¶ Serviços
Na tela inicial dos Serviços já serão apresentados os cadastros padrões de Serviços do Tareffa.
Hoje o Tareffa já traz a maioria dos serviços que podem ser prestados pelas Empresas de Contabilidade, no total são 108 serviços já cadastrados. Além dos cadastros padrões, podemos cadastrar novos Serviços clicando em Novo.
Cadastro de Serviços:
Considera-se Serviços, todas as atividades, entregas e compromissos que a contabilidade tem para com seus clientes, e para as quais devemos controlar prazos e conclusão.
No cadastro de serviços existem cinco abas para cadastro de Serviços, são elas: Detalhes do Serviço, Programação, Comunicação, Parâmetros de Empresa e Integrações.
Detalhes do Serviços:
Na aba Detalhes, temos o Serviço (descrição do Serviço) a ser cadastrado, o Departamento a que o Serviço se refere e os Parâmetros de Serviço.
Serviço: Deve ser informado o nome do serviço a ser criado (descrição do Serviço);
Serviço Pai: Tipo de Serviço;
Departamento: O departamento a que o Serviço se refere;
Ativo: Se o Serviço é um serviço ativo no escritório ou não;
Serviço Avulso: Serviços avulsos não são programados automaticamente. Usualmente são serviços esporádicos, sem datas certas para serem realizados. Programados manualmente pelo usuário;
Controla Vencimentos: Para os serviços que possuem controle de vencimento, a comunicação gerada com o cliente levará a informação da data de vencimento para controle do cliente. Normalmente usado para serviços que possuem guias de pagamentos;
Permite Baixa Manual: Permite a baixa de forma manual do serviço;
Baixa Competências Anteriores: Ao baixar o serviço de uma determinada competência, baixará também os serviços de competências anteriores, caso existam em aberto.
Na aba programação será determinado a geração dos serviços referentes às datas e prazos para início, entrega ao cliente e término das tarefas.
Gerar para: Determina se será gerado apenas para matriz, apenas para Filial ou para ambas.
Controle de Prazo: Definido Pela data de Vencimento(padrão não editável)
Competências: Determina se a competência do serviço será Mensal, Anual ou Pontual
Data de vencimento: Determina a data fixa do vencimento do Serviço.
Dia Útil: Se a opção for selecionada, o campo Data de Vencimento será utilizada para indicar o número de dias úteis para o vencimento do serviço e não mais dia fixo como visto na opção acima.
Antecipar/Postergar: Quando a data de vencimento não for Dia Útil como visto anteriormente, pode-se antecipar ou prorrogar o vencimento que será considerado pelo sistema.
Data de Antecedência (entrega ao cliente): Define os dias de antecedência de entrega do serviço ao cliente, considerando a data de vencimento. Ex: O serviço vence dia 20, foi definido que será entregue com 5 dias de antecedência, logo o serviço terá de ser entregue até o dia 15.
Dias de Antecedência(início das atividades): Define os dias de antecedência para iniciar a execução do serviço, considerando a data de vencimento. Ex: O serviço deve ser iniciado até o dia 20, foi definido que terá 5 dias de antecedência, logo o serviço deverá ser iniciado até dia 15.
Mês de Ocorrência: Define os meses em que o serviço será gerado.
Na aba Comunicação podemos definir o assunto e mensagem padrão que serão utilizadas para comunicação. Essa mensagem será encaminhada a todos os clientes os quais esse serviço for gerado.
Comunica cliente quando concluído: Se marcado, quando o Serviço for baixado, abrirá a comunicação com o cliente relacionado à Empresa. É necessário que no cadastro de Usuário, campo Perfil do usuário esteja devidamente informado o seu perfil.
Encerra comunicação após sua abertura: Após a comunicação criada e o cliente a ter recebido, a comunicação é finalizada automaticamente. Neste caso impossibilita que ambos os lados prossigam com a comunicação.
Perfis de Usuários: Define qual perfil de usuário(cliente) receberá o comunicado.
Na aba Parâmetros serão definidos para quais situações das Empresas será gerado o Serviço.
Na aba Características é onde serão informadas as características do serviço. Lembrando que as características são essenciais para que o sistema defina qual Serviço será gerado para qual Empresa.
Regras de Características: Para criar a primeira Regra, apresentará a seguinte mensagem: Crie uma nova regra aqui! Adicione a descrição e clique em Criar.
Note que após criar a primeira regra par o Serviço, não mais apresentará mensagem e sim um ícone + para adicionar as novas regras. Após criada, ao clicar sobre a regra podemos ver cada grupo e características. Tenha em mente que o serviço apenas será gerado para Empresas que possuírem as mesmas características contidas no Serviço.
Clicamos sobre a Regra e em seguida sobre o grupo 01.Regime Tributário. Selecionamos apenas os regimes os quais este serviço será gerado:
Clicamos sobre a Regra e em seguida sobre o grupo 02.Atividade da Empresa. Selecionamos apenas as atividades as quais este serviço será gerado.
Clicamos sobre a Regra e em seguida sobre o grupo 04.Unidade de Negócio. Selecionamos apenas um de Negócios (padrão).
Clicamos sobre a Regra e em seguida sobre o grupo 99.Outros. Selecionamos apenas as opções necessárias.
Partindo dos exemplos acima, esse serviço que estamos cadastrando apenas será gerado para empresas que em seu cadastro possuam as características Lucro Presumido, Comércio e SPED marcadas.
Observações sobre as características do serviço: Caso seja marcado mais de uma opção por grupo, o sistema buscará as Empresas com as características marcadas. Ex: Na Atividade da Empresa estão marcadas as características Comércio e Indústria. O sistema não buscará Empresas que sejam Comércio ou Indústria e sim Comércio e Indústria.
Na aba Empresa, é onde selecionaremos as Empresas as quais o serviço deverá ser gerado. No sistema hoje existem três formas para cadastrar Empresas nos Serviços, são elas: Adicionar Empresas, Clonar e Cadastrar em Lote.
Como o serviço é novo, teremos que vincular as Empresas para que o serviço seja gerado corretamente. Para adicionar um Empresa, clicamos em + Adicionar Empresas.
Informamos o código da Empresa e clicamos em Adicionar.
Utilizamos a opção para importar Empresas vinculadas a outros Serviços já cadastrados. Para importar, basta clicarmos em Clonar.
Em seguida buscamos o Serviço o qual importará as Empresas e clique em Importar.
A opção Cadastrar em Lote é utilizada para importação múltipla de Empresas.
Podemos importar várias Empresas de uma única vez utilizando os filtros como na imagem e clicamos em Aplicar.
Na aba Categorias é onde será informada a qual categoria o Serviço pertence. Essa categoria impactará diretamente nas Dashboards posteriormente.
Na aba Integrações são informados os dados para baixa automática de documentos.
Baixa Serviço Quando Encontrar Guia (Opcional): Baixa o serviço quando importamos uma guia modelo
Termos para baixa por conteúdo: Informa-se as palavras contidas no conteúdo do arquivo, de tal forma, quando localizado, o sistema baixará o Serviço automaticamente.
Termos para baixa por nome do arquivo: Informa-se o nome do arquivo para que quando localizado, o sistema baixe o Serviço automaticamente.
ID Relatório Questor (Serviço Avulso): Informa-se o ID do relatório do Questor para, utilizado para gerar Serviços Avulsos.
Termos para baixa (Questor): Informa-se o termo para baixa conforme o documento no questor para que o sistema de baixa no Serviço.
Índice de Competência: Informa-se o índice de competência. Campos em que se encontra a informação no arquivo.