¶ Como gerar o arquivo bancário da folha de pagamento?
O arquivo bancário de exportação de salários é um arquivo de texto com o valor líquido de cada empregado, enviado ao banco para que ele credite os pagamentos. Gere-o somente após calcular a folha de pagamento. A geração segue três etapas: confirmar os cadastros necessários, gerar o arquivo em Exportação Bancária de Salários e conferir a carta bancária antes de enviar ao banco.
Tenha em mãos o leiaute do banco, o número do convênio ou contrato de pagamento de salários e os dados da conta da empresa. Cada banco exige informações diferentes, e a maior parte dos erros vem de um campo preenchido de forma diferente da que o banco espera.
¶ Pré-requisitos
- A folha de pagamento do período deve estar calculada.
- O leiaute do banco, o número do convênio ou contrato e os dados da conta da empresa devem estar disponíveis.
¶ 1° Passo - Confirmar os cadastros necessários
Antes de gerar o arquivo, confirme que os cadastros de banco, agência, filial e empregado estão corretos. O preenchimento de cada tela, campo a campo, as regras por banco e o vínculo do banco ao empregado estão no manual Como cadastrar bancos, agências e vínculos bancários da folha de pagamento?.
Em resumo, confira:
- O banco e a agência da empresa e dos empregados estão cadastrados.
- A filial pagadora está configurada em Configurações > Agências Bancárias das Filiais, com o convênio e a Razão conforme o leiaute do banco.
- Cada empregado está com Modo de Pagamento Bancária, tipo de conta, banco, agência, conta e dígito preenchidos, e com local contábil válido.
¶ 2º Passo — Gerar o arquivo
Após calcular a folha, acesse Arquivos > Exportação Bancária de Salários e preencha os parâmetros. Os campos em negrito são de preenchimento obrigatório. Alguns campos ficam habilitados apenas para determinados bancos.
¶ Empresa, banco e conta
Os campos desta seção identificam a empresa pagadora e a conta de onde os salários serão debitados.
- Empresa: informe o código da empresa.
- Filial (filial pagadora): informe a filial dona da conta bancária, como a matriz.
- Banco (layout): selecione o layout do banco onde a empresa paga os salários. Consulte a seção Escolha do layout abaixo.
- Agência da Empresa: informe a agência da conta de salários.
- Número da Conta: selecione o número da conta cadastrada para o pagamento.
- Outra Empresa, Agência e Número da Conta da Outra Empresa: use quando a empresa for Tomador de Serviço. O sistema gera o valor líquido conforme o rateio do cálculo, permitindo gerar o arquivo quebrado por tomador, cada um com sua parcela do salário.
- Qual Banco: selecione Mesmo da Empresa para incluir apenas os empregados do banco da empresa, ou Todos para incluir empregados de outros bancos.
- Bancos Excluídos da Geração: com Qual Banco em Todos, selecione os bancos que não devem entrar no arquivo.
- Agência dos Funcionários: preencha para gerar apenas os empregados de uma agência específica.
- Tipo de Operação: habilitado apenas para o layout Unibanco 409 (320 posições). Selecione Crédito em Conta (5) ou TIR, Transferência Imediata de Recursos (7).
- Forma de lançamento: habilitado apenas para o Itaú 341 (240 posições). Escolha Todos ou Sem PIX.
¶ O que gerar
Os campos desta seção definem quais pagamentos e quais empregados entrarão no arquivo.
- Gerar: marque o que deseja enviar: Salários, Férias, Rescisão, Terceiros, Intermitente e Resilição.
- Período de Cálculo: informe o código do período de cálculo. No Itaú 240, marque somente quando Gerar for Salários.
- Código Dissídio: informe o código do dissídio calculado que deseja gerar.
- Complementar Agrupadora do Dissídio: preenchido automaticamente conforme o Código Dissídio informado.
- Tipo de Conta: marque os tipos de conta a incluir: Corrente (1), Poupança (2), TED (3), Conta/Cartão Salário (4), Eletrônica (5) e Cheque (6).
- Pensão Judicial: preencha como Sim para exportar as pensões judiciais no arquivo.
- Contrato do Empregado: informe os códigos dos empregados. Para incluir todos, informe 1..99999.
- Empresas: selecione as empresas a incluir no arquivo.
