¶ Configurar Pastas
Para utilizar a ferramenta de Configurar Pastas, acesse o menu: Escritório Virtual > Q-Colabore > Configurar Pastas
Nesta tela, será realizada a configuração das pastas, sendo possível criar uma Pasta (Categoria) nova e a sua Subpasta (Tipo de documento), como na imagem abaixo:
¶ 1 - Pasta:
O ícone de +, ao lado de Enviados, se refere ao cadastro de uma Pasta.
Para a configuração, é necessário inserir o Nome e, após, clica em Salvar, para que seja possível criar as subpastas.
¶ 2 - Subpasta:
Para cadastrar uma Subpasta, é obrigatório o preenchimento do Nome, porém, os demais filtros são opcionais, como por exemplo:
- Preenchimento de Departamento (assim que inserido, será liberada essa pasta para todos os usuários pertencentes a este Departamento selecionado);
- Demonstração da Data de Vencimento;
- Demonstração de Colaborador;
- Demonstração de Data de Competência;
- Demonstração de Valor.
Lembrando que o sistema traz algumas pastas e subpastas configuradas como padrão.
Abaixo, temos a tela de Notificações, onde são definidas quais notificações serão enviadas. Por exemplo:
- Cadastro: Cliente é notificado quando um novo documento está disponível;
- Visualização: Autor do documento é notificado quando o cliente visualizar o documento;
- Arquivamento: Autor do documento é notificado quando o cliente arquivar o documento;
- Cancelamento: Cliente é notificado quando um documento for cancelado;
- Novo Comentário: Cliente é notificado quando o escritório comenta no documento e vice-versa;
- Vencidos: Autor do documento e cliente são notificados quando documento venceu;
* Notificar ( * Múltiplos valores são permitidos (separados por vírgula) ) dias após o vencimento.
- À Vencer: Autor do documento e cliente são notificados quando o documento está para vencer;
* Notificar ( * Múltiplos valores são permitidos (separados por vírgula) ) dias antes do vencimento
- Notificar Administradores: Pode ser ativado/desativado, ela serve para notificar os administradores além de notificar os ou autores.
Após realizar as marcações e os preenchimentos da maneira desejada, basta clicar em Salvar, e a subpasta estará criada com êxito.