¶ Como Configurar a Automatização do Simples Nacional?
A Área de Trabalho de Automatização do Simples Nacional permite configurar empresas optantes por esse regime de forma prática, automatizando processos mensais como:
- Auditoria;
- Apuração;
- Transmissão;
- Envio das guias.
Com essa configuração, o sistema executa as rotinas de forma automática, reduzindo atividades manuais e otimizando o tempo do usuário.
⚠️ Atenção!
Essa funcionalidade permite apenas o envio das guias para o Questor Zen. Não é possível salvar as guias em pastas locais da máquina.
Antes de iniciar a configuração, verifique se os seguintes itens estão atendidos:
- Serviço Jobs configurado e ativo;
- Questor Zen devidamente configurado.
¶ Configurações de Transmissão
As Configurações de Transmissão são essenciais para garantir que o sistema consiga acessar corretamente o PGDAS e realizar a entrega automatizada do Simples Nacional sem falhas.
Veja a seguir como realizar as configurações necessárias para a automatização do Simples Nacional.
¶ Tipo de Login
Para que a transmissão do Simples Nacional ocorra corretamente, é obrigatório definir o tipo de login utilizado pela empresa.
Acesse: Obrigações > Simples Nacional > Área de trabalho SIMPLES Nacional > Configurações do Simples Nacional > Optante pelo SIMPLES Nacional.
- Campo: Tipo Login.
Selecione uma das opções disponíveis:
- Código de Acesso: Utiliza as informações do código de acesso informado para autenticação no PGDAS.
- Certificado Digital: O sistema busca, via API, o certificado cujo CNPJ seja igual ao CNPJ do estabelecimento da apuração.
- Procuração Eletrônica: O sistema busca, via API, o certificado cujo CNPJ ou CPF seja igual ao informado no cadastro de certificado digital no Gerenciador de Empresas e vinculado ao cadastro de outorga.
¶ Adicionar Certificado Válido
Essa etapa é obrigatória para empresas que utilizam:
- Tipo Login = Certificado Digital.
- Tipo Login = Procuração Eletrônica.
Ao executar a ação Adicionar Certificado:
- Selecione o certificado digital (.pfx)
- O certificado não precisa estar instalado na máquina.
- Informe a senha do certificado.
- Confirme a senha para concluir o cadastro.
- A senha informada será criptografada.
O certificado será cadastrado na API de Certificados Digitais, que será utilizada automaticamente durante o processo de transmissão.
⚠️ Atenção!
- Caso o certificado esteja vencido, o sistema exibirá uma mensagem de alerta no momento do cadastro.
- Se a transmissão for realizada sem certificado cadastrado ou com certificado vencido, o processo ficará com Status de Alerta no painel de controle.
- Após ajustar o cadastro, utilize a ação Reenviar para que o processo siga normalmente.
¶ Configuração da Integração com o Questor Zen
A integração com o Questor Zen é obrigatória para a entrega automatizada do Simples Nacional.
Como a execução ocorre por meio do Serviço Jobs, é necessário informar a chave de acesso do usuário ADMINISTRADOR, que será utilizada na execução automática.
Informe a chave de acesso pelo menu: Gerenciador de Empresas > Operações > Usuários > Usuários do Sistema.
Observação: Para mais informações sobre como configurar o Questor Zen, consulte a documentação disponível no Zen.
¶ Configuração no Zen – Obrigações Fiscais Previdenciárias
Para que a Guia do Simples Nacional e seus respectivos documentos complementares sejam enviados corretamente ao Questor Zen, é indispensável realizar a configuração das Obrigações Fiscais Previdenciárias.
Essa configuração define quais documentos serão publicados automaticamente no Zen ao final do processo de apuração e transmissão do Simples Nacional. Caso essa etapa não seja realizada, o sistema até poderá gerar a apuração, porém não enviará os arquivos para o Zen, comprometendo a automatização do processo.
Acesse a rotina: Operações > Quiu > Área de Trabalho do Quiu > Configurações > Obrigações Fiscais Previdenciárias.
Nessa tela, são configuradas as obrigações fiscais que o sistema utilizará para publicar automaticamente documentos no Questor Zen.
Dentro da configuração, informe corretamente as categorias de publicação automática relacionadas ao Simples Nacional. Essas categorias determinam quais arquivos serão enviados e como eles serão organizados no Zen.
