¶ Como contabilizar a Folha de Pagamento? - Questor Cloud
É possível realizar a contabilização da folha de pagamento e das provisões de 13º salário e férias com integração direta ao módulo contábil do Questor, além de gerar arquivos para exportação de salários em outros sistemas.
Em regra geral, a contabilização é realizada por regime de competência. A configuração das contas contábeis é definida em uma empresa padrão e pode ser utilizada por todas as empresas que compartilham o mesmo plano de contas.
¶ Conceitos e definições dos cadastros
Será nas tabelas contábeis que será definida a forma, os históricos e o nível de lançamento em que os valores da folha serão integrados ao contábil.
As tabelas contábeis também recebem as contas contábeis de acordo com o plano de contas.
A contabilização avalia a configuração das contas pelo Histórico de Local Contábil do funcionário.
¶ Configurações no sistema
A empresa padrão é definida em Operações > Folha de Pagamento - Configurações > Configurador Unificado, na aba Empresa.
A opção de Contabilização define como a folha será tratada no processo de integração.
Campos:
- Contabiliza: Define se a folha e as provisões serão contabilizadas.
- Sim, tudo: Contabiliza a folha e as provisões.
- Sim, sem provisões: Contabiliza a folha de pagamento, mas não contabiliza as provisões de férias e 13º salário.
- Não: Informa que a empresa não realiza a contabilização da folha de pagamento.
- Grupo Tabela Contábil: Informa o grupo de tabela contábil. O padrão do sistema, configurado como partida simples, é o grupo 0. É necessário configurar outro grupo caso algumas empresas do banco de dados contabilizem por partida simples e outras por partida dobrada.
- Empresa: Informa a empresa utilizada como padrão para a contabilização. Essa empresa deve estar configurada com as contas contábeis. Se o campo estiver sem informação, será utilizada a configuração de acordo com as contas da própria empresa selecionada no F7.
- Código Layout: Esse campo é preenchido somente quando for desenvolvido um layout específico para geração do arquivo da contabilização para exportação em outro sistema.
¶ Configuração da Filial
Em Operações > Folha de Pagamento - Configurações > Configurador Unificado, na aba FILIAL, é configurado o relacionamento do código da filial da folha com o código da filial no contábil.
O campo filial corresponde à filial do módulo folha de pagamento e o campo filial contábil corresponde ao código da filial no módulo contábil. Quando a contabilização é integrada diretamente da folha para o módulo contábil do Questor, os dois campos devem estar iguais.
¶ Tabela Contábil
Em Todos os Recursos, pesquise por Tabela Contábil. Nessa opção, é definido como os valores da folha serão levados ao contábil.
Campos:
- Forma: Define se a contabilização será sintética, levando o valor da conta somado por local contábil, ou analítica, por funcionário.
- Histórico: Define a descrição interna do histórico do valor contabilizado, incluindo histórico e complemento que serão levados ao contábil.
- Tipo Lançamento: Define se o lançamento será débito, crédito ou ambos, conforme a tabela contábil.
- Nível de lançamento: Define se o valor será levado ao contábil em contas diferentes por local contábil ou em uma única conta no contábil quando o nível for total.
A vinculação do local contábil é realizada em Operações > Folha de Pagamento - manutenção de contratos > Históricos Locais Contábeis. Se o campo local contábil rateio estiver como Funcionário, o sistema sempre levará as contas de acordo com o local contábil informado no histórico do próprio funcionário. Se o campo estiver com a opção outra empresa e a empresa tiver rateio, o sistema levará as contas configuradas no local contábil informado na outra empresa, de acordo com a configuração em Operações > Folha de Pagamento - terceiros > Configurações Outras Empresas.
A conferência e a configuração das contas contábeis são feitas na empresa padrão pelo módulo gerenciador de empresas em Outros > Configurações > Contas Contábeis > Locais Contábeis, quando o nível de lançamento da tabela contábil for Local Contábil, e em Outros > Configurações > Contas Contábeis > Empresas, quando o nível de lançamento da tabela contábil for Total.
¶ Duplicar as Configurações Contábeis
É possível duplicar as contas contábeis de uma empresa para outra e de um local contábil para outro em:
Configurações > contas contábeis > locais contábeis > duplicação das configurações contábeis.
Campos:
- Tipo: Quando utilizada a opção empresa, duplica as configurações do local contábil de uma empresa para outra. Quando utilizada a opção Local Contábil, faz a duplicação de um local contábil para outro dentro da mesma empresa.
- Empresa Origem: Informa a empresa que está com as configurações dos locais contábeis.
- Local Contábil Empresa: Informa o local contábil que deseja duplicar.
- Empresa Destino: Informa a empresa que está sem configurações.
- Grupo Tabela Contábil Origem: Informa o grupo de tabela contábil utilizado pela empresa origem.
- Grupo Tabela Contábil Destino: Informa o grupo de tabela contábil utilizado pela empresa destino.
Em Outros > Configurações > Contas Contábeis, existem mais três formas de contabilização por Funcionário, por Terceiro e por Outra empresa. Nesse local, é possível informar uma exceção de rateio, onde uma determinada tabela contábil terá uma conta específica para Funcionário, Terceiro ou Outra empresa.
¶ Relatório de conferência
Menu: Obrigações > Folha de Pagamento > Contabilização > Relatório Contabilização.
Informe os parâmetros desejados para a emissão do relatório e execute. O sistema abrirá uma nova página com o relatório.
Também é possível verificar as diferenças através da prévia de contabilização disponível em Todos os recursos, pesquisando por prévia contabilização ou Consulta Contabilização.
¶ Geração do Arquivo para Contabilização
⚠️ Atenção! A geração deve ser realizada somente após o fechamento da folha mensal e o cálculo das provisões.
Menu: Obrigações > Folha de Pagamento > Contabilização > Contabilização.
Preencha os campos necessários para a contabilização e clique em Executar.
Campos:
- Empresa: Informe o código da empresa que irá contabilizar.
- Período de Cálculo: Informe o período de cálculo que será contabilizado.
- Data de lançamento: Informe a data em que os lançamentos serão contabilizados.
- Tipo de Contabilização: Define a forma de geração da contabilização.
- Integração Contábil: Contabiliza para o módulo Contabilidade do sistema Questor.
- Exportação para arquivo: Salva os dados da contabilização em arquivo para contabilizar em outro sistema.
- Tipo Arquivo Texto: Esse campo é habilitado apenas quando o Tipo de Contabilização for Exportação para arquivo. Nele, deve ser escolhido um dos layouts disponíveis para gerar o arquivo de contabilização.