¶ Como configurar e utilizar o Controle de Tempo?
O Controle de Tempo é o conjunto de rotinas do Gestão Contábil responsável por registrar, monitorar e consultar as horas trabalhadas pelos colaboradores no sistema. Utilize essas configurações para acompanhar a produtividade por atividade, definir metas diárias e manter o histórico de uso de cada usuário.
¶ Pré-requisitos
Antes de utilizar o Controle de Tempo, verifique os itens abaixo.
- O módulo Custo e Produtividade deve estar habilitado no Gerenciador de Empresas.
- Os departamentos e o plano de atividades devem estar configurados antes de iniciar o registro de horas.
- Os perfis de acesso devem estar definidos para controlar quais usuários podem visualizar ou editar registros de outros colaboradores.
¶ Configuração Contagem Tempo e Uso
A rotina de configuração está disponível no seguinte caminho: Configurações > Configuração Contagem Tempo de Uso.
¶ Status e modo de contagem
O primeiro passo é definir se o controle de tempo está ativo e como ele deve se comportar. Os campos disponíveis são:
- Status da Configuração: Ativa ou desativa o controle de contagem de tempo e uso no sistema. Quando desativado, nenhum registro automático é realizado.
- Configuração Contagem Tempo de Uso: Define o modo de contagem. As opções disponíveis são:
- Pausa Automática por Ociosidade: A contagem é interrompida automaticamente após o tempo de inatividade definido no campo “Tempo Ociosidade” e retomada quando o usuário volta a operar o sistema.
- Contagem Sempre Ativada: O tempo é contado continuamente, independentemente de o usuário estar ativo no sistema.
- Parar Contagem: Interrompe a contagem. Para que ela seja retomada, o usuário deve selecionar manualmente uma das outras opções.
- Tempo Ociosidade: Define o intervalo de inatividade, em minutos, após o qual a contagem é pausada. Este campo é habilitado apenas quando a opção “Pausa Automática por Ociosidade” está selecionada.
¶ Meta de horas diárias
Esta seção permite definir uma jornada de referência para os colaboradores e a margem de variação aceita. Os campos disponíveis são:
- Controlar Meta Diária: Ativa ou desativa o acompanhamento de meta diária de horas trabalhadas.
- Meta Diária: Informa a quantidade de horas úteis que o colaborador deve cumprir por dia.
- Tolerância de Meta Diária: Define a margem de variação, positiva ou negativa, dentro da qual a jornada ainda é considerada conforme a meta. Por exemplo, uma tolerância de 30 minutos significa que jornadas entre a meta menos 30 minutos e a meta mais 30 minutos serão tratadas como cumpridas.
⚠️ Atenção!
O painel de metas na tela de Consulta Total de Horas só é exibido quando esta configuração estiver devidamente preenchida e ativa.
¶ Atividades por Departamento e Rotinas
Esta rotina permite relacionar as atividades do escritório às rotinas do sistema, viabilizando o registro de tempo por atividade.
Caminho da rotina: Configurações > Atividades por Departamento e Rotinas.
¶ Configuração do plano de atividades
Para que o tempo de uso seja registrado por atividade, é necessário existir um plano de atividades vinculado às rotinas do sistema. Esta tela é composta por três áreas principais.
- Cadastro de Departamentos: Permite criar e gerenciar os departamentos do escritório, que servirão de base para a organização das atividades.
- Cadastro de Atividades: Permite criar o plano de atividades do escritório, que será utilizado no vínculo com as rotinas do sistema.
- Vínculo Atividades por Rotina: Exibe todas as rotinas disponíveis no sistema e permite relacionar cada uma a uma atividade cadastrada.
¶ Importação do plano padrão Questor
Para agilizar a implantação, a Questor disponibiliza um plano de atividades padrão que pode ser importado diretamente nesta tela. Para utilizá-lo, acione a ação de importação disponível na rotina.
⚠️Atenção!
Caso o escritório já possua um plano de atividades próprio e deseje mantê-lo, não execute a importação do plano padrão Questor.
¶ Rotinas sem vínculo definido
Rotinas que ainda não foram relacionadas a nenhuma atividade são exibidas automaticamente com a atividade 9999 – Não Definido. Isso inclui tanto rotinas não configuradas pelo escritório quanto novas rotinas disponibilizadas pela Questor em atualizações futuras.
Quando novas rotinas forem adicionadas ao sistema, o escritório receberá uma notificação sinalizando a necessidade de configurar o vínculo correspondente.
¶ Tempo de Uso
Pode ser acessado no Controle Organizacional através do menu Custos > Tempo de Uso.
¶ Preenchimento
- Data: Data do registro do tempo.
- Distribuição do tempo: Contagem geral para o escritório ou por empresa específica.
- Empresa: Só habilita se na opção anterior for selecionado “Tempo da Empresa Específica”.
- Usuário: Para qual usuário deve ser registrado o tempo. Existe um item nos Direitos de Usuários que realiza o bloqueio de registros para um usuário que não seja o próprio.
- Atividade: Para qual atividade o tempo deve ser registrado.
- Origem do tempo: Manual ou Automático
- Hora início e Hora fim: tempo pode ser registrado indicando a hora início e hora fim.
- Tempo: tempo pode ser registrado indicando o tempo total gasto na atividade.
- Descrição Uso: Descrição da atividade realizada.
¶ Verificar Total Horas
Através dessa rotina será possível realizar a consulta do total de horas por usuário, dando uma visão clara do histórico de acesso por usuário.
Para acessar a rotina, no sistema Controle Organizacional acesse o caminho Movimentos > Custo e Produtividade > Verificar Total Horas.
⚠️ Atenção!
A visualização das horas de outros usuários é controlada pelos Direitos de Acesso. Sem a permissão correspondente, cada usuário visualiza apenas os próprios registros.
¶ Perfis de Acesso
As permissões relacionadas ao Controle de Tempo são gerenciadas na rotina de Direitos de Acesso do sistema.
Caminho da rotina: Utilitários > Usuários > Perfis de Acesso.
¶ Configuração das permissões
Todas as telas do módulo Custo e Produtividade estão disponíveis para configuração individual de acesso. É possível habilitar ou restringir o acesso de cada usuário a qualquer uma dessas rotinas conforme a necessidade do escritório.
Duas permissões merecem atenção especial no contexto do Controle de Tempo.
- Usuário pode Acessar Horas de Outro Usuário: Quando desmarcada, o usuário passa a visualizar apenas os próprios registros de horas, sem acesso às informações de outros colaboradores.
- Usuário pode Controlar a Contegem Tempo Uso: Quando desmarcada, o usuário pode editar e registrar tempo apenas para si mesmo, sem permissão de alteração nos registros de terceiros.