¶ Como realizar a contabilização da folha de pagamento?
¶ Conceitos e definições dos cadastros
É possível realizar a contabilização da folha de pagamento e das provisões de 13º salário e férias, integrando diretamente ao módulo contábil do Questor ou gerando arquivos para exportação dos lançamentos em outros sistemas.
Em regra geral, a contabilização é realizada por regime de competência.
Normalmente, é definida uma empresa que será utilizada como padrão para a contabilização. Nessa empresa, é realizada toda a configuração das contas contábeis, e essa configuração pode ser utilizada por todas as empresas que utilizarem o mesmo plano de contas. Nas bases de implantação, a empresa 9999 vem configurada com as contas de acordo com o plano de contas padrão.
As tabelas contábeis terão vínculo com os eventos calculados na folha de pagamento e com o cálculo de provisões.
Será nas tabelas contábeis que será definida a forma, os históricos e o nível de lançamento com que os valores da folha serão integrados no contábil.
Nas tabelas contábeis serão informadas as contas contábeis de acordo com o plano de contas.
A contabilização avalia a configuração das contas pelo Histórico de Local Contábil do funcionário.
¶ Configurações no sistema
A empresa padrão é definida em Configurações > Configurador Inteligente na aba Empresa.
A opção de contabilização define como os lançamentos da folha serão tratados.
Contabiliza.
- Sim, tudo: Contabiliza a folha e as provisões.
- Sim, sem provisões: Contabiliza a folha de pagamento, mas não contabiliza as provisões de férias e 13º salário, que utilizam as tabelas contábeis a partir da 1500 e 1600.
- Não: Informa que a empresa não realiza a contabilização da folha de pagamento.
Grupo Tabela Contábil: Informa o grupo de tabela contábil. O padrão do sistema, configurado como partida simples, é o grupo 0. É necessário configurar outro grupo caso algumas empresas do banco de dados contabilizem por partida simples e outras por partida dobrada.
Empresa: Informa a empresa utilizada como padrão para a contabilização. Essa empresa deve estar configurada com as contas contábeis. Se o campo estiver sem informação, será utilizada a configuração da própria empresa selecionada no F7.
Código Layout: Preencha esse campo somente quando houver um layout específico desenvolvido para a geração do arquivo de contabilização para exportação em outro sistema.
Filial: Em Configurações > Configurador Inteligente na aba FILIAL, é configurado o relacionamento do código da filial da folha com o código da filial no contábil. O campo filial é a filial do módulo folha de pagamento e o campo filial contábil é o código da filial no módulo contábil. Quando a contabilização é integrada diretamente da folha para o módulo contábil do Questor, os dois campos devem estar iguais.
¶ Tabela Contábil
Em Cadastros > Contábeis > Tabela Contábil é definida a forma como os valores da folha serão levados para o contábil.
Forma: Define se a contabilização será sintética, levando o valor da conta somado por local contábil, ou analítica, por funcionário.
Histórico: Define a descrição do histórico do valor contabilizado, além do histórico e complemento que serão levados para o contábil.
Tipo Lançamento: Conforme a tabela contábil, as opções são débito, crédito ou ambos.
Nível de lançamento: Quando o nível de lançamento é local contábil, o valor será levado ao contábil em contas diferentes de acordo com o local contábil. Quando o nível de lançamento é total, todo o valor da folha de uma determinada tabela contábil será levado em uma única conta no contábil.
A vinculação do local contábil é realizada em Funcionários > Históricos > Local Contábil > Local, onde, se o campo "Local contábil rateio" estiver como Funcionário, o sistema sempre levará as contas de acordo com o local contábil informado no próprio histórico do funcionário. Se o campo estiver com a opção Outra empresa e a empresa tiver rateio, o sistema levará as contas configuradas no local contábil informado na outra empresa, conforme a configuração em Terceiros > Outras Empresas > Configurações Outras Empresas.
A conferência e configuração das contas contábeis é feita na empresa padrão em Configurações > Contas Contábeis > Locais Contábeis > Configuração Locais Contábeis quando o nível de lançamento da tabela contábil for Local Contábil e em Configurações > Contas Contábeis > Empresas > Configuração Contas Contábeis quando o nível de lançamento da tabela contábil for Total.
Também é possível visualizar as contas contábeis e alterá-las em Configurações > Contas Contábeis > Locais Contábeis > Tabelas contábeis por local contábil quando o nível de lançamento da tabela contábil for Local Contábil e em Configurações > Contas Contábeis > Empresas > Tabelas contábeis por empresa quando o nível de lançamento da tabela contábil for Total.
¶ Duplicar as Configurações Contábeis
É possível duplicar as contas contábeis de uma empresa para outra e de um local contábil para outro em Configurações > Contas Contábeis > Locais Contábeis > Duplicação das Configurações Contábeis.
