¶ Como Utilizar TimeSheet?
A funcionalidade tem por objetivo, atender empresas que desejam controlar junto a seus contratos o tempo que seus usuários (colaboradores) vêm empregando em cada contrato (trabalho).
O timesheet possibilita ainda que além dos valores fixos, já definidos em contrato, valores “extras” sejam agregados através de serviços variáveis. Com o intuito de controlar o tempo qual o funcionário executa suas atividades, o timesheet permite validar o tempo trabalhado.
Exemplo: Exemplo: Caso o funcionário possua uma carga horária de 08:00 horas diárias e, no dia anterior ao atual (logado), não tenha essas horas devidamente lançadas, o Questor realizará uma validação. Nesse caso, o colaborador será obrigado a registrar as horas faltantes antes de iniciar qualquer atividade no sistema.
O timesheet proporciona uma visão ampla ao gestor, especialmente sobre as tarefas vinculadas a cada funcionário e aos contratos em andamento, auxiliando no acompanhamento da produtividade e no cumprimento das obrigações contratuais.
- Faturamento > Cadastro > Funcionários
- Gerenciador Empresas > Cadastro Usuário
- Faturamento > Contratos
- Horas Contrato
- Históricos
- TimeSheet
- Faturamento
- Fechamento
Essas rotinas mencionadas acima representam os principais impactos para a utilização eficaz da funcionalidade, especialmente no controle de apontamentos e validações de horas.
Além disso, a funcionalidade está integrada com rotinas essenciais, como:
- Contratos
- Geração de NFS-e por meio dos contratos
- Faturamento agrupado de NFS-e
Acessando o menu: Faturamento > Cadastro > Funcionários podemos notar o cadastro de funcionários, caso a empresa pretenda controlar as horas de atividades do colaborador, deve informar o total de HORAS EXPEDIENTE.
Caso a empresa deseje controlar as horas de atividade dos colaboradores, é obrigatório configurar a opção “Valida Lançamento Time Sheet” como SIM. Além disso, o usuário cadastrado deve estar vinculado a um funcionário. Com isso, o sistema relaciona diretamente o usuário logado ao respectivo funcionário, permitindo o registro correto das horas de expediente.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Horas Contrato, é possível visualizar o cadastro das diferentes horas de trabalho que a empresa pode utilizar e vincular aos seus contratos. Um exemplo prático seria em um escritório de contabilidade, onde cada área (como fiscal, contábil ou trabalhista) possui um valor específico por hora, que será associado aos contratos dos clientes.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Cadastro Contratos > Detalhamento > Horas Contrato, é possível visualizar, no exemplo, as horas já alocadas a cada contrato. Isso significa que foi previamente definido quais tipos de hora (como Digitador, Conferente, Gestor) a empresa cobrará do cliente em caso de lançamento de horas extras ou adicionais. A hora marcada como PADRÃO será sempre a sugerida automaticamente ao registrar o timesheet desse contrato, facilitando o preenchimento e garantindo consistência nos lançamentos.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Históricos, é possível visualizar o cadastro de históricos que serão utilizados nos lançamentos do timesheet. Se o campo "Estrangeiro" estiver marcado como SIM, o histórico será exibido apenas em contratos vinculados a entidades estrangeiras. Além disso, é possível configurar se será obrigatório preencher o campo "complementar" no momento do lançamento do timesheet, sempre que esse histórico for selecionado.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > TimeSheet, é possível visualizar um exemplo de lançamento específico, onde é obrigatório informar o funcionário (preferencialmente vinculado ao usuário logado), o contrato e a hora lançada (sugerida automaticamente com base na hora padrão definida no contrato). Também devem ser preenchidos o horário de início e término da atividade, além da indicação se o lançamento será faturado ou não.
A questão do faturamento pode ser melhor compreendida acessando o menu: Faturamento > Contratos > Faturamento. Nessa tela, o usuário pode aplicar filtros, como o contrato, para listar todos os timesheets lançados com a opção "Faturar = Sim" para o contrato selecionado. Após a análise dos lançamentos, é possível gerar um único serviço variável consolidado para o contrato em questão.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Cadastro Contratos > Detalhamento > Serv. Variáveis,é possível visualizar o serviço variável gerado automaticamente no contrato a partir de um lançamento de timesheet.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Gerar Nota Fiscal, é possível visualizar, na tela de faturamento de serviços, tanto os serviços fixos do contrato quanto os serviços variáveis gerados a partir dos lançamentos de timesheet.
Acessando o menu: Faturamento > Contratos > Fechamento Período, é possível cadastrar os períodos de lançamento do timesheet. Essa funcionalidade define se os lançamentos poderão ou não ser realizados ou editados, de acordo com o status do período (Aberto ou Fechado).
Junto ao menu Faturamento > Relatórios > Contratos o usuário poderá encontrar relatórios de conferência de lançamento e serviços gerados através do timesheet.
A validação das horas lançadas ocorre sempre no dia seguinte. Caso os lançamentos não atinjam o mínimo definido no cadastro do funcionário, ao acessar o Questor, o usuário só poderá corrigir os lançamentos de timesheet ou lançar horas faltantes, ficando indisponível qualquer outra funcionalidade do software até que a situação seja regularizada.
O timesheet pode ser utilizado de acordo com as necessidades da empresa, seja integrando com o faturamento e controle de contratos, ou simplesmente monitorando as atividades e horas lançadas pelos usuários ao longo do dia.