¶ Notificações Via E-mail
A funcionalidade de Notificações via E-mail permite configurar como e quando os responsáveis ou clientes receberão comunicados relacionados aos documentos gerados. Em seu menu, é possível definir, para cada tipo de documento, as regras de envio e recebimento de e-mails. Ao criar um novo tipo, como E-Doc/Envio, E-Doc/Recebimento ou CND, o sistema já aplica uma pré-configuração padrão de notificações.
Para acessar essa ferramenta, vá até o menu Configurações > Notificações de E-mail.
As opções estão organizadas em seis abas: Geral, E-Doc/Envio, E-Doc/Recebimento, Q-Net, CND e Q-Colabore, conforme os menus dos tipos de documentos.
¶ Aba Geral
Nesta aba, é possível configurar o uso de um e-mail corporativo (próprio) para o envio das notificações. Por padrão, o Questor Zen utiliza o endereço “naoresponder@questor.com.br”.
¶ Caso opte por não utilizar servidor próprio
Neste caso, deverá liberar no servidor de e-mail e marcar como confiáveis os seguintes remetentes:
¶ Caso opte por utilizar servidor próprio
Neste caso, deverá efetuar as seguintes configurações:
- Servidor Próprio: Quando preferir enviar as notificações por um e-mail particular, este parâmetro deve ser marcado como “Sim”. Caso a configuração permaneça como "Não", as notificações serão enviadas pelos e-mails padrão do sistema Questor Zen, sendo eles:
- Servidor SMTP: O SMTP é o protocolo responsável pelo envio de e-mails, sendo por meio deste servidor que você envia mensagens para qualquer destino. Esse protocolo é definido pelo provedor de e-mail.
- SSL: São protocolos criptográficos que garantem a segurança da comunicação na internet para serviços como e-mail, navegação em páginas e outros tipos de transferência de dados. Seu uso é determinado pelo provedor de e-mail.
- E-mail: Informe o endereço de e-mail do cliente.
- Senha: Informe a senha correspondente ao e-mail informado no campo anterior.
Confira abaixo os principais servidores SMTP, portas e tipos de segurança (SSL):
- Gmail SMTP: smtp.gmail.com.br Porta 587 (SSL)
- Hotmail SMTP: smtp.live.com Porta: 587 (SSL)
- Yahoo SMTP: smtp.mail.yahoo.com.br Porta: 25 (SSL)
- Outlook SMTP: smtp.live.com Porta: 587 (SSL)
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Aba E-Doc/Envio
Nesta aba, os tipos de documentos estão organizados em categorias, conforme o que estiver cadastrado no menu Configurações > Tipos de Documentos > aba E-Doc / Envio.
Ao clicar na seta de uma das categorias, serão exibidos todos os tipos de documentos cadastrados nela. Se a caixa ao lado de um tipo de documento estiver marcada, o sistema enviará um e-mail aos responsáveis definidos. Caso esteja desmarcada, nenhuma notificação será enviada para documentos classificados nesse tipo.
Ao expandir as setas ao lado dos tipos de documentos, serão apresentadas opções avançadas de configuração de envio. É possível definir até quatro configurações distintas, dependendo dos atributos especiais e do tipo de documento — seja de envio ou de recebimento.
- Definição avançada de quais operações serão geradas: Cadastro, Compartilhamento, Visualização, Arquivamento, Cancelamento, Comentário Postado, Vencimento e À Vencer.
- Antes do Vencimento: Disponível para tipos de documentos que possuam os atributos "Vencimento" e "Valor". Essa opção permite definir com quantos dias de antecedência à data de vencimento o sistema enviará notificações por e-mail aos responsáveis.
Por padrão, os envios ocorrem 5, 3 e 1 dias antes do vencimento — ou seja, um e-mail será disparado cinco dias antes, outro três dias antes e outro um dia antes da data de vencimento. Os avisos são enviados somente se o documento ainda não tiver sido arquivado por um dos responsáveis. - Após o Vencimento: Também disponível para tipos de documentos com os atributos "Vencimento" e "Valor", essa opção define em quantos dias após o vencimento o sistema enviará notificações.
O padrão segue a mesma lógica: 1, 3 e 5 dias após a data de vencimento — ou seja, um e-mail será enviado um dia depois, outro três dias depois e um terceiro cinco dias após o vencimento, desde que o documento ainda não tenha sido arquivado.
