¶ Contabilização da Folha de Pagamento
¶ Conceitos e definições dos cadastros
É possível realizar a contabilização da folha de pagamento e provisões de 13º salário e férias integralizando diretamente no módulo contábil do questor e também pode-se gerar arquivos para exportação de salários em outros sistemas.
Em regra geral a contabilização é realizada por regime de competência.
Normalmente é definida uma empresa que será utilizada como padrão para a contabilização. Nesta empresa é realizada toda a configuração das contas contábeis, está configuração pode ser utilizada por todas as empresas que utilizarem o mesmo plano de contas. Nas bases de implantação a empresa 9999 vem configurada com as contas de acordo com o plano de contas padrão.
As tabelas contábeis terão vinculo com os eventos calculados na folha de pagamento e com o cálculo de provisões.
Será nas tabelas contábeis que será definido a forma, os históricos e o nível de lançamento que os valores da folha serão integrados no contábil.
Nas tabelas contábeis serão informadas as contas contábeis de acordo com o plano de contas.
A contabilização avalia a configuração das contas pelo Histórico de Local Contábil do funcionário.
¶ Configurações no sistema
Empresa Padrão: A empresa padrão é definida em Configurações\Configurador Inteligente aba Empresa.
Opção de Contabilização
Contabiliza
Sim, tudo: Quando será contabilizado a folha e as provisões
Sim, sem provisões: Com está opção será contabilizado a folha de pagamento porém não será contabilizado as provisões de férias e 13º salário (tabelas contábeis a partir da 1500 e 1600).
Não: Quando a empresa não realiza a contabilização da folha de pagamento.
Grupo Tabela Contábil
Será o grupo de tabela contábil, o padrão do sistema que é configurado como partida simples é o grupo 0, é necessário configurar outro grupo de tabela contábil caso algumas empresas do banco de dados contabilizam por partida simples e outras por partida dobrada.
Empresa
Será a empresa utilizada como padrão para a contabilização, está empresa terá que estar configurada com as contas contábeis, se o campo tiver sem informação será utilizada a configuração de acordo com as contas a própria empresa selecionada no F7.
Código Layout
Este campo só será preenchido quando for desenvolvido um layout especifico para geração do arquivo da contabilização para exportação em outro sistema.
Filial
Em Configurações\Configurador Inteligente aba FILIAL é configurado o relacionamento do código da filial da folha com código da filial no contábil. O campo filial é a filial do módulo folha de pagamento e o campo filial contábil é o código da filial no modulo contábil, quando a contabilização é integrada direto da folha para o modulo contábil do questor os dois campos devem estar iguais.
¶ Tabela Contábil
Em Cadastros \ Contábeis \ Tabela Contábil é definido qual a forma que os valores da folha serão levados no contábil.
Forma: Este parâmetro define se será contabilizado de forma sintética (levando o valor da conta somado por local contábil) ou analítica (por funcionário).
Histórico: Define internamente qual a descrição do histórico do valor contabilizado, qual o histórico e complemento irá levar para o contábil.
Tipo Lançamento: De acordo com a tabela contábil, as opções são débito crédito ou ambos.
Nível de lançamento: se o nível de lançamento é local contábil quer dizer que o valor será levado ao contábil em contas diferentes de acordo com o local contábil. Nível de lançamento total todo o valor da folha de uma determinada tabela contábil irá levar em uma única conta no contábil.
A vinculação do local contábil é realizado em Funcionários \ Históricos \ Local Contábil \ Local onde se o campo 'local contábil rateio' estiver como Funcionário irá sempre levar as contas de acordo com o local contábil informado no próprio histórico do funcionário, se o campo estiver com a opção outra empresa e a empresa tiver rateio irá levar as contas configuradas no local contábil informado na outra empresa, de acordo com a configuração em terceiros \ Outras Empresas \ Configurações Outras Empresas.
A conferência e Configuração das contas contábeis é feita na empresa padrão em:
Configurações \ Contas Contábeis \ Locais Contábeis \ Configuração Locais Contábeis se o nível de lançamento da tabela contábil for 'Local Contábil' e em Configurações \ Contas Contábeis \ Empresas \ Configuração Contas Contábeis se o nível de lançamento da tabela contábil for 'Total'.