Configure as seguintes obrigações:
- 1 – Guia Simples Nacional.
- Responsável pelo envio da guia de recolhimento do Simples Nacional para o Questor Zen.
- 62 – Simples Nacional Extrato: PGDAS Extrato.
- Utilizada para o envio do extrato do PGDAS, que detalha a apuração dos tributos do período.
- 65 – Simples Nacional Recibo: PGDAS Recibo.
- Categoria destinada ao envio do recibo de transmissão do Simples Nacional.
- 101 – Simples Nacional Demonstrativo.
- Responsável pelo envio do demonstrativo completo da apuração, contendo os valores consolidados do Simples Nacional.
Essas configurações garantem que todos os documentos gerados no processo sejam automaticamente publicados no Questor Zen, sem necessidade de ações manuais.
⚠️ Atenção!
A publicação automática do PGDAS Extrato e do PGDAS Recibo está disponível somente para clientes que contrataram a API Integra Contador. Caso a empresa não possua essa contratação, as categorias 62 e 65 não estarão disponíveis para utilização.
¶ Serviço Jobs
No Quiu Cloud, não é necessário realizar a configuração do Serviço Jobs, pois essa funcionalidade não está mais disponível nesse ambiente.
Atualmente, a execução dos processos automatizados ocorre por meio do Monitoramento, que gerencia a execução conforme as configurações previamente realizadas no sistema.
Dessa forma, para a automatização do Simples Nacional, basta garantir que:
- As Configurações de Transmissão estejam corretas;
- A integração com o Questor Zen esteja configurada;
- As Obrigações Fiscais Previdenciárias estejam devidamente parametrizadas.
⚠️ Atenção!
Em caso de dúvidas sobre o funcionamento ou necessidade de ajustes relacionados à execução no Quiu Cloud, recomenda-se entrar em contato com o Suporte WEB.
Para mais informações sobre as configurações disponíveis no Quiu Cloud, consulte a documentação oficial de ativação do Quiu.
¶ Área de Trabalho de Automatização do Simples Nacional
A Área de Trabalho de Automatização do Simples Nacional foi desenvolvida para centralizar todas as configurações, validações e execuções relacionadas à apuração e transmissão do Simples Nacional de forma automatizada.
Por meio dessa área, o usuário consegue parametrizar o cálculo, definir regras fiscais e contábeis, configurar auditorias, executar a apuração e acompanhar o status da transmissão, reduzindo a necessidade de ações manuais e aumentando a confiabilidade do processo.
Caminho de acesso: Obrigações > Simples Nacional > Automatização SIMPLES Nacional.
¶ Menu Configurações do Simples Nacional
No menu Configurações do Simples Nacional, o usuário realiza todas as parametrizações necessárias para que a empresa esteja apta à apuração e transmissão automatizada.
Esse menu reúne as configurações estruturais que impactam diretamente o cálculo e a validação do Simples Nacional.
Configurações disponíveis:
- Opção Simples Nacional: Define se a empresa é optante pelo Simples Nacional e suas características principais.
- Configurador de Naturezas: Relaciona as naturezas de operação às regras aplicáveis no Simples Nacional.
- Configurador de NCM/Produtos: Permite associar NCMs e produtos às regras corretas de tributação.
- Configurar Regras Contábeis DASN: Define as regras contábeis utilizadas na composição da DASN.
- Configurar Regras Fiscais DASN: Parametriza as regras fiscais que impactam a apuração do Simples Nacional.
- Configurar Receitas e Folha de Salários Mensais: Informa os valores de receitas e folha que serão utilizados nos cálculos, inclusive para validações como o Fator R.
- Configuração de Redução e Majoração do Simples Nacional: Permite aplicar ajustes legais de redução ou majoração conforme enquadramento da empresa.
- Configuração de Exigibilidade Suspensa: Define situações em que a exigibilidade do tributo está suspensa por decisão administrativa ou judicial.
⚠️ Atenção!
Todas as configurações desse menu devem ser revisadas antes da execução da automatização. Parametrizações incorretas podem gerar alertas, bloquear etapas ou impactar o cálculo do imposto.
¶ Menu Parâmetros
O Menu Parâmetros é o local onde o usuário define como a automatização dos processos do Simples Nacional será executada.
