¶ Como Importar XML do portal eSocial?
Visando simplificar a implantação de empresas que transitam de outros escritórios ou sistemas para o Questor, e visando tornar ainda mais ágil o processo de download de XML, temos o prazer de anunciar que, a partir da versão 23.11.0.0, está disponível uma nova rotina.
Essa rotina permite efetuar os downloads dos arquivos XML diretamente do portal do eSocial por meio de uma API. Este avanço representa um passo significativo para facilitar e otimizar a gestão de cadastros, proporcionando maior eficiência e praticidade aos nossos usuários durante o processo de migração para o Questor.
¶ Pré-requisitos:
- Estar com a versão 23.11.0.0 ou superior;
- Enviar o certificado para a central de certificados.
- Nos casos em que é utilizado outorga, também é preciso ter cadastrado no e-Cac a procuração digital.
¶ Como funciona a rotina?
Acessar o menu: Obrigações / Folha de Pagamento / eSocial opção Área de Importação XML.
¶ 1º Passo - Execução Download.
No menu Central de Downloads - XML, acessar a opção Execução Downloads. Nesta tela serão informadas as datas inicial e final para o download dos arquivos.
Campos a preencher:
Código Empresa: Informar o código da empresa que deseja realizar os downloads.
Data Inicial: Informar a data inicial que será realizado os downloads.
Data Final: Informar a data final que será realizado os downloads.
E clicar em Executar.
¶ Ações:
Executar: Ação para a geração dos registros, após acionar a opção "Executar" na tela, os registros serão gerados e estarão disponíveis na etapa "Agendados" da tela de Controle de Download.
Importante: No portal do eSocial, é possível efetuar o download de dados para um período de até 31 dias, especificando apenas as datas inicial e final. No sistema Questor, não há a necessidade de inserir manualmente um intervalo de 31 dias, pois o sistema realizará automaticamente a segmentação das datas. Por exemplo, ao informar a data inicial como 08/01/2018 e a data final como 31/07/2023, o Questor gerará solicitações de download segmentadas em períodos de 31 dias para facilitar as solicitações realizadas no portal do eSocial.
¶ 2º Passo - Controle Download.
No menu Central de Downloads - XML, acessar o menu Controle Download. Nessa tela ficará os registros gerados.
- Card Agendados: Nesse card engloba todos os registros gerados para download que ainda não foram encaminhadas à API.
Nesse card, é preciso selecionar os registros desejados e clicar na ação "Enviar Registros" para encaminhá-los à API, possibilitando, em seguida, que a API faça a realização da solicitação no portal do eSocial.
Estará disponível nesse card a ação “Enviar Registros”
- Card Processando: Nesse card apresentamos os registros enviados para efetuar o download, mas ainda aguardam o retorno do processamento.
Nesse card, é necessário que o usuário clique na ação "Atualizar Registros" para que as etapas do registro enviado à API sejam atualizadas no campo de Observação. É importante que o usuário continue clicando na ação de atualização até que o processo seja concluído e o registro, seja movido para as categorias "Verificar" ou "Concluído".
Estará disponível nesse card a ação "Atualizar Registros"
- Card Verificar: Inclui os registros cuja solicitação foi realizada, porém, encontrou algum impedimento para conclusão do processo.
Estará disponível nesse card as ações “Reprocessar Consulta” e “Transferir para Concluídos com Intervenção”
- Card Concluído: Este card destaca os registros que tiveram o processamento concluído com êxito, seja de maneira automática ou por intervenção do usuário.
Estará disponível nesse card a ação “Baixar XMLs”
¶ Actions:
- Enviar Registros
Responsável por encaminhar as informações para a API.
- Atualizar Registros
Mantém as informações da grade atualizadas, assim como o status da consulta, refletindo a evolução nas diversas etapas do processamento. Cada vez que é atualizado os registros, é verificado na API em qual etapa estão os registros e atualizado a informação no campo Observação.
- Transferir para Concluídos com Intervenção
Essa funcionalidade é recomendada nos casos em que o usuário deseja movimentar um registro específico para a categoria "Concluído com Intervenção". Isso ocorre quando o usuário entende que não há necessidade de continuar o processamento daquela Solicitação. Ao realizar essa ação, é essencial fornecer uma justificativa no campo de observações.
- Reprocessar Consulta
Realizar o reprocessamento dos registros que foram direcionados para o card "Verificar", transferindo-os para o card "Agendados". Isso possibilita o envio novamente do mesmo período para solicitação.
- Baixar XMLs
Esta funcionalidade está disponível nos casos em que o usuário deseja efetuar o download dos arquivos para sua máquina local após os registros terem sido movidos para o card "Concluído".
¶ Informações Importantes:
- Armazenamento dos arquivos baixados: Ao mover os registros para o card "Concluído" e identificar arquivos no portal do eSocial, estes são armazenados na API por um período de 90 dias. Ao utilizar a ação "Baixa XMLs", o sistema Questor realiza a busca dos arquivos zip na API e os disponibiliza para o usuário. É necessário informar um diretório para que esses arquivos sejam salvos na máquina local.
- Utilização dos arquivos baixados na Importação da admissão: Após os registros serem movidos para o card "Concluído" e contendo arquivos, torna-se possível realizar a importação destes sem a necessidade de efetuar o download manual. Nos processos de Importação da Admissão, você encontrará a opção "Central de Download XML" no campo "Origem Importação XML". Ao selecionar esta opção, a importação dos arquivos utilizará diretamente os arquivos zip armazenados na API. O processo buscará, descompactará e importará automaticamente os arquivos para o sistema após acionar a ação "Executar".
Ao concluir o processo, se houver arquivos que ocorreram erros, será apresentado uma mensagem em tela, pedindo se o usuário deseja realizar a baixa desses arquivos, ao clicar em, sim, será aberto um campo para o usuário informar o diretório para salvar esses arquivos na máquina local, se clicar em não, os arquivos serão descartados.
Importante: A importação pela Central de Downloads XML é permitida apenas uma vez para cada XML baixado. Ao executar a importação com essa opção, fica registrado no banco de dados que a importação já foi concluída para esses arquivos, impossibilitando a repetição do processo. Durante a importação, é crucial não fechar o sistema até que o processo seja totalmente finalizado.
Somente após baixar novos arquivos será possível realizar novamente a importação utilizando a Central de Downloads.
Ao concluir o processo, o usuário pode prosseguir normalmente com as demais etapas em cada tela.