¶ Como Utilizar Gestão por Centro de Custos?
A funcionalidade Centro de Custos tem como objetivo permitir a separação e análise das receitas e despesas da empresa por grupos gerenciais.
Sua utilização pode variar conforme a necessidade de cada negócio, desde uma estrutura completa para análise de resultados até uma simples divisão de despesas por departamentos, setores, filiais, obras ou projetos.
¶ 1. Definição do Regime de Apuração de Custos
Acesso: Gerenciador de Empresas > Cadastro de Filiais.
Antes de criar a estrutura de Centros de Custos, é necessário definir qual será o Regime de Apuração de Custos da empresa.
Essa configuração determina em quais movimentações o sistema permitirá o desdobramento de custos e receitas.
Regimes disponíveis:
¶ Caixa
Neste regime, a receita ou despesa é apropriada no momento em que ocorre a movimentação financeira, ou seja, no pagamento ou recebimento dos valores.
Permite desdobramento em:
- Baixas de títulos a pagar e receber;
- Transferências entre contas correntes;
- Caixa Diário.
¶ Competência
Neste regime, a receita ou despesa é apropriada no momento do lançamento, independentemente da movimentação financeira ocorrer posteriormente.
Permite desdobramento em:
- Notas de Entrada;
- Outras Notas Fiscais;
- Vendas com Nota Fiscal;
- Lançamentos de Contas a Pagar;
- Lançamentos de Contas a Receber;
- Transferências entre contas correntes;
- Caixa Diário.
Observação: Após definir o regime de apuração, recomenda-se estruturar os Centros de Custos e o Plano de Contas Gerencial antes de iniciar os lançamentos
¶ 2. Cadastro de Centros de Custos
Acesso: Contabilidade > Centro de Custos.
O Centro de Custos representa o local onde a receita ou despesa será aplicada para fins gerenciais.
¶ Campos do cadastro
- Tipo: Define a natureza do cadastro:
- Sintético: utilizado apenas para agrupamento e totalização.
- Analítico: utilizado nos lançamentos e desdobramentos de custos.
Somente Centros de Custos do tipo Analítico podem receber lançamentos.
- Classificação: Estrutura hierárquica utilizada para organizar os Centros de Custos e realizar totalizações nos registros sintéticos.
- Descrição: Nome que identificará o Centro de Custos. Exemplos: Administrativo, Comercial, Produção, Financeiro,.
- Despesa DRE: Permite classificar despesas para apresentação e análise no relatório de DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício).
- Configuração de Movimentação: Define como o Centro de Custos será demonstrado nos relatórios gerenciais:
- Entrada;
- Saída.
¶ 3. Cadastro do Plano de Contas Gerencial
Acesso: Contabilidade > Plano de Contas Gerencial.
O Plano de Contas Gerencial é responsável por classificar as receitas e despesas que serão vinculadas aos Centros de Custos.
Campos do cadastro:
- Tipo: Define a natureza da conta:
- Sintética: utilizada para agrupamento.
- Analítica: utilizada nos lançamentos e desdobramentos.
Somente contas analíticas podem receber lançamentos.
- Classificação: Estrutura hierárquica utilizada para organização do Plano de Contas Gerencial e totalização das contas sintéticas.
- Descrição: Nome da conta gerencial. Exemplos: Salários, Energia Elétrica, Combustível, Receita de Vendas,.
- Conta Contábil e Histórico: Permite vincular a conta gerencial a uma conta contábil e ao histórico correspondente.
- Centro de Custos: Ao informar uma Conta Gerencial nos lançamentos, o sistema poderá sugerir automaticamente o Centro de Custos vinculado.
¶ 4. Desdobramento de Custos
O desdobramento de custos consiste na distribuição de uma receita ou despesa para um ou mais Centros de Custos e Contas Gerenciais, permitindo um controle gerencial mais detalhado.
Por exemplo, uma despesa de R$ 1.000,00 pode ser distribuída entre os setores Administrativo e Comercial conforme a necessidade da empresa.
Campos do Desdobramento:
- Conta Gerencial: Conta responsável por classificar a natureza da receita ou despesa.
- Centro de Custos: Local onde a receita ou despesa será apropriada para análise gerencial.
- Veículo: Permite vincular um veículo específico ao lançamento.
- Obra: Permite vincular uma obra ou projeto ao lançamento.
- Colaborador: Permite vincular um funcionário ao lançamento.
- Data de Lançamento/Emissão: Data em que a receita ou despesa foi registrada.
- Data de Competência: Período de competência ao qual a receita ou despesa pertence para fins gerenciais e contábeis.
¶ Fluxo de Configuração Recomendado
- Definir o Regime de Apuração de Custos da empresa.
- Cadastrar os Centros de Custos.
- Cadastrar o Plano de Contas Gerencial.
- Realizar os lançamentos com desdobramento de custos.
- Consultar os relatórios gerenciais para análise das receitas e despesas.
Seguindo essa sequência, a empresa garante uma estrutura organizada para controle e análise dos custos e resultados gerenciais.