Nele são configuradas as etapas do fluxo, as regras de apuração e transmissão e a forma de publicação dos documentos no Questor Zen.
Essas definições impactam diretamente:
- A ordem de execução do processo;
- A forma como o sistema trata a apuração antes da transmissão;
- Os documentos que serão publicados automaticamente.
- Etapas do Processo: Neste parâmetro, o usuário define as etapas que compõem o fluxo da automatização, podendo inserir uma sequência de execução.
As etapas disponíveis são:
- Auditoria;
- Apuração;
- Transmissão.
⚠️ Importante!
- A etapa Apuração é obrigatória, pois é nela que ocorre o cálculo do Simples Nacional.
- As etapas Auditoria e Transmissão são opcionais e podem ser ativadas conforme o nível de controle desejado.
¶ Regra de Apuração para Transmissão
Este parâmetro define como o sistema deve se comportar no momento da transmissão, em relação à apuração já existente.
Ele é fundamental para controlar se o sistema deverá recalcular os valores antes de transmitir ou utilizar uma apuração já realizada.
¶ Reapurar Antes de Transmitir
Ao selecionar essa opção, o sistema:
- Realiza novamente a apuração do período antes de cada transmissão;
- Desconsidera apurações anteriores, mesmo que já existam;
- Em seguida, executa a transmissão com base na nova apuração.
Essa opção é recomendada quando se deseja garantir que a transmissão sempre considere as informações mais atualizadas, como ajustes recentes em notas fiscais, receitas ou configurações.
¶ Transmitir sem Reapurar
Ao selecionar essa opção:
- Caso a empresa já possua apuração realizada, o sistema ignora a etapa de apuração;
- Executa diretamente a transmissão, utilizando a apuração existente;
- Se não houver apuração, o sistema realizará a apuração automaticamente, pois essa etapa é obrigatória.
⚠️ Importante!
Se, após a apuração, houver alteração ou inclusão de notas fiscais, essas mudanças não serão consideradas, pois a reapuração não será executada.
A conferência da consistência das informações é de responsabilidade do usuário.
¶ Publicar Demonstrativo Automaticamente
Este parâmetro define se o demonstrativo do Simples Nacional será enviado automaticamente ao Questor Zen junto com a guia.
Opções disponíveis:
- Sim: O sistema publicará automaticamente a guia e o demonstrativo do Simples Nacional no Questor Zen.
- Não: Será publicada apenas a guia de pagamento, quando houver.
Após definir os parâmetros, o usuário deve selecionar as empresas que farão parte dessa configuração de automatização.
Após a definição de todos os parâmetros o usuário deve selecionar as empresas que farão parte dessa configuração de automatização. Somente as empresas vinculadas à configuração seguirão o fluxo definido no Menu Parâmetros.
⚠️ Atenção!
As empresas selecionadas herdarão todas as regras configuradas neste menu. Alterações futuras na configuração impactarão diretamente os próximos processamentos dessas empresas.
¶ Auditorias
Ao selecionar a etapa Auditoria, o sistema habilita a configuração para que o usuário escolha quais auditorias serão executadas antes ou após a apuração.
As auditorias têm como objetivo validar informações críticas, garantindo maior segurança antes da transmissão.
⚠️ Importante!
Caso sejam identificadas divergências durante a execução das auditorias, o sistema:
- Não seguirá para as próximas etapas;
- Não enviará a empresa para a fila de apuração, transmissão ou publicação no Zen;
- Exibirá uma mensagem de alerta, indicando os pontos que precisam ser ajustados.
Nessa situação, o usuário deverá:
- Corrigir os itens apontados;
- Executar novamente por Processamento Imediato, Reagendar ou pela Execução Manual.
¶ Auditoria após Apuração
Quando configuradas auditorias após a apuração, a empresa será exibida no Painel de Controle de Transmissão com o Status: ALERTA.
Nesse caso, a transmissão depende de uma ação do usuário, que deverá revisar as informações antes de prosseguir.
¶ Projeção do Cálculo do Fator R
(Identificação dos Períodos de Enquadramento no Anexo V)
Essa auditoria se aplica exclusivamente a empresas:
- Com atividades enquadradas no Anexo V;
- Que utilizam o cálculo do Fator R.
O objetivo é alertar o usuário quando a apuração ou projeção indicar enquadramento no Anexo V, onde a alíquota aplicada é maior.