Também pode-se visualizar as contas contábeis e é possível fazer a alteração delas em:
Configurações \ contas contábeis \ locais contábeis \ Tabelas contábeis por local contábil se o nível de lançamento da tabela contábil for 'Local Contábil' e em Configurações \ contas contábeis \ Empresas \ Tabelas contábeis por empresa se o nível de lançamento da tabela contábil for 'Total'
¶ Duplicar as Configurações Contábeis
É possível duplicar as contas contábeis de uma empresa para outra e de um local contábil para outro em:
Configurações \ contas contábeis \ locais contábeis \ duplicação das configurações contábeis
Tipo: Quando for utilizada a opção empresa irá duplicar as configurações do local contábil de uma empresa para outra
Empresa Origem: Empresa que está com as configurações dos locais contábeis
Local Contábil Empresa: Local contábil que deseja duplicar
Empresa Destino: Empresa que está sem configurações
Grupo Tabela Contábil Origem: Grupo de tabela contábil utilizado pela empresa origem
Grupo Tabela Contábil Destino: Grupo de tabela contábil utilizado pela empresa destino
Configurações \ contas contábeis \ Empresas \ Duplicar tabelas contábeis por empresa
Empresa Origem: Empresa que tem as configurações das contas contábeis
Grupo Tabela Contábil Origem: Grupo de tabela contábil utilizado pela empresa origem
Empresa Destino: Empresa que está sem a configuração das contas na configuração 'empresa'
Grupo Tabela Contábil Destino: Grupo de tabela contábil utilizado pela empresa destino
Em configurações \ contas contábeis temos mais 3 formas de contabilização por Funcionário, por Terceiro e por Outra empresa, neste local é possível informar uma exceção de rateio onde uma determinada tabela contábil terá uma conta especifica para Funcionário, Terceiro ou Outra empresa.
¶ Relatórios para conferência
Relatório para conferência da contabilização disponível em: relatórios \ cálculo \ outros \ contabilização ou em Áreas de Trabalho \ Provisões - Relatório - Contabilização - Relatório Contábil. Para identificar diferença de contabilização deve-se listar este relatório por funcionário ou se encontrar tiverem muitos funcionários na empresa deve-se listar por grupo de funcionários (exemplo, 1..100) sempre observando se na última linha da última página tem diferença, se tiver diferença terá que ir diminuindo o filtro até encontrar o funcionário ou os funcionários com diferença.
Também é possível verificar as diferença através da prévia de contabilização disponível em: consultas \ prévia contabilização ou Consulta/Consulta Contabilização https://docs.questor.com.br/pt-br/Produtos/Gest%C3%A3oCont%C3%A1bil/FolhadePagamento/Contabiliza%C3%A7%C3%A3o/consultacontabilizacao
Pode rodar a auditoria de contabilização em utilitários \ Auditorias \ auditorias da folha de pagamento para identificar possíveis problemas na contabilização.
Depois de encontrar o funcionário com diferença deve-se verificar o valor da diferença e comparar com a folha de pagamento do funcionário para verificar se na folha tem um evento com o valor da diferença, se tiver deve-se ir no evento verificar se tem tabela contábil se tiver, verificar em Cadastros \ Contábeis \ Tabela Contábil o nível de lançamento e depois verificar na configuração das contas se tem a conta contábil informada, se não tiver deve-se informar.
Contabilizar pagamento de terceiros: se desejar contabilizar o pagamento de terceiro deve-se informar no lançamento do mesmo um local contábil com as contas configuradas das tabelas 2200 a 3000. Se nos pagamentos de terceiros desejar contabilizar alguns pagamentos e outros não deve-se alterar as tabelas contábeis da 2200 a 3000 para nível de lançamento local contábil / local contábil a débito e crédito e informar as contas nos locais contábeis que deseja contabilizar, nos lançamentos de pagamento de terceiros que não desejar contabilizar deve-se informar local contábil zero.
¶ Geração do Arquivo para Contabilização
Importante: Deve ser a gerado somente após o fechamento da folha mensal e o cálculo das provisões.
Menu: Arquivos/Contabilização ou em Áreas de Trabalho/Provisões – Contabilização - Integração Contábil
Importante: Não é necessário gerar nas duas opções disponíveis a contabilização, fazendo em apenas uma delas, os mesmos dados serão gerados, se informado as mesmas configurações, e caso configure dados diferentes, pode ocorrer duplicação dos lançamentos no módulo contábil.
Campos a serem preenchidos:
Empresa: Informar o código da empresa que irá ser efetuado a contabilização;
Período de Cálculo: Informar o período que deseja contabilizar;
Data de Lançamento: Informar a data de lançamento a qual os lançamentos serão gravados no módulo contábil. Normalmente último dia do mês.
Tipo de Contabilização:
Integração Contábil: Utilizar quando deseja integrar automaticamente os lançamentos da folha de pagamento com o módulo contábil.
Exportação para Arquivo: Utilizar quando deseja salvar um arquivo para importação em outro sistema dos lançamentos contábeis.
Tipo Arquivo Texto: Configurar quando na opção ‘Tipo de Contabilização’ utilizou ‘Exportação para Arquivo’, informando em qual dos layouts disponíveis deseja exportar o arquivo com os lançamentos contábeis.
Documento/Grupo Processamento/Empresa/Filial: São campos de Filtro, preencher conforme necessidade.
Após configurado, clicar em Executar.