¶ Como Configurar a Distinção de Itens Entre Matriz/Filiais?
No Sistema Questor, o código de referência é único. Portanto, ao realizar a importação de produtos com uma referência já existente no sistema e com a atualização dos produtos marcada como “Sim” nos parâmetros de importação, os dados do produto são sobrescritos, podendo ocasionar diferenças em apurações, na geração e entregas de obrigações acessórias.
A rotina em questão visa atender empresas com filiais diferentes que possuem produtos diferentes, mas com o mesmo código de referência cadastrados em seu ERP de utilização, ela possibilita a distinção da referência destes itens no Sistema.
¶ 1º Passo: Cadastro do Estabelecimento
Na rotina Cadastros \ Empresas \ Estabelecimentos foi disponibilizado novo campo chamado Distinguir Itens Entre Matriz / Filial:
Inicialmente, a opção ficará marcada como “Não”, seguindo o comportamento atual do sistema e não fazendo controle entre filiais.
Ao informar “Sim”, o Sistema fará uma nova tratativa nas importações e geração de arquivos, conforme 2º passo.
¶ 2º Passo: Importações de Arquivos
Este novo conceito de cadastro de produtos será contemplado no momento de realizar as seguintes importações e os seguintes movimentos:
- Importação NF-e/ NFC-e de Saídas por XML;
- Importação CFe de Saídas por XML;
- Importação SPED para Entradas e Saídas.
Ao realizar uma das importações citadas acima e o campo Distinguir Itens Entre Matriz / Filial for “Sim”, ao identificar produtos a serem inseridos no banco de dados, será incluído um prefixo juntamente com a referência. Este prefixo será composto por CFG que caracteriza Configuração, será posteriormente inserido a Filial em que está sendo realizada essa importação.
Exemplo: para a matriz será incluído como FL01, para filial FL02 e assim sucessivamente, após será incluído dois caracteres especiais sendo ‘#*’.
Não serão alterados produtos já cadastrados no banco, a nova validação somente será aplicada para novos produtos.
Ao realizar a importação da Matriz com o campo Distinguir Itens Entre Matriz / Filial = Sim, a referência será inserida no seguinte formato: CFGFL01#*2999
Após realizar a importação da Filial com o campo Distinguir Itens Entre Matriz / Filial = Sim a referência será inserida no seguinte formato: CFGFL02#*2999
Logo, ainda que o código do Item no XML seja igual para esses dois itens, ao realizar a importação com distinção entre matriz e filial o sistema irá interpretá-los e administrá-los como dois itens distintos.
Este comportamento é definido por estabelecimento, então empresas que possuem ERP diferente somente para uma filial, pode aplicar esta distinção somente para ela, enquanto as demais filiais seguirão com comportamento padrão, considerando o código do XML.
¶ 3º Passo: Geração de Arquivos
- SPED Fiscal;
- EFD Contribuições
Ao gerar as declarações acessórias (SPED Fiscal e EFD Contribuições), o prefixo incluído durante as importações, será removido, assim os dados dos arquivos fiscais corresponderão aos dados originais administrados pelo cliente e presentes na emissão do documento fiscal.
As alterações contemplam todos os registros do SPED Fiscal e EFD Contribuições.
Exemplo: Item 2999 para a matriz e filial na geração do SPED Fiscal.
¶ Matriz:
¶ Filial
Exemplo: Item 2999 para a matriz e filial na geração do EFD Contribuições.
¶ Consolidado:
¶ Pontos de Atenção:
O sistema não impede o vínculo manual de itens com prefixo de determinado estabelecimento em outro. Ao vincular manualmente, o prefixo será removido ao gerar os arquivos ficais e o item será gerado no arquivo. Porém, caso haja dois itens iguais após a remoção do prefixo, haverá erro na validação do SPED Fiscal e EFD Contribuições.
O cenário não ocorre em movimentos importados, pois nele, o sistema executa o controle de cadastro de vínculo dos itens ao documento fiscal.
Alterações válidas somente para novos produtos, caso já exista cadastro para referência 555, por exemplo, ao optar por distinguir itens, serão incluídos novos produtos com esta referência + prefixo.
Após inclusão de produtos segue-se fluxo normal de trabalho, sendo necessário avaliar os cadastros e processos que são utilizados.
Ao optar por “Sim”, serão incluídos novos produtos no banco de dados.
Ao utilizar no mesmo período um item com prefixo e outro sem prefixo (que já estava no banco de dados, por exemplo) ao gerar as declarações acessórias, gerará o 0200 duas vezes com a mesma referência, ocasionando erro no SPED como alerta para ajustar os lançamentos.
Ao incluir itens com prefixo, manter a configuração como “Sim”, pois ao importar os documentos fiscais, serão incluídos itens com prefixo. Caso o campo seja alterado para “Não”, posteriormente ao gerar as obrigações não será removido o prefixo pois o sistema entende como uma referência válida.