¶ Projeção do Cálculo
O sistema realiza uma projeção para os próximos seis meses, estimando:
- Média de faturamento;
- Média da folha de salários.
- Possível enquadramento no Anexo III ou Anexo V.
Essa projeção é apenas estimativa, apresentada de forma detalhada para fins de análise e tomada de decisão.
¶ Funcionamento da Auditoria
- Quando ativada: Se a apuração ou a projeção indicar enquadramento no Anexo V, a apuração será direcionada ao CARD de Pendentes, exibindo uma notificação ao usuário.
Para detalhes do cálculo, é possível acessar a opção Visualizar Log na coluna Ações. - Quando desativada: O sistema seguirá normalmente com a transmissão, sem realizar essa validação.
⚠️ Atenção!
Empresas com múltiplas atividades, sendo ao menos uma do Anexo V, devem analisar a projeção com cautela. A estimativa é baseada no faturamento total dos períodos anteriores, sem segmentação por anexo.
¶ Menu Execução
O menu Execução permite realizar a execução manual da automatização do Simples Nacional.
¶ Tipos de Execução
- Configuração: Executa o processamento para todas as empresas vinculadas à configuração informada.
⚠️Atenção!
É permitida apenas uma configuração por execução.
- Empresa: Permite executar o processamento para uma ou mais empresas específicas, desde que estejam vinculadas a uma configuração válida.
É possível informar várias empresas separadas por ponto e vírgula.- Exemplo:
1;2;5;7;9
- Exemplo:
¶ Período de Processamento
É obrigatório informar:
- Competência Inicial;
- Competência Final.
- Formato: MM/AAAA
- Exemplo: 06/2021
¶ Controle de Transmissão
Após a execução com sucesso, o processo será encaminhado para o Controle de Transmissão, onde o usuário poderá:
- Acompanhar o status da fila;
- Verificar alertas ou pendências;
- Monitorar a conclusão das transmissões.
¶ Agendamento Quiu
Para que a Automatização do Simples Nacional seja executada de forma automática, é necessário realizar a integração e o agendamento do processo por meio da ferramenta Quiu.
No Quiu, foi disponibilizado o Procedimento 15 – Simples Nacional, que habilita a opção de agendamento da Automatização do Simples Nacional.
Ao marcar essa opção, na etapa de Configuração dos Parâmetros, será apresentada uma tela semelhante à tela de Execução da Área de Trabalho da Automatização do Simples Nacional, porém com algumas restrições.
Durante o agendamento pelo Quiu, considere as seguintes regras:
- O agendamento somente poderá ser realizado por Configuração.
- Não é permitido efetuar o agendamento por Empresa.
- A Competência da Apuração do Simples Nacional será, obrigatoriamente, o Mês Anterior.
- Exemplo:
- Se a execução estiver agendada para 13/04/2022, a competência da apuração será 03/2022, que corresponde ao mês imediatamente anterior.
- Exemplo:
⚠️ Atenção!
Para executar a apuração de uma competência diferente do mês anterior, é necessário utilizar a Execução Manual.
¶ Acompanhamento da Execução
Após o agendamento ser executado com sucesso, o usuário poderá acompanhar a fila de execução no Painel de Controle de Transmissão.
¶ Menu Controle de Transmissão
Neste menu, é possível realizar o acompanhamento da transmissão por empresa, por meio de cards de status, além de filtros e ações disponíveis conforme a situação do processamento.
- Card Pendente.
- Status: Pendente e Alerta.
- Card Em Andamento.
- Status: Aguardando Comunicação API, Aguardando Transmissão e Em Transmissão.
- Card Processadas.
- Status: Enviadas com Sucesso.
- Card Verificar.
- Status: Erro Comunicação API e Erro.
Também é possível aplicar filtro por data inicial e final de transmissão para facilitar a visualização das empresas no período desejado.
¶ Descrição dos Status
- Aguardando Comunicação API: Aguardando o envio da apuração para a API Web.
- Erro Comunicação API: O envio foi realizado, porém não houve comunicação com a API.
- Aguardando Transmissão: A API já recebeu os dados e está aguardando o início do preenchimento do PGDAS.
- Em Transmissão: A apuração do Simples Nacional está sendo transmitida.
- Erro: A entrega não foi concluída. Verifique a mensagem de retorno.
- Sucesso: A automatização foi concluída com êxito.
