no ícone Excluir ao lado do item adicionado.
Após configurar os departamentos e papéis, clique em Salvar para concluir o cadastro ou em Fechar para cancelar.
OBSERVAÇÃO: As opções "Editar" e "Ativar/Desativar"não ficam disponíveis para o usuário que está logado.
Caso seja necessário alterar seus próprios dados ou permissões, o acesso deve ser feito pelo atalho no canto superior direito da tela, clicando no ícone Minha Conta.
