¶ Como configurar a Jornada de Custos?
A Jornada de Custos reúne os principais cadastros e configurações do sistema para apuração do custo das atividades realizadas pelo escritório contábil. Por meio dela, é possível determinar o custo por usuário, atividade e empresa de forma estruturada. Este manual descreve cada etapa da jornada na ordem recomendada de execução.
¶ Pré-requisitos
Os itens a seguir devem estar configurados ou disponíveis antes de iniciar a jornada.
- Acesso ao sistema Gerenciador de Empresas para configuração dos usuários.
- Acesso ao sistema Controle Organizacional para as demais etapas.
- Rotina de Controle de Tempo previamente utilizada, pois os cadastros de Atividades por Departamento e Rotinas são provenientes dela.
- Perfis de Acesso configurados para restringir a visualização do campo Custo Hora no cadastro de usuários.
¶ 1º Passo — Configurar Usuários do Sistema
Para que o sistema calcule o custo por hora trabalhada, é necessário preencher o campo Custo Hora no cadastro de cada usuário. Com essa informação, o módulo de Custos consegue apurar o custo por usuário, por atividade e por empresa de forma precisa.
Caminho da rotina: Utilitários > Usuários > Usuários do Sistema.
Os campos relevantes nesta etapa são os seguintes.
- Custo Hora: Valor do custo por hora trabalhada do usuário. Por se tratar de um dado sensível, recomenda-se restringir o acesso a esse cadastro nos Perfis de Acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou alterar essa informação.
¶ 2º Passo — Verificar Atividades por Departamento e Rotinas
O cadastro de Atividades por Departamento e Rotinas é o mesmo já utilizado na rotina de Controle de Tempo. Não há um novo cadastro a ser criado nesta etapa — basta garantir que as atividades e departamentos estejam devidamente descritos, pois essas informações serão utilizadas na apuração dos custos.
¶ 3º Passo — Configurar Custos x Departamentos Escritório
Neste cadastro deve ser informado o percentual de rateio utilizado para o cálculo do custo por departamento. O preenchimento correto desse percentual é necessário para que a distribuição dos custos entre os departamentos do escritório seja proporcional à participação de cada um.
Acesso: Cadastros > Custos e Produtividade > Custos x Departamentos Escritório (sistema Controle Organizacional).
- Percentual de Rateio: Percentual que define a participação de cada departamento no custo total do escritório.
¶ 4º Passo — Configurar a Empresa
As configurações da empresa definem parâmetros fundamentais para o cálculo e a sugestão de valores a serem cobrados de cada cliente.
Caminho da rotina: Configurações > Configuração da Empresa (sistema Controle Organizacional).
Os campos disponíveis nesta configuração são os seguintes.
- Margem de Lucro: Percentual de margem de lucro desejado em cada cliente. Com base nessa informação e nos demais dados apurados pelo módulo de Custos, o sistema sugerirá o valor a ser cobrado de cada cliente.
- Complexidade: Percentual de redução ou de aumento aplicado à quantidade de lançamentos de uma empresa, com o objetivo de nivelar o custo calculado de acordo com a real complexidade operacional de cada cliente. Para reduzir a participação de uma empresa em 20%, informe
0.80. Para aumentar em 50%, informe1.50. Para não aplicar o índice, informe1.00.
⚠️ Atenção!
O campo Complexidade é necessário porque a quantidade de lançamentos, por si só, nem sempre reflete o custo real de atendimento. Uma empresa com muitos lançamentos importados automaticamente pode exigir menos esforço do que uma empresa com poucos lançamentos manuais e tributação complexa. Utilize este campo para ajustar essa distorção.
¶ 5º Passo — Importar Plano Específico para Custos
Esta rotina permite importar o plano de contas da empresa Escritório para dentro do módulo de Custos, eliminando a necessidade de cadastrar manualmente todo o plano. Após a importação, o usuário pode efetuar manutenções conforme necessário.
Acesso: Cadastros > Custos e Produtividade > Importar Plano Específico para Custos (sistema Controle Organizacional).
⚠️ Atenção!
Somente é permitida uma única importação, ou seja, apenas um grupo de contas pode ser importado. Recomenda-se importar o grupo que contém o maior número de contas.
