¶ Configurações Iniciais
O módulo CND do Questor Zen permite automatizar a captura de Certidões Negativas de Débito (CNDs), Alvarás e armazenamento de Certificados A1, centralizando esses documentos de forma prática, segura e eficiente. Com ele, seu escritório ganha agilidade no processo de obtenção dos documentos e maior controle sobre a conformidade fiscal.
Para utilizar a ferramenta de forma plena, são necessárias algumas parametrizações iniciais.
Atenção!
É importante destacar que, em relação aos Certificados Digitais, o sistema Zen não realiza capturas automáticas. Quando esses arquivos são inseridos manualmente no cadastro das empresas, no CRM, o módulo CND coleta as informações necessárias, permitindo aos usuários acompanhar a data de validade.
Com isso, é possível verificar quando será preciso realizar a atualização e inserir um novo certificado no sistema.Para saber sobre como inserir um novo certificado digital no sistema Zen, consulte nosso material ⇒ Certificado Digital
¶ Configuração dos modelos de certidão
Primeiramente, para que seja possível solicitar ao sistema a captura das certidões, é necessário que os modelos de documentos estejam configurados, permitindo que, posteriormente, eles sejam vinculados às empresas desejadas. Esses modelos são definidos na área de Tipos de Documentos.
Para acessar este menu, siga o caminho: Configurações > Tipos de Documentos.
Na tela apresentada, selecione a aba CND.
Nessa tela, as categorias são divididas em Alvarás, Caixa Postal (se houver contratação), Certificados Digitais, Estadual, Federal e Municipal, sendo possível cadastrar novos modelos de certidões, editá-los, ativá-los ou inativá-los, além de excluí-los.
Para cadastrar uma nova certidão, clique no ícone “+” da categoria desejada. O menu de cadastro será exibido, e os campos devem ser preenchidos conforme solicitado.
No exemplo acima, temos uma certidão municipal, que solicita os seguintes campos:
- Descrição Tipo Documento: O nome do modelo de certidão, que será exibido nas movimentações realizadas.
- Controle: Selecione a opção “Automático” se desejar que o sistema realize as capturas de forma automática, ou “Manual” caso opte por lançar as certidões desse modelo manualmente no sistema.
- Selecione o Estado: Informe o Estado ao qual pertence o município relacionado à certidão em questão.
- Selecione a Certidão: Selecione o modelo de certidão que deseja configurar.
- Periodicidade: Esse campo será atualizado automaticamente pelo sistema, conforme as informações fornecidas pelo órgão responsável. Caso haja mais de uma opção seja apresentada, você poderá selecionar aquela que desejar.
- Dias Renovação para Falhas e Irregulares
- Em caso de Irregular, atualizar a cada (dias): Caso a certidão seja capturada com a situação “Irregular”, informe em quantos dias o sistema deverá realizar uma nova tentativa.
- Em caso de Falha, atualizar a cada (dias): Caso a certidão seja capturada com a situação “Falha”, informe em quantos dias o sistema deverá realizar uma nova tentativa.
Os campos são muito semelhantes entre alvarás, certidões federais, estaduais e municipais, alterando-se apenas o campo de seleção do modelo em si:
- Para municipais, selecione o Estado e o modelo de certidão municipal.
- Para estaduais, selecione o Estado e o modelo entre as opções listadas para o Estado em questão.
- Para federais, selecione o modelo entre as opções disponíveis.
- Para alvarás, selecione o Estado e o modelo de alvará.
Após preencher os campos, clique em Salvar e o modelo será incluído na listagem de certidões da categoria.
¶ Como editar um modelo de CND já configurado?
Para editar um cadastro, primeiro é necessário localizá-lo. Para isso, clique no ícone “>” ao lado do nome da categoria desejada, de forma que o sistema exibirá as opções configuradas. Ao encontrar o cadastro desejado, clique no ícone de lápis para iniciar as alterações.
Após realizar os ajustes necessários, basta clicar em Salvar.
Para inativar um cadastro, basta desmarcar o checkbox; para reativá-lo, clique novamente no mesmo ícone. Para excluir, clique no ícone de “x”.
Importante:
Para excluir um cadastro, é necessário desvinculá-lo de todas as empresas no módulo CND. Caso contrário, o sistema apresentará a mensagem abaixo ao tentar realizar a exclusão:
¶ Exclusão Automática de Certidões Vencidas
Para manter o controle atualizado e evitar o acúmulo de documentos expirados no sistema, o Zen permite configurar a exclusão automática de CNDs vencidas. Com essa funcionalidade, as certidões com prazo expirado podem ser removidas do sistema de forma prática e segura, garantindo que apenas documentos válidos permaneçam disponíveis para consulta e utilização.
Esta configuração pode ser realizada no seguinte caminho: Configurações > Configurações Gerais. Na aba “Empresa”, localize a área de “Cnd”.
Nesse local, temos os seguintes campos:
- Indicador de Conferência: Defina a maneira como deseja que os usuários do escritório utilizem o indicador de conferências — “Conferir todas as certidões emitidas", “Conferir apenas as certidões regulares” ou “Não utilizo procedimento de conferência”.
- Notificação E-mails: Defina quem poderá receber as notificações via e-mail sobre as certidões capturadas — apenas usuários com perfil “Administrador”, ou usuários específicos do escritório. Estes últimos devem ser selecionados no campo habilitado ao clicar em “Usuários do Escritório”.
- Deletar Certidões Antigas: Informe se deseja habilitar a limpeza periódica de certidões antigas na base. Caso deseje, clique no botão “Sim” para definir Quantas certidões deixar na base e a Periodicidade para executar a limpeza. Por outro lado, se preferir manter todas as certidões na base, clique no botão “Não”.
Após preencher os campos, clique em Salvar para concluir a configuração.
Com a etapa de "Configuração de Tipos de Documento" concluída, siga para a Configuração de Empresas.