¶ FAQ - BI Custo e Produtividade
O BI de Custo e Produtividade chegou e, com ele, surgiram algumas dúvidas quanto à utilização da nova ferramenta. Neste documento, nós vamos responder algumas das principais dúvidas a fim de tornar a experiência mais fácil e produtiva para todos.
¶ 1: Essa ferramenta é adquirida à parte?
- Resposta: Não. O BI de Custo e Produtividade é mais um benefício exclusivo que a Questor está entregando para você, de forma totalmente gratuita.
¶ 2: A ferramenta funciona somente para o Questor Cloud?
- Resposta: Não, o BI de Custo e Produtividade se aplica tanto para o Questor Cloud quanto para Gestão Contábil.
Para mais informações sobre a configuração da ferramenta, acesse:
- Configuração do BI de Custo e Produtividade no Gestão Contábil (Desktop)
- Configuração do BI de Custo e Produtividade no Questor Cloud
¶ 3: Como funciona a parte dos Custos do BI?
- Resposta: Na parte de Custos do BI, o sistema calcula os custos com base no tempo de trabalho de cada colaborador e seu custo-hora, permitindo uma visão precisa do custo por cliente/empresa e atividade. Cada usuário deve ter um valor-hora cadastrado, e o sistema registrará automaticamente o tempo dedicado a cada empresa, calculando o custo proporcional.
O tempo de trabalho pode ser capturado de forma automática no Questor, com opções de pausa por inatividade, contagem contínua ou registro manual, com a opção de apontamento variável.
Ou seja, o custo de cada cliente poderá ser definido pelo gestor conforme o tempo investido, seja pela visão por setor, tarefa ou cliente. A contagem de tempo pode ser ativada ou desativada em Operações > Gerenciador de Empresas > Produtividade, com configurações adicionais como metas diárias e vinculação de atividades às rotinas.
¶ 4: A origem “automática” diz respeito somente a rotinas como Quiu, ou também considera fechamento da Folha, mesmo que feito manualmente?
- Resposta: Sim, os lançamentos automáticos incluem tanto as integrações feitas pelo Quiu quanto aquelas realizadas entre os módulos, como as contabilizações.
O fechamento da folha de pagamento será registrado como "automático", independentemente de ter sido gerado pelo S-1299 via carga manual, cálculo automatizado ou pelo Quiu. Apenas quando há inclusão manual de recibo, o lançamento será classificado como "digitado".
¶ 5: Quando a contabilidade alterar um lançamento importado, como no caso de uma reclassificação de conta, o Questor passa a registrá-lo como "digitado". Existe alguma forma de diferenciar esses lançamentos alterados dos digitados manualmente?
- Resposta: O BI sempre considera o status atual do lançamento. Se um lançamento importado for modificado e passar a ser classificado como "digitado", ele será interpretado dessa forma no BI.
Atualmente, não há uma separação específica para identificar lançamentos que foram originalmente importados, mas depois editados manualmente.
¶ 6: Existe algum vídeo de treinamento sobre a ferramenta?
- Resposta: Estamos desenvolvendo novos materiais explicativos sobre essa ferramenta. Enquanto isso, você pode consultar as documentações para tirar suas dúvidas.
- Configuração do BI de Custo e Produtividade no Gestão Contábil (Desktop)
- Configuração do BI de Custo e Produtividade no Questor Cloud
Também realizamos uma live de lançamento, onde apresentamos seu funcionamento, na prática. Você pode assistir aqui: https://www.youtube.com/watch?v=C_Av22_Sm0w
¶ 7: Como o sistema diferencia lançamentos automáticos e manuais? Os lançamentos importados pelo Quiu, por exemplo, são considerados automáticos?
- Resposta: Lançamentos importados pelo Quiu são classificados como automáticos, pois não exigem intervenção manual para serem processados.
Já os lançamentos importados diretamente pelo usuário nas rotinas de importação seguem como "importados". Se um lançamento for alterado manualmente, ele passa a ser classificado como "digitado", independentemente de ter sido originalmente importado ou automático.
¶ 8: Como sincronizar 2024, por exemplo, para fins de comparação?
- Resposta: É possível importar dados dos últimos 12 meses. Caso nenhuma data de histórico tenha sido definida na configuração inicial, a integração pode ser feita manualmente ou ajustada acessando Configuração > Integração HubCount. Ao definir ou alterar a data de histórico, os dados correspondentes serão importados automaticamente na próxima execução da integração.
Recomendamos que a importação de períodos históricos seja agendada para horários de menor uso do sistema, a fim de evitar possíveis lentidões causadas pelo processamento intensivo desses dados.
¶ 9: Como incluir horas "fora do Questor", como, por exemplo, o tempo no SPED, atendimento ao cliente, etc.?
- Resposta: As horas fora do sistema podem ser lançadas manualmente pela rotina de Registro Horas de Atividade.
¶ 10: Se eu abrir duas telas do módulo contabilidade, vai contar o tempo em dobro, por exemplo?
- Resposta: Se você utilizar a opção “Pausa Automática por Ociosidade” de controle de tempo, vai contar somente o módulo que estiver com foco na sua tela.
¶ 11: Como faz o cálculo do custo? Onde informa o custo médio?
- Resposta: O custo é calculado com base no custo-hora de cada usuário e no tempo dedicado a cada empresa dentro do sistema. O custo médio pode ser consultado nos relatórios de produtividade e gestão de custos.
¶ 12: Se eu importar as notas fiscais pelo Quiu, ele traz de forma automática?
- Resposta: Sim, os lançamentos importados pelo Quiu são considerados automáticos, pois não exigem intervenção manual para serem processados.
No sistema, os lançamentos importados diretamente pelo usuário nas rotinas de importação são classificados como "importados", enquanto os lançamentos manuais ou qualquer lançamento alterado manualmente passam a ser registrados como "digitados".
¶ 13: Favor mostrar em tela como a ferramenta controla as tais horas avulsas.
- Resposta: As horas avulsas são lançadas através da opção "Registro Horas de Atividade", neste campo:
¶ 14: A ferramenta controla também atendimentos telefônicos, respostas de e-mails e WhatsApp?
- Resposta: Sim, as horas fora do sistema podem ser lançadas manualmente pela rotina de Registro de Horas de Atividade.
¶ 15: Para um custo correto, preciso informar o custo/hora do colaborador responsável pela empresa. É possível fazer este detalhamento?
- Resposta: Sim, para o cálculo ser feito corretamente, é necessário informar o custo-hora do colaborador na tela de cadastro dos usuários.
¶ 16: Qual é a base utilizada para determinar os custos da atividade?
- Resposta: O cálculo é feito com base no custo da hora de cada usuário, informado no cadastro, em relação ao tempo de trabalho dele em cada atividade.
¶ 17: A ferramenta já está liberada para todos os clientes?
- Resposta: Sim, a ferramenta está liberada para todos os clientes com o sistema Questor Cloud e Gestão Contábil a partir da versão 25.2.0.0.
¶ 18: Nas notas técnicas aparece a mensagem: "Sincronização com a HubCount foi finalizada, acesse a home para começar a utilizar". Aonde encontro isso?
- Resposta: Pelo Questor Cloud , no menu Gerenciador de Empresas \ Custo e Produtividade \ Custo e Produtividade.
Pelo Gestão Contábil, no módulo Gerenciador de Empresas no atalho BI Custo e Produtividade.