Tipo: Informa o tipo de duplicação. Quando for utilizada a opção empresa, o sistema duplica as configurações do local contábil de uma empresa para outra.
Empresa Origem: Informa a empresa que está com as configurações dos locais contábeis.
Local Contábil Empresa: Informa o local contábil que deseja duplicar.
Empresa Destino: Informa a empresa que está sem configurações.
Grupo Tabela Contábil Origem: Informa o grupo de tabela contábil utilizado pela empresa origem.
Grupo Tabela Contábil Destino: Informa o grupo de tabela contábil utilizado pela empresa destino.
Em Configurações > Contas Contábeis > Empresas > Duplicar tabelas contábeis por empresa também é possível duplicar configurações entre empresas.
Empresa Origem: Informa a empresa que tem as configurações das contas contábeis.
Grupo Tabela Contábil Origem: Informa o grupo de tabela contábil utilizado pela empresa origem.
Empresa Destino: Informa a empresa que está sem a configuração das contas na configuração de empresa.
Grupo Tabela Contábil Destino: Informa o grupo de tabela contábil utilizado pela empresa destino.
Em Configurações > Contas Contábeis existem mais três formas de contabilização por Funcionário, por Terceiro e por Outra empresa. Nesse local, é possível informar uma exceção de rateio, em que uma determinada tabela contábil terá uma conta específica para Funcionário, Terceiro ou Outra empresa.
¶ Relatórios para conferência
O relatório para conferência da contabilização está disponível em Relatórios > Cálculo > Outros > Contabilização ou em Áreas de Trabalho > Provisões - Relatório - Contabilização - Relatório Contábil. Para identificar diferença de contabilização, liste esse relatório por funcionário ou, se houver muitos funcionários na empresa, por grupo de funcionários, como 1..100, sempre observando se na última linha da última página existe diferença. Se houver, reduza o filtro até encontrar o funcionário ou os funcionários com diferença.
Também é possível verificar as diferenças por meio da prévia de contabilização, disponível em Consultas > Prévia contabilização ou em Consulta > Consulta Contabilização.
Depois de encontrar o funcionário com diferença, verifique o valor da diferença e compare com a folha de pagamento do funcionário para conferir se existe algum evento com esse valor. Se houver, verifique o evento e, se ele tiver tabela contábil, confira em Cadastros > Contábeis > Tabela Contábil o nível de lançamento e, depois, verifique na configuração das contas se a conta contábil está informada. Se não estiver, informe.
Contabilizar pagamento de terceiros: Se desejar contabilizar o pagamento de terceiros, informe no lançamento um local contábil com as contas configuradas das tabelas 2200 a 3000. Se desejar contabilizar apenas alguns pagamentos de terceiros, altere as tabelas contábeis da 2200 a 3000 para nível de lançamento local contábil / local contábil a débito e crédito e informe as contas nos locais contábeis que deseja contabilizar. Nos lançamentos de pagamento de terceiros que não desejar contabilizar, informe local contábil zero.
¶ Geração do Arquivo para Contabilização
⚠️ Atenção! A geração deve ser feita somente após o fechamento da folha mensal e o cálculo das provisões.
Menu: Arquivos > Contabilização ou em Áreas de Trabalho > Provisões – Contabilização - Integração Contábil.
⚠️ Atenção! Não é necessário gerar a contabilização nas duas opções disponíveis. Ao realizar em apenas uma delas, os mesmos dados serão gerados, desde que sejam informadas as mesmas configurações. Se forem configurados dados diferentes, pode ocorrer duplicação dos lançamentos no módulo contábil.
Campos a serem preenchidos.
Empresa: Informa o código da empresa que terá a contabilização efetuada.
Período de Cálculo: Informa o período que deseja contabilizar.
Data de Lançamento: Informa a data de lançamento em que os lançamentos serão gravados no módulo contábil. Normalmente, é o último dia do mês.
Tipo de Contabilização: Define a forma de geração dos lançamentos.
- Integração Contábil: Utilizada quando deseja integrar automaticamente os lançamentos da folha de pagamento com o módulo contábil.
- Exportação para Arquivo: Utilizada quando deseja salvar um arquivo para importação em outro sistema dos lançamentos contábeis.
Tipo Arquivo Texto: Configure esse campo quando, em Tipo de Contabilização, for utilizada a opção Exportação para Arquivo. Informe em qual dos layouts disponíveis deseja exportar o arquivo com os lançamentos contábeis.
Documento/Grupo Processamento/Empresa/Filial: São campos de filtro, que devem ser preenchidos conforme a necessidade.
Após configurar, clique em Executar.