Última modificação em: 21/10/2019

Configuração do Processamento das Duplicatas

Neste Menu pode se configurado as formas de identificação das duplicatas no modulo fiscal.

 

      Por padrão, o sistema identifica as duplicatas no modulo fiscal filtrando com os seguintes campos e sequência:

  • Primeiro identifica o Cliente/Fornecedor, o CPF/CNPJ que o sistema leu no documento é utilizado para identificar a pessoa no módulo fiscal, então após esse relacionamento o sistema passa a localizar as duplicatas a pagar/receber que essa pessoa tem escriturada.
  • Segundo identifica a parcela, utilizando o valo original do documento lido pelo sistema dentre as duplicatas localizadas para aquela pessoa o sistema passa a relacionar o documento a duplicata que tenha a parcela com o mesmo valor.
  • Terceiro o vencimento, dentre as duplicatas para aquela pessoa, com aquele valor de parcela o sistema identifica qual tem o mesmo vencimento lido no Analista Contábil Digital.

        O primeiro documento que tem essas combinações o sistema realiza a baixa, ou caso ele já esteja baixado notifica o usuário. Caso não bata todos os campos o sistema também irá notificar o usuário que não identificou documentos naquela situação.

      Quando não tem nenhuma configuração informada nesse menu, é assim que o sistema se porta.

      Essa configuração serve para quando o usuário tem algumas empresas com situações especial e específica. Mas vale lembrar que quanto menos dados utilizar para o confronto de identificação do documento, é mais suscetível a não baixar o documento correto, pois o sistema identifica o primeiro com aquelas combinações e permanece retornando nele, por serem regras fixas não tem como o sistema ficar procurando proximo e proximo, pois de fato pode ser aquele documento que deveria baixar e não o proximo.

 

Formas que posso realizar a configuração

 

      A configuração se da por empresa e por tipo de processamento, sendo eles Duplicatas a Receber ou Duplicatas a Pagar. Conforme a necessidade e particularidade daquela situação. Quando não configurado segue nosso padrão do sistema supracitado.

      A configuração Identificar Pessoa defini se o Fornecedor/Cliente  será identificado utilizando o CNPJ completo da pessoa ou somente a raiz do CNPJ, ou seja, os oito primeiros numeros que compoem o CNPJ. Quando utilizado completo o sistema ira buscar as duplicatas somente da pessoa que tenha aquele CNPJ, se raiz o sistema ira buscar as duplicatas de todos os fornecedores cadastrados daquela empresa, indepentende da filial.

      Os campos de selção multipla do parâmetro Encontrar Documentro a Ser Baixado com define o criterio de busca da duplicata. Como o sistema tem uma lista de duplicatas, vai filtrando conforme as opções aqui marcadas, ele sempre pega o primeiro que tem o conjunto dessa combinação. Se eu tiver 10 duplicatas com a mesma situação que usei nos filtros o sistema ira pegar a primeira para lhe dar o retorno ou baixar. Por esse motivo sugerimos marcar o máximo de opções que compreendem a sua situação.

  • Pessoa: ao marcar o sistema ira limitar a sua consulta somente a determinada pessoa ou a todas filiais daquela pessoa que foi lido pelo Analista Contábil Digital.
  • Número Nota Fiscal: neste caso o sistema ira filtrar todas as duplicatas que tenha o número da duplicata no fiscal igual ao número lido pelo analista.
  • Data de Vencimento: a data de vencimento da parcela será confrontado pela data de vencimento lida no analista contábil digital. 
  • Valor: o valor lido no campo valor original será o mesmo valor a ser confrontado com o valor da parcela da duplicata.

 

        Conforme a combinação de filtros que utilizar o sistema ira aplicá-los nas duplicatas e relacionar a primeira identifica com essa combinação, sendo ela a primeira parcela ou a duplicata com primeira data de entrada.
Por isso cabe a cada empresa ver seu cenário para configurar, se gero as parcelas pelo utilitário do fiscal, é interessante usar o valor.
Se possuir várias parcelas iguais no mesmo documento, deve usar o filtro de vencimento, se realiza compras com diversas filiais do mesmo fornecedor interessante filtrar por pessoa com CNPJ completo. Se adquire mercadorias de filiais, fatura nas filiais, mas paga tudo para a matriz, deve usar o identificador por raiz. O importante antes de configurar é sempre conhecer um pouco o processo da empresa, para ficar mais adequado ao processo que aquela empresa utiliza.

         A Tolerância pode ser configurada ate 0,10, essa é a tolerância que o sistema faz a busca de valor das parcelas, podendo ser a maior ou a menor do que o valor original identificado. A diferença entre o valor identificado no Analista Contábil Digital e a duplicata no fiscal será apropriado em juros ou desconto, dependendo se a maior ou a menor.

Ex.: Ao configurar uma tolerância de 0,02, e no documento o sistema realiza a leitura de 9,98, para busca da parcela a ser baixada no sistema, o filtro que o sistema irá aplicar no valor das parcelas será a busca dos valores: 9,96, 9,97, 9,98, 9,99 e 10,00.

 

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