¶ Como configurar empresas para capturar notas?
¶ Informações Importantes!
A captura de notas fiscais por meio do Q-Drive ocorre em dois ambientes distintos: Nacional e Estadual.
- Ambiente Estadual: Nesse ambiente, os arquivos XML das notas fiscais são capturados diretamente da SEFAZ, contemplando documentos de entrada e saída, conforme a legislação de cada Estado. Os modelos de notas e os Estados que permitem a captura estão listados no material: → DF-e Estadual. É importante observar que cada Estado possui exigências específicas quanto ao uso do certificado digital. Assim, conforme a regulamentação estadual, o certificado deve ser inserido nas empresas de acordo com os requisitos estabelecidos.
- Ambiente Nacional: No ambiente Nacional, as notas fiscais de entrada são capturadas diretamente da Receita Federal, mediante a manifestação de destinatário. O uso do certificado digital da própria empresa é obrigatório, sendo necessário realizar a inserção do certificado de forma individual, já que o processo em lote não é permitido.
IMPORTANTE!
A captura de notas de saída no Ambiente Nacional somente é possível mediante a inserção da tag
**autXML**, a qual deve ser configurada diretamente na plataforma utilizada pelo cliente final. Essa tag corresponde ao CNPJ do escritório contábil, que passará a ter autorização para acessar as notas emitidas.No sistema Zen, basta cadastrar o escritório como uma empresa e configurá-lo no módulo Q-Drive. Dessa forma, o CNPJ será automaticamente validado como autorizado para a captura das notas de saída, tornando o processo mais simples e eficiente.
Sendo assim, para efetuar a configuração das empresas, recomendamos, primeiramente, validar a inserção dos certificados nas respectivas empresas. Caso opte por trabalhar com a captura de DF-e Estadual, é essencial verificar as exigências de cada Estado.
- Para saber como inserir certificados em uma empresa, acesse nosso material específico → Como inserir certificado digital para uma empresa?
- Para saber como inserir certificado digital em lote (para várias empresas ao mesmo tempo), acesse nosso material específico → Como informar/remover o certificado digital em lote?
¶ Como configurar empresas para captura
Com os certificados devidamente inseridos, acesse: menu Automações > Q-Drive > Configurar Capturas.
Na tela exibida, são apresentadas as quantidades de “Inscrições Ativas” para Q-Drive Geral e Q-Drive NFS-e, indicando quantas empresas estão ativas no processo de captura.
A configuração das empresas pode ser feita individualmente ou em lote, a depender da ação desejada.
¶ Como configurar empresas individualmente
1. Acesse o menu citado acima e localize a empresa desejada na listagem. Clique no ícone de lápis para editar.
2. Ative a opção Q-Drive Geral. Isso liberará as abas de configuração por modelo de nota. Localize o modelo desejado e ative o campo Captura Automática.
3. Com isso, o sistema liberará o campo Ambiente de Captura, com as opções Nacional e Estadual. A seleção feita determinará os campos específicos a serem preenchidos.
4. Após preencher os dados conforme as exigências, clique em Salvar, e a configuração será concluída.
¶ Como configurar empresas em lote
Essa opção permite configurar um ou mais modelos de documentos fiscais para várias empresas simultaneamente. Importante: todas as empresas selecionadas receberão a mesma configuração.
ATENÇÃO!
Não é possível configurar em lote empresas cuja obrigatoriedade de certificado seja "Certificado Digital do Contribuinte ou Contador", pois esse tipo de configuração exige a escolha entre diferentes certificados.
Nesses casos, a configuração deve ser feita individualmente.
Siga os passos a seguir para realizar esse processo.
1. Ainda na tela de Configurar Capturas, aplique filtros conforme desejar (Grupo Empresas, Município, Estado etc.). Isto feito, clique no ícone de lápis, referente à "Configurar Capturas em Lote".
2. Marque a opção Ativar no campo “Q-Drive Geral”. Após isso, acesse a área de cada modelo de documento fiscal a ser configurado e preencha os campos conforme solicitado: se deseja ativar, qual o ambiente de captura, etc.
3. Clique em Salvar. O andamento pode ser acompanhado pela tela “Configurações em Lote Q-Drive”, observando a mudança do Status Q-Drive para "Ativo".
Os campos variam conforme o modelo de nota fiscal. Abaixo, apresentamos exemplos para melhor compreensão:
NF-e: Ambiente NACIONAL
- Manifestar como "Ciência da Operação": o sistema realiza a manifestação automaticamente ao capturar as notas, para que sejam disponibilizados os XMLs delas;
- Executar várias capturas ao dia: ao ativar, o sistema realiza múltiplas capturas ao longo do dia; inativo, realiza apenas uma.
CT-e/CTe-OS: Ambiente NACIONAL
- Certificado Digital para captura de CT-e/CT-e OS Nacional → permite escolher entre:
- Certificado cadastrado na empresa
- Certificado por procuração/outorga (vinculado à contabilidade)
- Não alterar configuração existente
Os demais campos do ambiente NACIONAL, relacionados a outros modelos de nota, seguirão a mesma lógica apresentada.
No ambiente Estadual, a configuração dependerá das exigências de cada UF. Lembre-se: somente empresas com certificado por procuração ou outorga podem ser configuradas em lote.
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Manipulando os dados da tela de listagem
As funções acima, apresentadas na tela de Configurar Capturas, se referem, respectivamente, a:
- Carregar registros: atualiza a listagem da página.
- Restaurar: remove filtros e retorna a visualização padrão;
- Exportar: permite exportar os dados em Planilha ou PDF;
- Seletor de Colunas: usado para inserir ou retirar as colunas que aparecem na tela, de modo que se torna uma opção acessível para consultas ou relatórios personalizados.