¶ Como configurar o sistema para Geração da DECLAN/RJ?
A DECLAN/RJ é uma declaração anual que reúne informações econômicas das empresas situadas no estado do Rio de Janeiro. A obrigatoriedade se aplica às empresas com Inscrição Estadual que apuram o ICMS fora do regime do Simples Nacional. Empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas, exceto aquelas que ultrapassaram o sublimite estadual e realizam a apuração do ICMS separadamente.
¶ Pré-requisitos
Os itens abaixo devem ser verificados antes de iniciar a configuração da DECLAN/RJ.
- A empresa deve possuir Inscrição Estadual ativa no estado do Rio de Janeiro.
- A apuração do ICMS deve estar sendo realizada fora do regime do Simples Nacional.
- As naturezas de operação devem estar corretamente cadastradas no sistema para que as regras fiscais possam ser aplicadas com precisão.
¶ 1º Passo — Configurar as Regras da DECLAN – IPM
A configuração das regras é o ponto de partida para que o sistema identifique corretamente as operações que compõem os Quadros C, D e E da declaração. O processo é baseado em duas informações principais: a natureza da operação que movimentou o fato gerador e a regra fiscal aplicada a essa natureza.
Caminho da rotina: Impostos > Estaduais > ICMS/RJ > DECLAN – IPM > Configurar Regras.
Para configurar as regras, execute os seguintes passos:
- Acesse a rotina pelo caminho indicado acima.
- Informe o ano-base que deseja configurar. Esse será o ano de referência para a entrega da declaração.
- Execute o configurador. O sistema abrirá a interface para parametrização das regras.
- Analise o enquadramento fiscal do cliente para o ano-base informado.
- Configure as regras fiscais conforme o enquadramento, inserindo as condições necessárias para que o sistema identifique corretamente as operações.
- Certifique-se de que os valores das operações estão sendo calculados corretamente conforme o exigido para a entrega.
¶ Atenção especial ao Quadro D
O Quadro D trata do valor do IPI em duas situações distintas: quando ele integra a base de cálculo do ICMS e quando não integra. Para configurar corretamente essas situações, o cenário ideal é utilizar naturezas de operação distintas para cada caso — uma para operações em que o IPI integra a BC do ICMS e outra para operações em que ele não integra. Isso permite aplicar regras fiscais separadas para cada tipo de operação.
Em cenários onde o cliente utiliza a mesma natureza para ambas as situações, o sistema não consegue distinguir automaticamente quando o IPI integra ou não a base de cálculo. Nesses casos, é necessário informar a natureza da operação correspondente e criar regras fiscais com condições e fórmulas adequadas para cada situação.
¶ Variáveis e funções disponíveis para as regras fiscais
Para construir as regras fiscais da DECLAN, o sistema disponibiliza funções condicionais que permitem comparar valores e retornar resultados conforme o cenário fiscal. As funções disponíveis são as seguintes:
- condIF(Condição; Valor verdadeiro; Valor falso): Executa uma verificação condicional. Se a condição for verdadeira, retorna o valor verdadeiro; caso contrário, retorna o valor falso. Exemplo:
condIF(condIGUAL(VlrIPI; 0); 0; VlrIPI)— se o IPI for igual a 0, retorna 0; caso contrário, retorna o valor do IPI. - condAND(Condição 1; Condição 2): Retorna 1 somente se ambas as condições forem verdadeiras. Exemplo:
condAND(condIGUAL(CST; 01); condIGUAL(CFOP; 5101))— retorna 1 se a CST for 01 e o CFOP for 5101. - condOR(Condição 1; Condição 2): Retorna 1 se ao menos uma das condições for verdadeira. Exemplo:
condOR(condIGUAL(CFOP; 5101); condIGUAL(CFOP; 5102))— retorna 1 se o CFOP for 5101 ou 5102. - condMAIOR(Valor 1; Valor 2): Verifica se o Valor 1 é maior que o Valor 2. Exemplo:
condIF(condMAIOR(VlrIPI; 0); VlrIPI; 0)— retorna o valor do IPI se for maior que zero. - condMAIORIGUAL(Valor 1; Valor 2): Verifica se o Valor 1 é maior ou igual ao Valor 2. Exemplo:
condIF(condMAIORIGUAL(BaseICMS; 1000); BaseICMS; 0)— retorna a base do ICMS se for maior ou igual a 1000. - condMENOR(Valor 1; Valor 2): Verifica se o Valor 1 é menor que o Valor 2. Exemplo:
condIF(condMENOR(VlrProduto; 100); VlrProduto; 0)— retorna o valor do produto se for menor que 100. - condMENORIGUAL(Valor 1; Valor 2): Verifica se o Valor 1 é menor ou igual ao Valor 2. Exemplo:
condIF(condMENORIGUAL(BaseICMS; 500); BaseICMS; 0)— retorna a base do ICMS se for menor ou igual a 500. - condIGUAL(Valor 1; Valor 2): Verifica se o Valor 1 é igual ao Valor 2. Exemplo:
condIF(condIGUAL(CST; 01); VlrOperacao; 0)— retorna o valor da operação se a CST for igual a 01.