¶ Aba E-Doc/Recebimento
Nesta aba, os tipos de documentos estão organizados em categorias, conforme o que estiver cadastrado no menu Configurações > Tipos de Documentos > aba E-Doc / Recebimento.
Ao clicar na seta de uma das categorias, serão exibidos todos os tipos de documentos cadastrados nela. Se a caixa ao lado de um tipo de documento estiver marcada, o sistema enviará um e-mail aos responsáveis definidos. Caso esteja desmarcada, nenhuma notificação será enviada para documentos classificados nesse tipo.
Ao expandir as setas ao lado dos tipos de documentos, serão apresentadas opções avançadas de configuração de envio. É possível definir até quatro configurações distintas, dependendo dos atributos especiais e do tipo de documento — seja de envio ou de recebimento.
- Definição avançada de quais operações serão geradas: Cadastro, Compartilhamento, Visualização, Arquivamento, Cancelamento, Comentário Postado, Vencimento e À Vencer.
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Aba Q-Net
Nesta aba, os tipos de documentos estão organizados em categorias, conforme o que estiver cadastrado no menu Configurações > Tipos de Documentos > aba Q-Net.
Ao clicar na seta de uma das categorias, serão exibidos todos os tipos de documentos cadastrados nela. Se a caixa ao lado de um tipo de documento estiver marcada, o sistema enviará um e-mail aos responsáveis definidos. Caso esteja desmarcada, nenhuma notificação será enviada para documentos classificados nesse tipo.
- Definição avançada de quais operações serão geradas: Cadastro, Compartilhamento, Visualização, Arquivamento, Cancelamento, Comentário Postado, Vencimento e À Vencer.
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Aba CND
Nesta aba, os tipos de documentos estão organizados em categorias, conforme o que estiver cadastrado no menu Configurações > Tipos de Documentos > aba CND.
É possível definir quais documentos serão tratados como Certidões, além de configurar o envio de notificações por e-mail aos funcionários e usuários responsáveis, de acordo com cada tipo cadastrado. Também é permitido selecionar o tipo de notificação que deverá ser disparada, conforme as opções disponíveis no sistema.
- Definição avançada de quais operações serão geradas: Cadastro, Compartilhamento, Visualização, Arquivamento, Cancelamento, Comentário Postado, Vencimento e À Vencer.
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Quando são enviados e-mails sobre certidões?
- Quando certidões são capturadas ou cadastradas (válido apenas para usuários administradores do escritório);
- Quando certidões estão próximas do vencimento (também exclusivo para usuários administradores do escritório).
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Aba Q-Colabore
Nesta aba, os tipos de documentos estão organizados em categorias, conforme o que estiver cadastrado no menu Configurações > Tipos de Documentos > aba Q-Colabore.
Atenção!
Para as categorias do Q-Colabore, as opções de e-mail — visualização e arquivamento — estão desativadas por padrão. No entanto, é possível reativá-las manualmente, editando a configuração de cada categoria dentro deste módulo.
Ao clicar na seta de uma das categorias, serão exibidos todos os tipos de documentos cadastrados nela. Se a caixa ao lado de um tipo de documento estiver marcada, o sistema enviará um e-mail aos responsáveis definidos. Caso esteja desmarcada, nenhuma notificação será enviada para documentos classificados nesse tipo.
Ao expandir as setas ao lado dos tipos de documentos, serão apresentadas opções avançadas de configuração de envio. É possível definir até quatro configurações distintas, dependendo dos atributos especiais e do tipo de documento — seja de envio ou de recebimento.
- Definição avançada de quais operações serão geradas: Cadastro, Compartilhamento, Visualização, Arquivamento, Cancelamento, Comentário Postado, Vencimento e À Vencer.
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Em quais situações o e-mail de documentos é enviado?"
→ Para Usuários do cliente, conforme as Movimentações:
- Cadastro de um novo documento – do menu "E-Doc > Cadastrar";
- Comentários de funcionários postados em um documento vinculado ao nome do usuário;
- Documentos Vencendo;
- Documentos Vencidos.
→ Para Usuários da contabilidade, conforme as Movimentações:
- Cadastro de documentos recebidos;
- Inserção de comentários por usuários em documentos enviados (autor do documento é notificado);
- Aproximação da data de vencimento de documentos (autor do documento é notificado);
- Vencimento de documentos (autor do documento é notificado);
- Visualização de documentos enviados por parte dos usuários (autor do documento é notificado);
- Arquivamento de documentos enviados por parte dos usuários (autor do documento é notificado).