¶ Como configurar a Jornada de Custos?
A rotina de Jornada de Custos permite ao escritório contábil apurar e distribuir seus custos operacionais por empresa, departamento, atividade e usuário. Utilize este módulo para obter uma visão precisa do custo real de atendimento a cada cliente e subsidiar decisões sobre precificação de serviços.
Caminho da rotina: Operações > Gerenciador de Empresas > Custo e Produtividade > Custos.
¶ Usuários do sistema
O cálculo de custo por hora trabalhada depende de uma configuração prévia no cadastro de cada usuário. Preencha o campo abaixo antes de utilizar qualquer funcionalidade do módulo.
- Custo Hora: Informe o valor do custo por hora do usuário. Com base nesse dado, o sistema calculará o custo por usuário, atividade e empresa precisamente.
⚠️ Atenção!
Por se tratar de um dado sensível, recomenda-se restringir o acesso ao cadastro de usuários nos Perfis de Acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar essa informação.
¶ Atividades por departamento e rotinas
As atividades utilizadas no módulo de custos são provenientes do cadastro já existente na rotina Controle de Tempo. Não é necessário realizar um cadastro separado — todas as atividades e departamentos configurados naquela rotina estarão disponíveis aqui para fins de apuração de custo.
¶ Custos x Departamentos Escritório
Neste cadastro é definido como o custo total do escritório será distribuído entre os departamentos. Informe o percentual de rateio correspondente a cada departamento ppara o sistema realizar o cálculo proporcional do custo por área.
¶ Configuração da empresa
Esta seção concentra os parâmetros que determinam como o sistema calcula e sugere valores a serem cobrados de cada cliente. Preencha os campos a seguir de acordo com a realidade operacional do escritório.
- Margem de lucro: Informe o percentual de margem de lucro desejado sobre cada cliente. Com base nesse percentual e nos demais dados apurados pelo módulo, o sistema sugerirá automaticamente o valor a ser cobrado.
- Complexidade: Informe um fator de ajuste (multiplicador) para calibrar a participação de cada empresa no rateio de custo por quantidade de lançamentos. Utilize esse parâmetro quando a quantidade de lançamentos não refletir com precisão o esforço real despendido pelo escritório em determinada empresa.
Os valores aceitos seguem a seguinte lógica:
- Para reduzir a participação de uma empresa, informe um valor menor que 1. Exemplo:
0.80reduz em 20% a participação. - Para aumentar a participação, informe um valor maior que 1. Exemplo:
1.50aumenta em 50% a participação. - Para não aplicar nenhum ajuste, informe
1.00.
⚠️ Atenção!
Uma empresa com alto volume de lançamentos pode ter custo operacional menor do que uma empresa com poucos lançamentos, caso esta exija mais trabalho manual ou tenha maior complexidade tributária. O campo Complexidade existe justamente para corrigir essa distorção na análise de custo
¶ Importar Plano Específico para Custos
Esta rotina importa o plano de contas específico da empresa Escritório para o módulo de custos, eliminando a necessidade de cadastrar manualmente toda a estrutura de contas. Após a importação, o usuário pode realizar as manutenções necessárias diretamente no módulo.
⚠️ Atenção!
A importação é permitida apenas uma única vez, ou seja, somente um grupo de contas pode ser importado. Por isso, recomenda-se selecionar o grupo que contém a maior quantidade de contas.
¶ Custos Escritório
Esta rotina exibe o plano de contas importado pela rotina Importar Plano Específico para Custos. Utilize esta tela para consultar e manter a estrutura de contas utilizada no módulo de custos.
¶ Importar Custos Fixos Contabilidade
Esta rotina busca automaticamente da contabilidade todos os custos fixos lançados e configurados para importação, evitando a necessidade de digitação manual. O sistema recupera os lançamentos efetuados na empresa Escritório no período informado.
Após a importação, caso seja necessário revisar ou corrigir os valores importados, utilize a rotina Custos Fixos Escritório.
¶ Custos Fixos Escritório
Nesta rrotina, é possível ajustar os valores dos custos importados pela rotina Importar Custos Fixos Contabilidade. Utilize-a sempre que houver necessidade de correção ou complementação manual dos valores apurados.
¶ Apontamentos Custos Variáveis Escritório
Nesta rrotina,são informados os custos variáveis do escritório ou de uma empresa específica. Utilize-a para registrar despesas que não possuem valor fixo mensal e que não foram capturadas pela importação da contabilidade.
¶ Relatório Análise de Custo por Tempo
Este relatório demonstra a análise do custo do escritório com base no tempo despendido em cada empresa ou atividade. O sistema considera os tempos registrados automaticamente pelo uso do sistema ou inseridos manualmente pela rotina Registro Horas de Atividade.
Os tempos registrados de forma genérica — sem vínculo direto com uma empresa ou atividade específica — são rateados proporcionalmente entre as empresas e atividades em que o usuário tenha tido movimento no período.
A regra de cálculo aplicada pelo sistema é a seguinte: o custo total do escritório é dividido pelo custo total das horas trabalhadas de todos os funcionários, obtendo-se assim uma média de valor por hora. Essa média é então multiplicada pelo custo individual de cada funcionário em cada empresa, determinando quanto do custo total do escritório foi absorvido pela mão de obra dedicada a cada cliente.
¶ Relatório Demonstrativo de Custos
Este relatório apresenta a distribuição dos custos mensais do escritório sob diferentes perspectivas, conforme a configuração escolhida pelo usuário no momento da geração. Preencha os parâmetros abaixo antes de imprimir.
- Competência: Informe o mês e ano de referência para o qual o relatório será gerado.
- Tipo relatório: Selecione Analítico para exibir o valor de cada custo individualmente, ou Sintético para exibir apenas os totais.
- Total/Departamento: Selecione Departamento para visualizar os custos distribuídos por área, ou Total para exibir apenas o consolidado geral do escritório.
- Demonstrar Custo p/ Cliente: Selecione Sim para incluir ao final do relatório demonstrativos individualizados por cliente. Caso habilitado, informe se deseja visualizar esses custos de forma geral (total) ou por departamento.
- Demonstrar Impressões/Tempo: Disponível quando a demonstração por cliente estiver habilitada. Selecione Sim para incluir, em cada cliente e no consolidado geral, a quantidade de páginas impressas e o tempo gasto por empresa.
- Quebrar linha a cada conta título: Disponível quando a ordenação for por Classificação. Selecione Sim para inserir uma linha em branco após cada conta sintética impressa, facilitando a leitura do relatório.
- Ordenar: Defina a forma de ordenação dos custos do escritório no relatório. As opções disponíveis são:
- Custo: Ordena pelo código do custo.
- Descrição: Ordena pela descrição do custo.
- Classificação: Exibe os custos na estrutura do plano de contas, totalizando as contas sintéticas.