O sistema Tareffa dispõe da área Serviços Programados, onde é possível visualizar todos os serviços já agendados, organizados por empresa, período ou responsável do escritório. Essa funcionalidade também permite a aplicação de filtros, facilitando a consulta e a análise das informações.
A realização do processo é pelo menu Gestão de Serviços > Serviços Programados.
Nesta tela, é possível aplicar filtros para facilitar a visualização e a análise dos serviços. Os filtros disponíveis são:
Serviço: Permite selecionar um serviço específico para aplicação do filtro.
Empresa: Possibilita escolher a empresa desejada para pesquisa.
Responsável: Exibe os serviços e empresas atribuídos a cada responsável do escritório.
Status: Permite filtrar entre algumas opções. São elas:
Todos: Apresenta todos os status.
Em Aberto: Exibe apenas os serviços que estão em aberto
Iniciado: Apresenta os serviços que já foram iniciados com Checklist.
Bx. Manual: Apresenta os serviços baixados manualmente.
Bx. Autom: Apresenta os serviços baixados de forma automática.
Cancelado: Apresenta os serviços cancelados.
Docs não post questor: Apresenta os serviços que não foram postados no sistema Questor Zen.
Intervalo: Permite a seleção do período desejado. As opções disponíveis são:
Personalizado: Possibilita definir a data de programação inicial e final.
Hoje: Exibe todos os serviços criados na data atual.
Esta Semana: Apresenta os serviços programados dentro da semana vigente.
Este Mês: Exibe os serviços gerados para o mês em questão.
Mês Passado: Apresenta os serviços gerados no mês anterior.
Filtrar por data de término: Este filtro permite selecionar a data de encerramento do serviço, facilitando a visualização dos serviços que serão concluídos em um período específico.
Exibir apenas atendimentos: Este filtro permite que o sistema apresente exclusivamente os serviços que possuam registros de atendimentos realizados.
Por meio deste botão, é possível Limpar Filtros já aplicados e realizar a Exportação para CSV dos serviços programados, havendo a possibilidade de exportar a planilha via e-mail ou fazer o download direto.
⚠️Atenção!
A opção Exportar via e-mail exporta os serviços programados conforme o filtro e envia a planilha de resultado para o e-mail do usuário. Já a opção Download faz a baixa do arquivo direto no dispositivo, de forma que o usuário deve aguardar a conclusão e liberação do arquivo.
Permite a importação de arquivos para a baixa de documentos diretamente pelo sistema, otimizando e facilitando o processo de inclusão de documentos, Para melhor compreensão desta rotina, acesse → Como carregar arquivos para baixa no Tareffa?
Por meio deste botão, é possível visualizar os logs referentes aos documentos publicados, seja por lançamento manual direto no Tareffa (ícone de clipes), ou pelo Questor Zen. Para melhor compreensão desta rotina, acesse → Exibir o Log de Documentos Publicados
Este botão nos direciona para a tela de Consulta de documentos, permitindo pesquisar documentos já baixados, bem como indicar quando um documento foi vinculado a um serviço incorreto.
Este ícone direciona o usuário para a tela de Histórico de geração de programação, onde são exibidos os registros de execuções realizadas por meio da rotina Gerar Programação, incluindo informações sobre o responsável.
Esta funcionalidade permite gerar serviços avulsos, que podem ser utilizados para demandas pouco recorrentes ou, ainda, para a realização de serviços de retificação.
Nesta tela, também são apresentadas nomenclaturas destacadas por cores, com o objetivo de facilitar a identificação e a visualização dos serviços.
Aberto: Serviços que ainda não estão no período de realização, permanecendo dentro do tempo hábil para entrega ao cliente e para o vencimento legal.
No prazo: Serviços que já estão no período de realização, mas cuja data programada para entrega ao cliente e o prazo legal ainda não venceram.
Atrasado: Serviços cuja data programada para entrega ao cliente já expirou, embora o prazo de vencimento legal ainda esteja vigente.
Vencido: Serviços cuja data programada para entrega ao cliente e o prazo de vencimento legal já expiraram.
Nesta mesma tela, são disponibilizadas informações adicionais sobre o serviço gerado, conforme descrito a seguir:
[1] Período Programado: Exibe o período previamente selecionado para apresentação na tela.
[2] Total de serviços programados: Este ícone indica a quantidade total de serviços exibidos na tela, possibilitando também a seleção múltipla de todos eles.
[3] Período do serviços: Exibe todos os serviços que possuem a mesma data de vencimento.
[4] Responsável: Indica o responsável designado pelo serviço gerado.
[5] Serviço: Exibe o nome do serviço que foi gerado. É possível clicar sobre o nome do serviço para acessar diretamente suas informações, permitindo atualizações ou consultas adicionais.
[6] Competência: Exibe o mês e o ano de competência relacionados ao serviço.
[7] Seleção: Este checkbox permite a marcação de serviços para execução de ações adicionais, conforme descrito a seguir:
Transferência de serviço: Possibilita alterar o responsável pelo serviço selecionado.
Baixa/Reabrir Selecionados: Permite baixar ou reabrir manualmente os serviços selecionados.
Apagar Selecionados: Possibilita excluir os serviços que foram marcados.
[8] Data de Vencimento: Indica a data estabelecida para a entrega do serviço e também a situação dele (Cancelado, Baixa Autom., Baixa Manual).
[9] Comentários do Serviço: Este ícone permite registrar comentários relacionados ao serviço em questão. O sistema oferece Textos Padrão, que podem ser selecionados, além de possibilitar o preenchimento de mensagens personalizadas.
[10] Aviso: Exibe mensagens de alerta ao usuário, que podem variar conforme a situação. Um exemplo é quando o usuário não possui TOKEN do Questor, impedindo que o documento seja postado no Questor ZEN. Para resolver a questão, é necessário sincronizar o usuário por meio do Questor Gestão Contábil.
[11] Avulso: Os serviços avulsos são identificados pela simbologia (A) ao lado do nome do serviço, indicando que se tratam de serviços pontuais, que não serão gerados de forma programada mensalmente.
[12] Checklist: Esta barra indica o progresso do checklist do serviço, permitindo verificar quantos itens já foram concluídos. Por exemplo, a indicação "5 de 5" significa que todos os itens do checklist foram finalizados. Além disso, é possível abrir o checklist e marcar os itens diretamente no serviço.
[13] Empresa: Este ícone exibe o nome da empresa para a qual o serviço programado foi gerado. É possível clicar sobre o nome da empresa para acessar diretamente suas informações, permitindo atualizações ou consultas adicionais.
[14] Perfil de Acesso: Este campo apresenta três simbologias distintas, que indicam o nível de acesso do responsável:
(T): O responsável possui acesso a todas as programações geradas (Administrador).
(D): O responsável possui acesso às suas próprias programações e às programações de seu departamento.
(U): O responsável possui acesso apenas às suas próprias programações.
