¶ Recomendações de Configurações e Utilizações
Neste tópico abordaremos algumas recomendações de configurações e utilização que são dadas para uma melhor utilização do modulo eDoc.
No menu de acesso rápido "Configurações
> Tipos de Documentos > E-Doc/Envio", recomendamos que seja cadastrado/configurado os tipos de documentos a serem utilizados, marcando os atributos especiais conforme cada tipo de documento especifico.
Para documentos que tiverem validades e valores a serem pagos é essencial que seja marcado os atributos "Data de Vencimento" e "Valor", com esses dois atributos o Questor Zen notificará seus clientes de documentos a vencer e vencidos, que não foram arquivados.
Para uma melhor organização dos documentos utilize a opção de "Arquivamento Automático", essa opção deixará o documento arquivado definitivamente quando o usuário efetuar o seu arquivamento, caso não for selecionado, o documento ficará com o status ‘Em Aberto/Arquivado’ sendo necessário o arquivamento final ser realizado por parte do escritório.
Recomendamos que controle os seus documentos que foram enviados para o cliente, no "Painel Inicial", temos informativos dos documentos vencidos e a vencer, os documentos em aberto etc, evite que determinados documentos não sejam ao menos visualizados pelos seus clientes.
É possível controlar os documentos conforme seu status, no menu "E-Doc > Enviados":
Nos filtros aplique o filtro por status para documentos "Em Aberto", "Todos", "Arquivados" e "Cancelados",
Caso um documento já estiver vencendo, e o cliente ainda não visualizou, recomendamos que entre em contato com o cliente por outros meios, e-mail, telefone, chart etc.
Recomendamos esse ultimo processo devido que não é possível garantir que o seu cliente receba o e-mail enviado pelo Questor Zen, todos os e-mails são devidamente gerados e enviados, porém os provedores de e-mail dos seus clientes (que são serviços de terceiros e não temos garantias contra possíveis problemas) podem bloquear o recebimento do e-mail e assim o cliente poderá não receber a sua notificação. Devido a possíveis juros e multas em determinados documentos recomenda-se que seja efetuado o controle desse gêneros de documentos com atenção.