Este manual descreve o passo a passo da rotina de criação de Layouts de Contabilização no Questor. Essa rotina é usada sempre que um cliente precisa exportar os lançamentos contábeis gerados a partir da folha de pagamento para importação em outro sistema contábil (de terceiros ou de outra base Questor).
Utilize a rotina de Layout de Contabilização sempre que:
Antes de iniciar a construção do layout, tenha em mãos:
Por que pedir os dois: O PDF nem sempre reflete fielmente o arquivo real. Já houve casos em que o PDF indicava, por exemplo, tamanho 10 para a conta contábil, mas o arquivo TXT de exemplo trazia 20 posições. Também é no arquivo modelo que se percebe o alinhamento (esquerda/direita) e o uso de aspas, informações que raramente vêm descritas no PDF.
Sempre que possível, tente identificar no arquivo modelo:
Sem os itens abaixo devidamente configurados, o layout não conseguirá ser testado nem entregue:
Atenção: Sem o módulo contábil liberado na personalização, não é possível cadastrar contas nem criar/vincular tabelas contábeis — o que impede toda a construção do layout.
Antes de criar o layout, gere o relatório: Relatório > Cálculos > Outros > Contabilização.e confirme que ele está fechando sem diferenças. Se o relatório está zerado, o arquivo gerado pelo layout também sairá correto.
Dica de diagnóstico: Se o relatório de contabilização estiver sem diferenças quando executado normalmente, mas o arquivo TXT gerado apresentar diferenças, verifique se o layout contábil está configurado como sintético, mude para analítico. Esse comportamento já foi identificado como uma situação onde o sistema "se perde" no modo sintético.
Arquivo de largura fixa: cada informação ocupa uma posição de início e fim predefinida dentro da linha, sem nenhum caractere separador entre os campos (as informações ficam "coladas"). É o mesmo princípio usado nos layouts de importação/conversão (ex.: posição 2 a 5 = código da empresa, posição 7 a 13 = número do contrato).
Arquivo variável: os campos são separados por um caractere delimitador (ponto e vírgula, vírgula ou pipe "|"). A presença de um separador repetido no arquivo modelo do cliente já indica que o layout é variável. Este é o tipo mais comum na prática — a grande maioria dos layouts construídos é variável.
Partida simples: o débito e o crédito de um mesmo lançamento aparecem em linhas separadas do arquivo.
Partida dobrada: débito e crédito do mesmo lançamento aparecem juntos, na mesma linha.
A rotina também permite indicar se o layout deve considerar a tabela contábil e se, além do lançamento contábil, deve ser gerada uma linha adicional de rateio por centro de custo.
O Questor já possui alguns layouts nativos prontos (chamados, por exemplo, de "Questor Separado", "Questor Completo", "Questor CC"). Eles são utilizados normalmente quando:
Esses layouts nativos só podem ser alterados pelo time de produto. Já os layouts criados pela rotina de Layout de Contabilização são de manutenção livre pela própria equipe.
Uso alternativo: Os layouts nativos (como o "Questor Separado") também podem servir de referência/modelo para sistemas de terceiros se adaptarem ao formato do Questor, quando o cliente tiver essa flexibilidade.
Caminho no sistema:
Configurações > Layouts Arquivos de Contabilização
Passo 1. Inserir um novo layout. O código do layout é sequencial e gerado automaticamente pelo sistema (não editável). Confirme que a opção "Duplicar" não está marcada, caso o objetivo seja criar um layout do zero.
Passo 2. Nome do layout. Preencha um nome descritivo (ex.: nome do escritório + sistema de destino), para facilitar identificação futura.
Passo 3. Nome do arquivo gerado. Defina, por meio de fórmulas, como o nome do arquivo de saída será montado. Um padrão sugerido: código da empresa + nome da empresa + competência. Alguns sistemas de terceiros exigem um nome de arquivo específico — confirme isso no PDF do layout do cliente.
