¶ Configurar Pastas
Para utilizar a ferramenta de Configurar Pastas, acesse o menu: Escritório Virtual > E-doc > Configurar Pastas
Nesta tela será feito a configuração das pastas sendo possível criar uma pasta (categoria) nova e a sua subpasta (tipo de documento), como na imagem abaixo:
¶ 1 - Pasta:
O ícone de + ao lado de Enviados/Recebidos, se refere ao Cadastro de Pasta e Subpastas.
Para a configuração é necessário inserir o nome e após salvar, para que seja possível criar as subpastas.
¶ 2 - Subpasta:
Para cadastrar uma Subpasta é obrigatório o preenchimento do Nome e os demais filtros são opcionais, como por exemplo:
- Preenchimento de departamento (Assim que inserido, será liberado essa pasta para todos os usuários pertencentes a este departamento selecionado)
- Demonstração da data de vencimento
- Demonstração de colaborador
- Demonstração de data de competência
- Demonstração de valor
Além das configurações de Arquivar, Anexar e efetuar Download:
- Arquivar Automaticamente: O documento será arquivado no ambiente escritório após o arquivamento executado no ambiente Cliente. Caso desmarcado essa opção o documento ficará com status Arquivado/Em Aberto e as notificações de documentos vencidos e a vencer continuarão sendo enviados.
- Anexar múltiplos arquivos: Permite que seja anexado mais de um arquivo quando o documento estiver sendo cadastrado. Caso desmarcado, será possível apenas a inserção de um.
- Arquivar após fazer download: O documento será arquivado no momento em que for baixado. Caso desmarcado o sistema perguntará se deseja ou não arquivar.
- Arquivar após fazer download: O documento será arquivado no momento em que for baixado. Caso desmarcado o sistema perguntará se deseja ou não arquivar.
- Download diretamente do e-mail: Permite que haja o download do documento diretamente do e-mail cadastrado. Será encaminhado um Link único para o e-mail permitindo a identificação do usuário e registrando nos logs o acesso ao documento.
- Arquivo Morto: Permite a publicação de documentos sem a necessidade de um usuário com permissão para o recebimento. Não haverá notificações.
Lembrando que o sistema traz algumas pastas e subpastas configuradas como padrão.
Abaixo temos a tela de Notificações onde é definido quais notificações serão enviadas, por exemplo:
- Cadastro: Cliente é notificado quando um novo documento está disponível;
- Visualização: Autor do documento é notificado quando o cliente visualizar o documento;
- Arquivamento: Autor do documento é notificado quando o cliente arquivar o documento;
- Cancelamento: Cliente é notificado quando um documento for cancelado;
- Novo Comentário: Cliente é notificado quando o escritório comenta no documento e vice-versa;
- Vencidos: Autor do documento e cliente são notificados quando documento venceu;
* Notificar ( * Múltiplos valores são permitidos (separados por vírgula) ) dias após o vencimento.
- À Vencer: Autor do documento e cliente são notificados quando o documento está para vencer;
* Notificar ( * Múltiplos valores são permitidos (separados por vírgula) ) dias antes do vencimento
- Notificar Administradores: Pode ser ativado/desativado, ela serve para notificar os administradores além de notificar os ou autores.