- Filiais: selecione as filiais cujos empregados entrarão no arquivo.
- Organogramas, Sindicato, Tipo de contrato e Terceiros: use como filtros de seleção múltipla. Em Terceiros, informe os códigos dos terceiros quando Gerar incluir Terceiros.
- Valor Líquido de e até: preencha para gerar apenas pagamentos dentro de uma faixa de valor líquido.
¶ Datas e sequência
As datas determinam quais pagamentos entram no arquivo. Consulte a seção Datas por tipo de folha para saber qual data informar em cada situação.
- Data de Geração: informe a data de geração do arquivo. Ela compõe o nome do arquivo CNAB 240 e não pode ser posterior à Data de Pagamento.
- Data de Pagamento: informe a data em que o banco creditará os valores. Use a data do período de cálculo.
- Data Inicial e Data Final: informe o intervalo dos pagamentos a exportar, de forma que inclua a Data de Pagamento.
- Número de Sequência do Arquivo: identifica cada arquivo (campo NSA). O sistema traz o número automaticamente: 1 na primeira geração, 2 na segunda e assim por diante. Para regerar uma sequência já usada, digite o número no campo sem pressionar Enter, preencha os demais parâmetros e clique em Executar.
- Sequência Envio do Dia: informe a sequência de envio do arquivo no dia, caso o banco exija. Se for alterar vai ter que ser o último dado a ajustar, se alterar e for preencher outros datos ele volta a sequência.
⚠️ Atenção!
Informe nos campos Data de Geração e Data de Pagamento a data cadastrada em Data do Pagamento no período de cálculo que será gerado o arquivo bancário.
¶ Holerite e saída
Os campos desta seção controlam a geração do demonstrativo e o local de salvamento do arquivo.
- Exportar Holerite: preencha como Sim para exportar o demonstrativo junto com o arquivo. Habilitado apenas para bancos compatíveis.
- Gerar Tipo de Evento Outros: caso o layout de holerite do banco exija, escolha como os eventos "outros" saem no holerite: Outros Proventos (5) ou Outros Descontos (6). Aceita mais de um.
- Número de Sequência do Holerite: informe o número de sequência do arquivo de holerite, caso o banco exija.
- Salário Professor: caso o banco exija, escolha como calcular o salário de professor no holerite: Média (1), Menor (2), Maior (3) ou Não Calcular (0).
- Detalhar Plano de Saúde: caso o banco exija, escolha Não Detalhar (1), Totalizar por Operadora (2), por Operadora, Titular e Dependente (3) ou por Operadora e Beneficiários (4).
- Pasta Geração Arquivo: informe a pasta onde o arquivo será salvo.
- Imprimir Relatório: preencha como Sim para abrir a carta bancária ao término da geração.
¶ Escolha do layout
A lista do campo Banco traz os layouts disponíveis para cada banco, geralmente com o código do banco e o número de posições, como Itaú 341 (240 posições). Escolha o layout do banco onde a empresa paga os salários. Se o banco tiver mais de uma opção, use o indicado no contrato ou no manual do banco. No Santander, desde que seja o Santander Brasil.
Layouts de bancos incorporados por outros, como Banestado, Besc, HSBC, Real, Sudameris e Unibanco, continuam na lista por compatibilidade: use o layout do banco atual. Se o layout do seu banco não estiver na lista, abra um chamado e anexe o leiaute fornecido pelo banco.
¶ Datas por tipo de folha
Em todos os tipos de folha, o que define quais pagamentos entram no arquivo é a Data de Pagamento. O sistema gera no arquivo os pagamentos que têm exatamente essa data. Se não existir nenhum pagamento com a data informada, o arquivo é gerado em branco.
Use como Data de Pagamento conforme o tipo de folha:
- Salário mensal: a data cadastrada como Data do Pagamento no período de cálculo.
- Férias: a data de pagamento informada no cadastro de férias.
- Rescisão: a data de pagamento informada no cadastro da rescisão.
- Folha complementar de dissídio: a data de pagamento da folha complementar.
Informe também a Data Inicial e a Data Final de forma que incluam a Data de Pagamento, e marque em Gerar somente o que deseja enviar. A Data de Geração não pode ser posterior à Data de Pagamento. No Itaú 240, deixe o Período de Cálculo marcado apenas para Salários.
