¶ Consultar Certidões
Para utilizar a ferramenta de consulta de Certidões, acesse o menu: Automações > CND > Consultar Certidões
Na tela apresentada, há algumas ações que podem ser realizadas, as quais destacamos a seguir.
¶ Ações individuais nas certidões
As funções acima, se referem, respectivamente, a:
- Excluir Certidão Manual: Exclusão de certidões lançadas manualmente no sistema;
- Visualizar: Visualização do documento capturado;
- Renovar Certidão: Nova captura da certidão selecionada, em casos de inconsistência na primeira tentativa, por exemplo;
- Detalhes: Contém mais informações sobre a certidão, como o Histórico (onde demonstra a data de emissão, vencimento, situação, tipo de captura - Manual ou Automática - e Protocolo da captura) e as Movimentações (onde demonstra quem visualizou a área de Detalhes, o anexo e recebeu a notificação da captura).
¶ Detalhes da Certidão: Como adicionar comentários em uma Certidão?
A área de Comentários é onde pode-se escrever um comentário sobre a certidão, sendo possível liberar para que usuários das Empresas clientes visualizem ou restringir apenas aos usuários do Escritório, habilitando o local abaixo:
Além disso, há a possibilidade de mencionar usuários (Escritório e Cliente) em um comentário, para que recebam a notificação via e-mail sobre informações importantes. Para isso, clique no ícone de “@” (ou apenas digite o símbolo) e localize o usuário na lista apresentada, ou digite parte de seu nome para que o sistema apresente as opções aproximadas.
¶ Lançamento manual de uma Certidão
Através do botão + CERTIDÃO, é possível realizar o lançamento manual de uma Certidão no sistema, sendo necessário preencher as seguintes informações:
(Todos os campos que contém asterisco ( * ) são obrigatórios para preenchimento.)
- Categoria: Definir qual o âmbito desta CND que deseja lançar (Estadual, Federal ou Municipal);
- Certidão: Neste campo constarão os modelos de certidão, conforme a opção definida no campo Categoria.
OBS.: Lembrando que é importante o definição das permissões aos usuários, para que estes possuam o devido acesso às opções neste campo. Confira aqui sobre como definir permissões aos usuários do Escritório → Permissões dos Usuários; - Empresa: Informe o nome da empresa em questão;
- Protocolo: Informe o Protocolo do documento, caso haja. Este não é um campo obrigatório, mas, ao preenchê-lo, pode-se aplicar um filtro desta informação na tela de listagem posteriormente;
- Data Emissão: Informe a data de emissão do documento;
- Situação: Selecione a situação da Certidão em questão entre as opções apresentadas;
- Data Vencimento: Informe a data de vencimento que consta na Certidão;
- Selecionar arquivo: Insira o arquivo correspondente à Certidão, sendo este em formato PDF.
Isto feito, a certidão constará na presente tela de Consultas para seu acompanhamento.
¶ Utilização de TAGS: O que são?
As Tags são como “etiquetas” para organização das certidões, podendo-se criá-las e defini-las para situações variadas.
Exemplo: definir o risco da operação da certidão, definir quem será responsável pela certidão, etc. Ou seja, pode-se utilizar a ferramenta como for necessário e desejado pelos usuários, não sendo de uso obrigatório.
¶ Como criar uma TAG?
É necessário selecionar ao menos uma das certidões na tela de listagem e clicar botão “TAGS”. Em seguida, clique em Gerenciar Etiquetas (ícone de engrenagem).
Na página redirecionada, clique no ícone + para Inserir um novo registro, e, assim, preencha os campos:
- Descrição: Defina o nome da Tag, o qual constará nas certidões quando a etiqueta for inserida;
- Cor: Defina a cor desejada para a Tag. Não é possível inserir novas cores, sendo possível utilizar apenas as apresentadas neste campo.
Isto feito, clique em SALVAR para concluir o cadastro. Na área de Gerenciar Tags constam todas as opções disponíveis, as quais podem ser editadas, deletadas ou desativadas.
OBS.: É possível fazer filtros utilizando as TAGs criadas.
Na tela de listagem das certidões, basta selecionar as certidões > clicar no botão TAGS > selecionar uma opção (ou mais) > clicar em ADICIONAR.
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Como conferir Certidões?
A função de Conferir possibilita a organização quanto às conferências de certidões, de modo que, ao executar a ação, fixará a informação na coluna Conferida, presente na tela de listagem. Há a possibilidade de executar a conferência em lote (para várias empresas), usando as opções “Marcar todas as Certidões selecionadas como Conferidas” ou “Marcar todas as Certidões selecionadas como não Conferidas”.
Para realizar a conferência, selecione as certidões e clique no botão correspondente. Na tela apresentada, selecione a operação desejada e clique em CONFIRMAR:
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Manipulando os dados da tela de listagem
As funções acima, apresentadas na tela de consulta de certidões, se referem, respectivamente, a:
- Carregar registros: Atualizar a listagem atual da página;
- Restaurar: A listagem volta ao estado original, removendo os filtros e retornando as colunas padrões;
- Exportar: As informações da tela de listagem poderão ser exportadas em formato Planilha ou PDF;
- Seletor de Colunas: Usado para inserir ou retirar as colunas que aparecem na tela, de modo que se torna uma opção acessível para consultas ou relatórios personalizados.