¶ Como diagnosticar diferenças na Contabilização?
Quando o cliente relata uma diferença de valor na contabilização ou um erro no processo, siga os passos abaixo para identificar e corrigir a causa.
¶ Pré-requisitos
Antes de iniciar, tenha em mãos as informações abaixo:
- Identificação do período/competência com diferença;
- Acesso ao Configurador Inteligente para verificar configurações de contabilização da empresa, se contabiliza por ela mesma ou outra empresa.
¶ 1. Verificar a Prévia de Contabilização
O primeiro passo é identificar quais funcionários estão com diferença de valor.
Caminho da rotina: Consultas > Prévia de Contabilização.
Nessa tela são exibidos os funcionários que apresentam diferença na contabilização.
Observação: Se nenhum funcionário aparecer nessa consulta, a diferença pode estar relacionada a provisão ou rateio.
¶ 2. Gerar o Relatório de Contabilização
Com os funcionários identificados na prévia, gere o relatório de contabilização para análise detalhada.
Caminho da rotina: Relatório > Cálculos > Outros > Contabilização.
- Gere o relatório filtrando pelos funcionários que apareceram na consulta de prévia.
- Acesse a última página, última linha do relatório.
- O valor nessa linha precisa estar zerado. Se houver saldo, significa que existe diferença entre débito e crédito.
¶ 3. Identificar o Tipo de Diferença
No relatório de contabilização, verifique qual lado está maior:
| Tipo | Representa |
|---|---|
| Débito maior | Provento |
| Crédito maior | Desconto |
- Se a diferença for no débito, verifique os proventos na folha — especialmente os eventos que não calculam todos os meses.
- Se a diferença for no crédito, verifique os descontos na folha — especialmente os eventos que não calculam todos os meses.
Dica: Após identificar o tipo, acesse o Envelope do funcionário e verifique se o valor da diferença está presente. Caso o valor exato não apareça, pode ser que a diferença seja resultado da soma de vários funcionários com o mesmo evento ou de múltiplos eventos com erro.
Anote os eventos que podem ser a causa da diferença para verificação nos passos seguintes.
¶ 4. Verificar o Cadastro do Evento
Com os eventos suspeitos identificados, acesse o cadastro de cada evento para investigar a causa. Os casos mais comuns são descritos abaixo:
¶ Caso 1 — Evento sem tabela contábil
Um evento sem tabela contábil vinculada não sabe para qual conta deve ser lançado, gerando diferença.
Como verificar: Acesse o cadastro do evento e confira se há uma tabela contábil informada.
Como corrigir: Informe a tabela contábil correta no cadastro do evento e gere novamente o relatório:
Relatório > Cálculos > Contabilização
¶ Caso 2 — Evento de desconto vinculado a tabela de provento
Um evento de desconto classificado em uma tabela de provento inverte a natureza do lançamento, causando diferença no crédito.
Como verificar: Acesse o cadastro do evento e verifique a tabela vinculada — confira se ela é uma tabela de desconto ou de provento.
Como corrigir: Altere a tabela vinculada no cadastro do evento para uma tabela de desconto e gere novamente o relatório:
Relatório > Cálculos > Contabilização
¶ Caso 3 — Tabela contábil sem conta configurada
O evento possui tabela vinculada, mas a tabela não tem uma conta contábil configurada para o local do funcionário.
Como verificar:
- Acesse Cadastros > Contábil > Tabela Contábil e localize a tabela vinculada ao evento (ex.: tabela 220).
- Verifique se a tabela está configurada como Por Local ou Total.
- Se estiver configurada como Por Local, identifique o local contábil do funcionário em:
Funcionário > Históricos > Local Contábil > Local
Observação importante: Verifique se a empresa contabiliza por ela mesma ou por outra empresa (ex.: empresa padrão 9999). Consulte essa configuração em:
Configurador Inteligente > Aba Empresa > Campo Contabilização
Como corrigir:
- Acesse Configurações > Contas Contábeis > Local
- Visualize todas as contas configuradas e localize a tabela em questão (ex.: tabela 220).
- Verifique se há conta configurada para o local do funcionário.
- Caso não haja, solicite ao cliente que inclua a conta e gere novamente a contabilização.
¶ Outro exemplo de Diferença:
Outra eventualidade que pode gerar divergências refere-se a um erro na conta contábil vinculada a determinada tabela. Como exemplificado a seguir, constatamos que a tabela 3 - Horas Faltas está sendo registrada na conta contábil 1684 - Provisão para Férias, quando, na realidade, deveria ser lançada na conta 4328 - Salários e Ordenados.
Para correção:
É necessário verificar se a tabela contábil 3 se refere a uma conta por Local ou por Total. Para isso, acesse o menu: Cadastros > Contábeis > Tabela Contábil, localize a tabela 3 e consulte o campo "Nível Lançamento".
Em seguida, será preciso verificar o local contábil dos funcionários ou do funcionário com a inconsistência. Para isso, acesse o menu: Funcionários > Históricos > Local Contábil > Local.
Após, acesse as configurações das contas contábeis para proceder com a correção da conta equivocada. Para tanto, acesse o menu: Configurações > Contas Contábeis > Locais Contábeis > Configurações Locais Contábeis.
Ao acessar a tela, insira o local contábil do funcionário e gere o relatório.
Após o processamento, localize a tabela com o erro, no nosso caso, a tabela 3 - Horas Faltas, e corrija a conta contábil para a conta correta.
Conta incorreta:
Conta correta:
