¶ Como Utilizar TimeSheet?
A funcionalidade tem por objetivo, atender empresas que desejam controlar junto a seus contratos o tempo que seus usuários (colaboradores) vêm empregando em cada contrato (trabalho).
O timesheet possibilita ainda que além dos valores fixos, já definidos em contrato, valores “extras” sejam agregados através de serviços variáveis. Com o intuito de controlar o tempo qual o funcionário executa suas atividades, o timesheet permite validar o tempo trabalhado.
Exemplo: Caso o funcionário possua uma carga horária de 08:00 horas diárias, e no dia anterior ao atual (logado) não possua essas horas lançadas, o Questor fará a validação, e o colaborador terá que informar as horas faltantes antes de qualquer atividade no software.
O timesheet possibilita uma visão ampla ao gestor, principalmente das tarefas atreladas a cada funcionário e contratos em execução.
Faturamento > Cadastro > Funcionários
Gerenciador Empresas > Cadastro Usuário
Faturamento > Contratos
Horas Contrato
Históricos
TimeSheet
Faturamento
Fechamento
Essas rotinas acima foram as de principal impacto para utilização da funcionalidade.
Claro, contemplando com as rotinas de:
- Contratos
- Geração de Nfs-e (através contratos)
- Faturamento agrupado Nfs-e
Acessando o menu: Faturamento > Cadastro > Funcionários
Acima, podemos notar o cadastro de funcionários, caso a empresa pretenda controlar as horas de atividades do colaborador, deve informar o total de HORAS EXPEDIENTE.
O cadastro de departamento e gerente poderá ser utilizado para filtros e emissão de relatórios posteriores.
No exemplo acima, podemos notar o cadastro de usuários, caso a empresa pretenda controlar as horas de atividade do colaborador, deve informar obrigatoriamente a configuração “Valida Lançamento Time Sheet” – SIM.
Além da configuração acima, junto ao usuário em questão um funcionário deverá ser alocado. Dessa forma o usuário logado ao sistema ficará diretamente ligado ao funcionário, e suas horas de expediente.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Horas Contrato
Podemos notar o cadastro das diversas horas quais a empresa pode trabalhar e “amarrar” junto a seus contratos.
Um exemplo simples de entender seria a utilização em um escritório contábil, onde cada área tem um “valor” de hora que será alocado junto ao contrato.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Cadastro Contratos > Detalhamento > Horas Contrato
Para melhor entendimento podemos notar no exemplo, as horas sendo “alocadas” a cada contrato, ou seja, já foi definido junto ao contrato quais seriam as horas que a empresa cobraria do seu cliente em casos de horas lançadas de: Digitador; Conferente; Gestor
A Hora informada como PADRÃO será sempre sugerida ao lançar o timesheet do contrato em questão.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Históricos
Podemos notar o cadastro de um Histórico, qual será utilizado no lançamento do TimeSheet, caso seja marcado como Estrangeiro SIM, o histórico somente será listado em contratos qual a entidade utilizada for ESTRANGEIRA, e também pode ser definida a obrigatoriedade de informar complementar no lançamento do timesheet caso o histórico em questão seja utilizado.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > TimeSheet
Acima no exemplo demostra um lançamento especifico de TimeSheet, onde obrigatoriamente um funcionário (sugerindo o funcionário vinculado ao usuário logado), contrato e hora lançada (sugerindo a hora que foi definida como padrão no contrato) deverão ser informadas.
O lançamento também contempla a hora início e hora fim da atividade, assim como se o lançamento será FATURADO ou não.
A questão faturamento poderá ser entendida melhor. Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Faturamento
No exemplo, podemos notar a tela de Faturamento, onde o usuário poderá informar filtros como CONTRATO, onde TODOS os timesheets lançados para o contrato em questão (junto com a opção faturar = sim) serão listados.
Após a análise, o usuário poderá entre todos os lançamentos escolhidos gerar um único serviço variável para o contrato em questão.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Cadastro Contratos > Detalhamento > Serv. Variáveis
Acima, ha um serviço variável gerado junto ao contrato através de um lançamento de timesheet.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Gerar Nota Fiscal
No exemplo, podemos notar junto a tela de faturamento de serviços (contratos) o serviço fixo junto ao serviço variável gerado através do timesheet.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Fechamento Período
No cadastro dos períodos de lançamento de timesheet, ou seja, tal funcionalidade determinará se lançamentos poderão ser ou não efetuados/editados no período (Aberto/Fechado).
Considerações Finais
Junto ao menu Faturamento > Relatórios > Contratos o usuário poderá encontrar relatórios de conferência de lançamento e serviços gerados através do timesheet.
A validação de horas lançadas sempre se dará no dia seguinte, ou seja, caso os lançamentos não cheguem ao mínimo definido no cadastro do funcionário, ao acessar o Questor o usuário somente conseguirá “corrigir” os lançamentos de timesheet, ou lançar horas faltantes, ficando indisponível qualquer outra funcionalidade junto ao software.
O timesheet pode ser utilizado da forma que mais se adapte à realidade da empresa, trabalhando em conjunto com o faturamento e controle de contratos, ou simplesmente controlando as atividades/horas lançadas pelo usuário no decorrer do dia.