¶ 6º Passo — Verificar Custos Escritório
Após a importação, o plano de contas importado pode ser consultado na rotina Custos Escritório. Utilize esta rotina para verificar se o plano foi importado corretamente e para realizar ajustes no cadastro quando necessário.
Acesso: Cadastros > Custos e Produtividade > Custos Escritório (sistema Controle Organizacional).
¶ 7º Passo — Importar Custos Fixos Contabilidade
Esta rotina busca da empresa Escritório, na contabilidade, todos os lançamentos de custos fixos configurados para importação nas datas indicadas. Sua execução evita a necessidade de digitação manual dos custos fixos.
Acesso: Movimentos > Custos e Produtividade > Importar Custos Fixos - Contabilidade (sistema Controle Organizacional).
⚠️ Atenção!
Apenas os custos previamente configurados para importação serão trazidos pela rotina. Verifique as configurações de importação antes de executá-la.
¶ 8º Passo — Ajustar Custos Fixos Escritório
Após a importação, os valores dos custos fixos podem ser revisados e ajustados na rotina Custos Fixos Escritório. Utilize esta rotina sempre que houver necessidade de corrigir ou atualizar os valores importados na etapa anterior.
Acesso: Movimentos > Custos e Produtividade > Custos Fixos Escritório (sistema Controle Organizacional).
¶ 9º Passo — Informar Apontamentos de Custos Variáveis Escritório
Nesta rotina podem ser informados os custos variáveis do escritório ou de alguma empresa específica. Diferentemente dos custos fixos, os custos variáveis não são importados da contabilidade e devem ser inseridos manualmente conforme a necessidade.
Acesso: Movimentos > Custos e Produtividade > Apontamentos Custos Variáveis Escritório (sistema Controle Organizacional).
¶ Relatórios
Após a conclusão das etapas de configuração e importação, os resultados podem ser analisados por meio de dois relatórios disponíveis no módulo.
¶ Relatório Análise de Custo por Tempo
Este relatório demonstra a análise do custo do escritório pelo tempo despendido a cada empresa ou atividade. O sistema considera os tempos registrados pelo uso do sistema ou por meio do registro manual na rotina Registro Horas de Atividade.
Os tempos registrados de forma genérica, sem vínculo com uma empresa ou atividade específica, são rateados proporcionalmente com base nas demais horas geradas pelo usuário, considerando apenas as empresas e atividades em que o usuário teve movimento. A regra de cálculo divide o custo total do escritório pelo custo total das horas trabalhadas, obtendo uma média que é então multiplicada pelo custo de cada funcionário em cada empresa.
Acesso: Relatórios > Movimentos > Custos e Produtividade > Análise de Custo por Tempo.
¶ Relatório Demonstrativo de Custos
Este relatório demonstra, de diferentes formas, a distribuição dos custos ocorridos durante o mês no escritório. Os parâmetros disponíveis para geração do relatório são os seguintes.
Acesso: Relatórios > Movimentos > Custos e Produtividade > Demonstrativo de Custos.
- Competência: Competência de referência para impressão do relatório.
- Tipo Relatório: Define se o relatório será analítico ou sintético. No modo analítico, os valores de cada custo são demonstrados separadamente. No modo sintético, apenas os totais são apresentados.
- Total/Departamento: Define se os custos serão exibidos por departamento ou de forma geral, com o total do escritório.
- Demonstrar Custo p/ Cliente: Define se serão impressos demonstrativos individualizados por cliente ao final do relatório. Caso habilitado, permite escolher entre exibir os custos por cliente de forma geral ou por departamento.
- Demonstrar Impressões/Tempo: Disponível quando a demonstração por cliente está habilitada. Exibe, para cada cliente e de forma geral, as quantidades de páginas impressas e o tempo gasto.
- Quebrar Linha a Cada Conta Título: Quando a ordenação está definida por Classificação e este parâmetro está como Sim, uma linha em branco é inserida após cada conta título sintética impressa.
- Ordenar: Define a forma de ordenação dos custos do escritório no relatório. A opção Custo ordena pelo código do custo. A opção Descrição ordena pela descrição. A opção Classificação apresenta os custos no formato de plano de contas, totalizando as contas título sintéticas.