- Quando não houver valor a recolher, o status será sucesso e a mensagem indicará essa condição.
- Alerta: Ocorrências como divergências na auditoria, certificado não cadastrado ou vencido.
- Pendente: Ocorre quando a etapa Transmissão não foi selecionada, sendo necessária ação do usuário.
¶ Ações Disponíveis por Status
- Reenviar para Transmissão.
- Disponível para os status: Pendente, Alerta, Erro Comunicação API, Erro e Sucesso.
- Em caso de erro de comunicação, o status retorna para Aguardando Comunicação API.
- Em caso de Sucesso, a ação permite retificação, sendo exibida a pergunta: Deseja retransmitir a apuração do período?
- Sim: executa nova apuração e envia para a API;
- Não: aborta a transmissão.
Observação: Caso os dados já tenham sido enviados anteriormente à Receita, o sistema retornará sucesso com as informações do envio anterior, sem gerar duplicidade no PGDAS.
- Publicar Documento no E-DOC — Erro.
- A guia DAS é enviada automaticamente ao Questor Zen. Caso a transmissão ocorra, mas a publicação da guia não seja concluída, o sistema exibirá Erro, indicando o motivo no campo de notificação. Após os ajustes, a publicação poderá ser realizada novamente.
- Visualizar Log — Erro Comunicação API, Erro e Sucesso.
- Permite consultar os detalhes do retorno do processamento.
- Excluir Transação — Aguardando Comunicação API, Alerta e Pendente.
- Utilizado quando o usuário não deseja prosseguir com a transmissão ou quando o processamento ficou pendente.
- Abrir Guia Publicada — Sucesso.
- Disponível quando houver publicação no Questor Zen e data de transmissão superior a junho/2022.
- Para casos sem valor a recolher, a guia não é exibida.
- Disponível quando houver publicação no Questor Zen e data de transmissão superior a junho/2022.
- Abrir Recibo — Sucesso.
- Disponível para empresas com contratação da API Integra Contador.
- Abrir Extrato — Sucesso.
- A exibição depende da existência de configuração ativa com a descrição:
- Simples Nacional Extrato: PGDAS Extrato, na rotina de Obrigações Fiscais/Previdenciárias.
- A exibição depende da existência de configuração ativa com a descrição:
⚠️ Importante!
O painel sempre exibirá o último envio realizado. Caso exista uma declaração retificadora, apenas ela será apresentada, substituindo a original.
¶ Ações em Lote:
As Ações em Lote permitem que o usuário execute determinadas operações simultaneamente para várias empresas, otimizando o processo de gerenciamento das transmissões do Simples Nacional.
¶ Enviar Transmissão em Lote
Essa ação possibilita enviar a transmissão do Simples Nacional para várias empresas ao mesmo tempo.
O usuário poderá selecionar manualmente as empresas desejadas no painel.
A ação estará disponível apenas para empresas que estejam nos seguintes status:
- Alerta;
- Pendente — localizadas no CARD Pendente;
- Erro — localizadas no CARD Verificar.
Ao executar essa ação, as empresas selecionadas serão encaminhadas novamente para o fluxo de transmissão, respeitando as regras configuradas na automatização.
¶ Excluir Transação em Lote
Essa ação permite excluir, de forma simultânea, as transações de várias empresas, quando não houver interesse em prosseguir com a transmissão ou quando for necessário reiniciar o processo.
O usuário poderá selecionar as empresas que deseja excluir em lote.
A exclusão em lote estará disponível apenas para os seguintes status:
- Alerta;
- Pendente — no CARD Pendente;
- Aguardando Comunicação API — no CARD Em Andamento.
Após a exclusão, a empresa deixa de constar na fila de processamento, sendo necessário executar novamente a automatização, caso deseje transmitir.
⚠️ Importante!
Caso o usuário selecione empresas que estejam em status incompatíveis com a ação escolhida, o sistema irá exibir uma mensagem impeditiva em tela, informando que aquela ação não pode ser realizada para um ou mais registros selecionados.
Essa validação garante a integridade do processo e evita operações indevidas.
¶ Menu Demonstrativos
O Menu Demonstrativos disponibiliza a visualização dos demonstrativos gerados a partir da apuração do Simples Nacional, permitindo ao usuário consultar as informações consolidadas conforme os processamentos realizados pela automatização.
