¶ Visualizações dos Documentos Enviados
Todos os documentos enviados para os colaboradores, serão demonstradas no menu Q-Colabore > Enviados. E o mesmo poderá ser facilmente localizando utilizando as opções de filtro e busca presente no menu. Nesse menu, possuímos o filtro por Usuário Publicado, essa opção poderá ser utilizado para localização dos documentos conforme a publicações de documentos por usuário/colaborador
Neste menu, o sistema permite realizar ações em lote, realizar arquivamento, cancelamento, download, envios de mensagens para os documentos que forem selecionados no
quadro a esquerda, basta selecionar os documentos desejados e marcar uma das opções de ações, sendo que é possível efetuar essa ação em até 1.000 documentos de uma única vez. Obs. só será permitido as ações para os documentos que seu login tem permissão conforme cada documento.
Clicando no ícone
visualizar ao lado de cada documento cadastrado poderá ser visualizando as informações de protocolo de cada documento cadastrado, com informações de movimentações realizados pelos Funcionários e Usuários, deste documento
O sistema realiza o controle da numeração sequencial de cada documento, sendo que para cada documento cadastrado ou recebido terá um controle sequencial deste respectiva numeração, e poderá ser consultado e localizado facilmente os documentos por esse numero
Obs. Caso for realizado um cadastro de documentos por integração do Questor Tributário, no campo Observação será automaticamente descrito as informações de parâmetros, do respectivo documento, para fins de armazenamento do protocolo.
Existe ainda a informação do Status, sendo que o Status que aparece na frente é a atual situação do documento quanto ao controle do escritório o segundo separado por / é de fins de controle do usuário, para que um documento seja considerado como Arquivado, o mesmo deverá ser arquivado pelo Usuário e posteriormente pelo Funcionário. Salvo se o Tipo de Documento for configurado para realizar o arquivamento automático, neste caso o sistema irá efetuar o arquivamento da parte do funcionário automaticamente quando o usuário realizar o arquivamento do documento.
No lado direito da tela, é demonstrado todas as movimentações que foram realizadas neste respectivo documento, para fins de protocolação.
As seguintes movimentações são registradas: Visualização do documento, download, arquivamento, cancelamento, comentário, edição e exclusão do comentário,
Além disso, registramos as movimentações de E-mails referente a esse respectivo documento, registrando os e-mails enviados, de Cadastros do documento, do Comentários, Visualização e Arquivamento (realizado pelo usuário) Cancelamento, e registro de Confirmação de Leituras dos E-mails de Cadastros.
Os ícones disponíveis nesse menu são:
Visualizar Impressão: Oferece a opção para imprimir as informações cadastrais do documento e os comentários para que se possa ter um protocolo físico, caso desejado.
A opção Imprimir, não imprime o documento enviado, o mesmo gera informações para impressão de protocolo, para visualizar e imprimir o documento enviado deve-se clicar na opção Download.
Download: Oferece a possibilidade baixar o arquivo enviado para o seu computador.
Arquivar: Possibilita a finalização do documento, após a conclusão de todos os processos de movimentação perante o respectivo documento.
Arquivar com Mensagem: Possibilita o arquivamento do documento, oferecendo ao mesmo tempo um envio de mensagem para os usuários do documento.
Cancelar: Realiza o cancelamento do documento cadastrado, impedindo que os usuários realizem o download após o cancelamento do documento.
Compartilhar. Realiza o compartilhamento do documento para outras empresas e usuários.
Ainda, é possível estar efetuando envios de comentários referentes ao respectivo documento. Todos os comentários realizados serão disparados para o e-mail do usuários/colaborador do documento.