Passo 4. Tipo de arquivo. Escolha entre TXT, Excel ou XML. Na prática, o mais utilizado é TXT (o próprio TXT pode depois ser aberto em Excel/CSV se necessário). O suporte a XML não é amplamente testado/utilizado pela equipe.
Passo 5. Tipo: Fixo ou Variável. Defina conforme identificado no arquivo modelo do cliente (ver seção 4.1).
Passo 6. Delimitador de coluna (se variável). Informe qual caractere separa as colunas (ponto e vírgula, vírgula ou pipe).
Comportamento do sistema: O campo de delimitador de coluna só é habilitado após uma primeira tentativa de salvar o layout sem essa informação preenchida — o sistema acusa a pendência e libera o campo em seguida. É um comportamento conhecido da rotina.
Passo 7. Natureza do lançamento (Partida simples/dobrada). Escolha conforme o padrão do sistema de destino, e defina também se será considerada a tabela contábil, se haverá geração de centro de custo e se será gerado um lançamento adicional de rateio.
Passo 8. Cabeçalho do arquivo. Defina se a primeira linha do arquivo deve conter um cabeçalho identificando cada coluna (alguns sistemas exigem, outros não).
Passo 9. Salvar. Ao salvar essa etapa, as informações de cabeçalho ficam gravadas e a tela libera a área de detalhamento das fórmulas (linha de dados) para edição.
Depois de salvo o cabeçalho, a montagem da linha de dados do arquivo é feita clicando com o botão direito do mouse dentro da área de detalhamento. Existem dois grupos de fórmulas:
Regra importante: O sistema não permite inserir nenhuma fórmula de centro de custo dentro de "Detalhe de Contas Contábeis" — a tentativa é bloqueada com mensagem de erro. Todo campo relacionado a centro de custo precisa estar em "Contas Gerenciais".
Ao inserir uma fórmula, é possível configurar:
Como confirmar se a fórmula está ativa: Um duplo clique sobre a fórmula deve reabrir a janela de configuração. Se a janela não abrir, a fórmula foi corrompida (geralmente por edição manual dos colchetes que envolvem o código) e precisa ser recriada.
| Campo | Fórmula / Origem | Observações |
|---|---|---|
| Código da empresa | Contas Contábeis → Empresa | Definir tamanho, alinhamento e preenchimento (zero/nulo) conforme exigido pelo sistema de destino. |
| Data do lançamento | Contas Contábeis → Data do lançamento | Permite escolher o separador de datas (barra, ponto, traço ou nenhum). |
| Conta contábil (única) | Contas Contábeis → Conta | Usar quando o layout do cliente pede apenas uma coluna de conta, independente de débito/crédito. |
| Conta débito / Conta crédito | Contas Contábeis → Conta (2 fórmulas) | Usar quando o layout exige colunas separadas para débito e para crédito. Quando não há valor para uma delas na linha, o sistema gera o campo em branco/zerado — a coluna deve existir mesmo assim, senão a importação no outro sistema falha. |
| Classificação contábil | Contas Contábeis → Classificação contábil | Retorna a numeração do plano de contas sem máscara (só números). |
| Classificação contábil formatada | Contas Contábeis → Classificação contábil formatada | Retorna a mesma informação, porém com a máscara de pontuação (ex.: 1.1.01.0001). |
| Centro de custo | Contas Gerenciais → Código do centro de custo | Só pode ser usada em "Contas Gerenciais". Ver procedimento detalhado na seção 6.3. |
| Natureza do lançamento (D/C) | Contas Contábeis → Natureza do lançamento | Retorna a letra que identifica se a linha é débito ou crédito. Normalmente 1 caractere; usada apenas uma vez por linha (o próprio sistema decide se é D ou C). |
| Valor do lançamento | Contas Contábeis → Valor do lançamento | Definir casas decimais (padrão 2) e separador decimal (ponto ou vírgula). |
