¶ Como Utilizar Gestão de Contratos?
Esse processo consiste em atender empresas que possuem a necessidade de controle de seus serviços (fixos ou variáveis) através de contratos.
A funcionalidade além de gerenciar a periodicidade do contrato, possibilita uma manutenção simples e funcional dos valores contratuais, além disso permite ao usuário a geração de notas de serviço através do contrato, levando em consideração os valores e a periodicidade.
Ao decidir iniciar a utilização dos contratos, orienta-se ao cliente verificar as configurações existentes junto ao menu:
Faturamento > Configurações > Configurações Contratos de Gestão
Série Padrão Contratos: Sugere a série da NFS-e para gerar Nota a partir do contrato.
Natureza Padrão Contratos: Sugere a Natureza padrão para gerar Nota a partir do contrato.
Utilizar Natureza do Serviço: Caso marcado como SIM, sempre irá gerar Nota com a Natureza de estoque informada no cadastro do serviço, desconsiderando a natureza padrão.
Filtrar Venc. Valor Variável de Acordo com Data de Login do Sistema: Filtra os vencimentos dos serviços de valor variável com base na data em que o usuário acessou o sistema.
Filtrar Venc. Valor fixo de Acordo com Data de Login do Sistema: Filtra os vencimentos dos serviços de valor fixo de acordo com a data de login do usuário no sistema.
Valida Data do Vencimento de Acordo com Data do Servidor: Valida o vencimento dos serviços utilizando a data atual do servidor, garantindo consistência no controle de prazos.
Gerar Equipamento para Ordem de Serviço de Acordo com o Contrato: Gera automaticamente os equipamentos da ordem de serviço com base nas informações do contrato.
Gerar Valor Materiais/Observação Notas Vinculadas ao Contrato Permite que valores de materiais e observações sejam levados automaticamente para as notas fiscais vinculadas ao contrato.
Buscar Notas/Quantidades Vinculadas as Contrato: Recupera informações de notas fiscais e quantidades que já estão associadas ao contrato, para fins de controle.
Exportar Observação Valor Fixo para Item Nota Fiscal: Exporta a observação registrada nos serviços de valor fixo para os itens correspondentes na nota fiscal.
Exportar Observação Valor Variável para Item Nota Fiscal: Exporta a observação dos serviços de valor variável para os itens da nota fiscal.
Filtrar Data Inicial Cabeçalho Valor Fixo Contrato: Define um filtro pela data inicial no cabeçalho dos serviços de valor fixo dos contratos.
Atualizar Contrato de Acordo com Índice: Permite atualizar os valores dos contratos com base em um índice de reajuste (ex: IPCA, IGPM).
Listar Somente Serviços SEM faturamento no mês: Exibe apenas os serviços dos contratos que ainda não foram faturados no mês corrente.
¶ Cadastro de Contratos
No cadastro do cabeçalho de um contrato, conforme é padrão dos produtos Questor os campos em Negritos são os obrigatórios, além deles os usuários deve ficar atento aos campos de Mês e Ano de reajuste além da Forma de Faturamento, que implicam diretamente nos filtros de geração de NFS-e e manutenção de contratos.
Os demais campos são meramente informativos, para execução de relatórios e filtros de pesquisa.
Lembrando: O Campo índice quando cadastrado pode receber um % de reajuste, qual sempre ao emitir uma nova NFS-e irá somar junto ao serviço o % de reajuste contido no índice.
Como o índice é um campo obrigatório, caso o usuário prefira trabalhar com a tela de manutenção para reajuste de contratos, apenas não informe nenhum % de índice junto ao cadastro do mesmo.
Opções contidas no detalhamento do contrato:
Índices: Abre o cadastro de índice utilizado no cadastro do contrato.
Serviços Fixos: serviços que serão faturados mensalmente.
Serviços Variáveis: serviços que serão faturados esporadicamente, ou seja, serviços que contemplam o contrato, emitidos em situações ou meses específicos.
Equipamentos: Permite informar possíveis equipamentos utilizados no contrato.
Termos Aditivos: Permite informar possíveis termos adicionais ao contrato.
Notas Faturamento do Contrato: Relação de Notas Emitidas (NFS-e) junto ao contrato.
Histórico do Contrato: Verificação de possíveis ajustes/alterações do contrato.
Horas Contrato: Time Sheet.
Gerar Nota Fiscal: Abre atalho para geração de NFS-e referente ao contrato
Gerar Ordem de Serviço: Gera ordem de serviço a partir do contrato.
Gerar Projeção Financeira: Gera projeção financeira a partir do contrato.
Desconto/bonificação: Gera Desconto no serviço ao gerar a Nota fiscal.
¶ Geração NFS / NFS-e Contrato
A funcionalidade tem por objetivo gerar NFS/NFS-e dos serviços informado junto ao contrato, de forma automatizada, simplificando o dia a dia do usuário.
Na imagem acima, podemos notar os filtros para localização dos contratos a serem faturados. Um filtro importante a ser considerado é a “Forma de Faturamento” exibindo somente os contratos assim informados no seu cadastro.
Após localizar os contratos, marque os que deseja transformar em NFS/NFS-e, e antes de gerar os lançamentos informe os campos de geração de NFS/NFS-e, a direita da tela.
¶ Manutenção Contratos
A funcionalidade tem por objetivo promover a manutenção/reajuste de valores de contratos. Operação muito comum em prestadores de serviço com contrato sem prazo de termino, possibilitando uma gestão simples e eficaz diante tais reajustes.
Podemos notar a tela de manutenção de contrato, onde permite inúmeros filtros de pesquisa dos contratos a ser reajustado.
A alteração de valores pode ser ajustado em R$ ou Ajustado em %. E o Tipo de Ajuste pode ser : Incrementa / Decrementa / Substituir
Por fim basta clicar em “executar”, onde a parcela lançada no contrato será alterada.
No cabeçalho o ANO de REAJUSTE foi automaticamente, fazendo uma gestão inteligente referente aos reajustes anuais que podem ser efetuados.
Já no detalhamento do serviço, o valor foi ajustado, assim gerando as próximas NFs / NFS-e com o novo valor reajustado.
¶ Importante Lembrar
Clientes que possuem grande número de emissão de NFs/NFS-e a partir de contratos, podem gerar todas as Notas e posteriormente emitir/transmitir TODAS os documento junto em faturamento agrupado, qual além de transmitir os documentos, envia de forma automática aos clientes dados como xml/danfe e boleto (perante configuração).