¶ Pagamento via Pix
O layout Febraban-Padrão (240 posições) PIX segue o manual da FEBRABAN e pode ser usado por qualquer banco que não tenha manual próprio para Pix. Ele gera apenas os empregados que têm chave Pix cadastrada. Para utilizá-lo, siga as etapas abaixo.
Cadastre a chave Pix em Funcionários > Cadastros > Cadastro do PIX, com Tipo de PIX igual a Transferência e um dos seguintes tipos de chave: E-mail, CPF, Telefone, Chave aleatória ou Dados bancários. A chave do tipo CNPJ não é aceita.
Em Configurações > Agências Bancárias das Filiais, preencha o campo Número do Contrato com o código do contrato, se o banco exigir.
Em Arquivos > Exportação Bancária de Salários, escolha o layout Febraban-Padrão (240 posições) PIX. No Itaú 240, o campo Forma de lançamento permite gerar Todos ou apenas os Sem PIX.
O nome do arquivo Pix segue o padrão 9999cnab240DDMMAAAACCCCCCCCSSSS.txt. A tabela abaixo descreve cada parte do nome.
| Parte | O que é | De onde vem |
|---|---|---|
| 9999 | Código do contrato, com exatamente 4 dígitos | Campo Número do Contrato da filial. Sem valor, o nome começa direto em cnab240 |
| cnab240 | Identificador do tipo de arquivo | Fixo |
| DDMMAAAA | Data de geração | Campo Data de Geração da tela de exportação |
| CCCCCCCC | Conta da empresa, com 8 números e zeros à esquerda | Campos Número da Conta e Dígito Conta da filial |
| SSSS | Sequência do arquivo no dia, com zeros à esquerda | Campo Número de Sequência do Arquivo. Começa em 0001 e sobe a cada nova remessa na mesma data |
¶ 3º Passo — Conferir antes de enviar
Faça as três conferências abaixo antes de enviar o arquivo ao banco. Elas evitam a maior parte das recusas.
A primeira é a carta bancária: com Imprimir Relatório igual a Sim, o sistema abre um relatório ao término da geração. Ele lista quem entrou no arquivo, com os dados da empresa, o banco e a conta de cada funcionário, a data de pagamento e o valor. Compare a quantidade de pessoas e o total com a folha calculada.
A segunda é o arquivo de teste: gere um arquivo e valide no portal ou com o gerente do banco antes do envio real. Use dados reais da conta, pois com convênio e conta incorretos o banco sempre acusa erro nesses campos. O arquivo pode ser gerado com 0,01.
A terceira é a sequência do arquivo: se precisar regerar o arquivo, confira o Número de Sequência do Arquivo para não repetir um número já enviado ao banco no mesmo dia.
Para ler o arquivo gerado, abra-o em um editor de texto com fonte de largura fixa e sem quebra automática de linha. Assim cada linha aparece inteira, com 240 colunas.
¶ Informações gerais
As seções abaixo descrevem a estrutura do arquivo gerado e como interpretar e corrigir erros retornados pelo banco.
¶ Estrutura do arquivo gerado
Todo arquivo segue a mesma estrutura, independentemente do banco. Cada linha é um registro e a ordem é sempre a mesma. A tabela abaixo mostra um exemplo com três empregados.
| Linha | Registro | O que contém |
|---|---|---|
| 1 | Header de arquivo | Dados da empresa: banco, agência, conta, convênio, sequência e versão do layout |
| 2 | Header de lote | Tipo de pagamento, forma de lançamento e dados da empresa |
| 3 | Segmento A, empregado 1 | Valor a pagar, banco, agência e conta do empregado |
| 4 | Segmento B, empregado 1 | Dados complementares, como endereço ou chave Pix, nos bancos que exigem |
| 5 e 6 | Segmentos A e B, empregado 2 | O mesmo, para o segundo empregado |
| 7 e 8 | Segmentos A e B, empregado 3 | O mesmo, para o terceiro empregado |
| 9 | Trailer de lote | Totais do lote |
| 10 | Trailer de arquivo | Totais do arquivo |
O par de segmentos A e B se repete para cada empregado, então o arquivo cresce conforme o número de pessoas. Alguns bancos usam apenas o Segmento A. A penúltima linha é sempre o trailer de lote e a última, o trailer de arquivo.
Um lote reúne pagamentos do mesmo tipo e da mesma forma de lançamento. Se houver empregados com tipos de conta diferentes, como Conta Corrente e TED, o sistema cria um lote para cada tipo. Se o banco não aceitar um deles, o arquivo é recusado.
¶ Retorno de erro do banco
Quando o banco recusa o arquivo, ele informa a linha e as colunas com problema, por exemplo "linha 1, colunas 33 a 52". Para identificar e corrigir o erro, siga os passos abaixo.
Identifique a linha: a linha 1 é o header de arquivo, a 2 é o header de lote, e da 3 em diante estão os empregados, na ordem do arquivo. A penúltima e a última são os totais.
Abra o leiaute do banco, procurando por "layout CNAB 240 pagamento de salários" e o nome do banco, ou solicite ao gerente da conta.
Localize o campo pelas colunas informadas. O leiaute indica o tamanho, se é numérico ou alfanumérico e o que deve conter. As notas no fim do leiaute explicam os códigos utilizados.
Identifique de quem é o dado: nas linhas 1 e 2 é a empresa (filial); nas demais, o empregado daquela linha.
Corrija o cadastro, gere um novo arquivo e confira novamente antes de enviar.
A tabela abaixo relaciona os erros mais comuns e como corrigi-los.
| O banco informa | Onde está | Como corrigir |
|---|---|---|
| Convênio ou perfil não informado (linhas 1 e 2, colunas 33 a 52) | Header de arquivo e de lote | Preencha Número do Contrato em Configurações > Agências Bancárias das Filiais com o convênio do banco |
| Dígito da conta inválido ou não informado, nas linhas 1 e 2 | Dados da empresa | Corrija o Dígito Conta da filial conforme o banco orienta |
| Dígito da conta não informado em uma linha de empregado | Linha do empregado, no Segmento A | Abra o contrato do empregado daquela linha e informe o Dígito da Conta |
| Tipo de serviço ou forma de lançamento diferente, lote inesperado (colunas 12 e 13 do header de lote) | Header de lote | O empregado está com tipo de conta TED. Mude para Conta Corrente para entrar no mesmo lote |
| Versão do layout inválida (colunas 164 a 166) | Header de arquivo | Corrija o campo Razão da filial. No Bradesco 240, use 089 |
| Layout ou código do banco incompatível | Header de arquivo | Escolha o layout correto do banco na tela de exportação. No Santander, verifique qual é utilizado 33 - Santander Banespa ou 353 - Santander Brasil |
| Data recusada | Header de lote e detalhes | Confira as datas conforme a seção Datas por tipo de folha |
¶ Inconsistências na geração e antes de abrir chamado
Antes de abrir um chamado, verifique as situações mais comuns descritas na tabela abaixo.
| Situação | O que verificar |
|---|---|
| Um empregado não entrou no arquivo | No contrato: Modo de Pagamento Bancária, Tipo de Conta e dados da conta preenchidos. Em Históricos > Local Contábil: local diferente de 0 - Nenhum. Na tela de exportação: Qual Banco = Todos quando o empregado é de outro banco, Tipo de Conta marcado, Filiais, Contrato do Empregado e Valor Líquido. No arquivo Pix, o empregado precisa ter chave cadastrada |
| O arquivo saiu em branco ou o sistema informa que não há remessa a gerar | Não existe pagamento com a Data de Pagamento informada. Confira a data conforme a seção Datas por tipo de folha, a Data Inicial, a Data Final e o tipo marcado em Gerar |
| Férias, rescisão ou dissídio não entram no arquivo | Informe a data de pagamento do cadastro de férias, de rescisão ou da folha complementar, e marque o tipo correspondente em Gerar |
| O layout do banco não está na lista | Abra um chamado e anexe o leiaute fornecido pelo banco |
| É necessário regerar com outra sequência | Ajuste o Número de Sequência do Arquivo conforme descrito na seção de parâmetros |
Se não resolver, abra um chamado com as seguintes informações para agilizar o atendimento: o arquivo gerado sem alterações, o layout escolhido na tela de exportação e o banco da empresa, o texto ou print do erro devolvido pelo banco com linha e colunas indicadas, e os dados de empresa, filial, período de cálculo e tipo de folha (mensal, férias, rescisão ou dissídio).