| Valor do lançamento (centro de custo) | Contas Gerenciais → Valor do lançamento CC | Fórmula específica e diferente da anterior — deve ser usada na linha/coluna de valor vinculada ao centro de custo. Ver alerta na seção 6.3. |
| Código do histórico | Contas Contábeis → Código do histórico | Código interno do histórico de lançamento configurado no Questor. |
| Descrição do histórico | Contas Contábeis → Descrição do histórico | Texto do histórico do lançamento (não confundir com descrição do centro de custo). |
| Texto fixo | — | Usada quando o layout do outro sistema exige um valor sempre igual (ex.: código de filial fixo "1", ou uma letra fixa exigida pelo cliente). |
| Espaço em branco | — | Cria um espaço reservado de N caracteres. Muito usada como "placeholder" ao montar a linha de centro de custo (ver seção 6.3). |
Como o centro de custo só pode ser inserido em "Contas Gerenciais", e essa área é separada da linha principal de "Contas Contábeis", o procedimento recomendado é:
Passo 1. Na linha principal (Contas Contábeis) no ponto onde o centro de custo deveria aparecer, insira a fórmula "Espaço em branco" com o mesmo tamanho de caracteres que o centro de custo ocupará (ex.: 10 caracteres).
Passo 2. Copie a linha inteira e cole-a logo abaixo, criando uma segunda linha de fórmulas idêntica à primeira.
Passo 3. Na linha copiada (Contas Gerenciais) substitua apenas a fórmula de "Espaço em branco" pela fórmula real de centro de custo, mantendo todas as demais fórmulas na mesma ordem e posição da linha de cima — a ordem não pode mudar, senão o layout desalinha.
Atenção ao valor do lançamento na linha de centro de custo: Ao montar a linha de "Contas Gerenciais", não reaproveite a fórmula comum de "Valor do lançamento" vindo da linha de cima. Existe uma fórmula específica ("Valor do lançamento CC") para essa linha. Usar a fórmula errada não gera erro no sistema, mas os valores do arquivo final não batem com o relatório contábil — esse é um erro recorrente e difícil de perceber sem conferência.
Caso o layout do cliente exija que o texto fixo (ex.: a letra inicial do nome da empresa) venha antes do próprio centro de custo, basta adicionar a fórmula de texto fixo antes da fórmula de espaço em branco/centro de custo, respeitando a ordem exigida pelo modelo do cliente.
Passo 1. Acesse o Configurador Inteligente.
Passo 2. Vá até a aba de configuração da empresa, nos parâmetros de contabilização. Ali constam as opções de contabilizar tudo / sem provisões / com provisões, a empresa padrão e o campo Código do layout.
Passo 3. Informe o número do layout criado no campo Código do layout, e salve.
Passo 1. Acesse a rotina de geração de arquivos de contabilização. Selecione a opção "Layout variável – Exportação" (ou a opção equivalente ao tipo configurado).
Passo 2. Informe a pasta de destino onde o arquivo deverá ser salvo.
Passo 3. Confirme a competência É necessário que exista folha processada na competência selecionada — sem isso, apenas o cabeçalho é gerado, sem os dados de lançamento.
Passo 4. Execute a geração.
Ferramenta recomendada para conferência: Utilize um editor como o Notepad++ para abrir o arquivo gerado: ele atualiza automaticamente o conteúdo sempre que o arquivo é gerado novamente, sem precisar fechar e reabrir.
Compare o arquivo gerado com o relatório: Relatório > Cálculos > Outros > Contabilização. Se os valores batem e o relatório está sem diferenças, o layout está correto.
Quando o cliente possui duas bases Questor separadas (uma só de folha, outra só de contabilidade), o arquivo gerado por um layout nativo (ex.: "Questor Separado") pode ser importado diretamente na outra base, pelo caminho:
Módulo Contábil → Utilitários → Integração → Integração da Folha.