⚠️ Atenção!
Sempre teste as fórmulas antes de validar o envio da DECLAN. Utilize o F1 (Ajuda do sistema) para consultar a lista completa de variáveis disponíveis e exemplos de aplicação.
¶ Exemplos de fórmulas para o IPI no Quadro D
Os exemplos abaixo ilustram como configurar as fórmulas para identificar corretamente o valor do IPI conforme ele integra ou não integra a Base de Cálculo do ICMS. As fórmulas consideram o total consolidado do período — não são aplicadas por documento fiscal individualmente — o que é essencial para que os valores refletidos na DECLAN estejam corretos.
Exemplo 1 — IPI que não integra a Base de Cálculo do ICMS:
condIF(condMENOR(bsICMS; vlrContICMS); vlrContabil - bsICMS - vlrSubTribut; 0)
Esta fórmula é aplicada quando a base de cálculo do ICMS for menor que o valor contábil da nota fiscal. Nesse cenário, o sistema subtrai do valor contábil (vlrContabil) a base de cálculo do ICMS (bsICMS) e o valor da substituição tributária (vlrSubTribut). Se a condição não for satisfeita, o resultado será 0, indicando que o IPI integrou a base de cálculo.
Exemplo 2 — IPI que integra a Base de Cálculo do ICMS:
condIF(condIGUAL(bsICMS; vlrContICMS); 0; bsICMS - bsIPI)
Esta fórmula é aplicada quando a base de cálculo do ICMS for igual ao valor contábil da nota fiscal. Nesse caso, entende-se que o IPI integrou o valor total da base e não será considerado separadamente. Se a condição não for verdadeira, o sistema retorna a diferença entre a base do ICMS (bsICMS) e a base do IPI (bsIPI).
¶ 2º Passo — Apurar os Impostos Estaduais
Após configurar as regras fiscais, é necessário executar a apuração para que as informações configuradas sejam processadas e apareçam corretamente no demonstrativo da DECLAN.
Caminho da rotina: Impostos > Estaduais > Apuração dos Impostos.
Para executar a apuração, siga os passos abaixo:
- Acesse a rotina pelo caminho indicado acima.
- Informe o período de apuração como janeiro do ano seguinte ao ano-base configurado nas regras. Exemplo: se o ano-base for 2024, informe janeiro de 2025.
- Defina o tipo de apuração como Anual.
- Execute a apuração.
⚠️ Atenção!
Após realizar ajustes no Quadro D pela rotina de Manutenção dos Valores, não execute novamente a apuração dos impostos estaduais. A apuração anual buscará os valores conforme as regras contábeis configuradas e poderá sobrescrever os ajustes realizados manualmente.
¶ 3º Passo — Visualizar o Demonstrativo DECLAN – IPM
Com a apuração concluída, acesse o demonstrativo para verificar se os dados foram processados corretamente.
Caminho da rotina: Impostos > Estaduais > ICMS/RJ > DECLAN – IPM > Demonstrativo DECLAN-IPM.
Para visualizar o demonstrativo, siga os passos abaixo:
- Acesse a rotina pelo caminho indicado acima.
- Preencha o campo Exercício Mês/Ano com janeiro do ano subsequente ao ano-base configurado. Exemplo: se o ano-base configurado foi 2024, informe 01/2025.
- Execute o demonstrativo para que os dados apurados sejam apresentados.
O sistema interpreta que os dados da DECLAN se referem ao ano-base anterior ao período informado. Para facilitar o preenchimento, veja a correspondência entre ano-base e exercício:
- Ano Base 2022: Exercício Mês/Ano 01/2023.
- Ano Base 2023: Exercício Mês/Ano 01/2024.
- Ano Base 2024: Exercício Mês/Ano 01/2025.
A regra é sempre utilizar janeiro (01) como mês e adicionar 1 ao ano-base para definir o exercício.
¶ Manutenção dos Valores
A rotina de Manutenção dos Valores permite conferir e ajustar os valores importados pelas regras fiscais antes da entrega da declaração.
Caminho da rotina: Impostos > Estaduais > ICMS/RJ > DECLAN – IPM > Manutenção dos Valores.
Ao acessar a rotina, informe o mês e o ano referentes ao período da declaração — por exemplo, 05/2023 — e execute para que o grid seja atualizado e exiba os dados na tela.
¶ Quadro D — Ajuste do Valor de Estoque
Quando uma regra é configurada para o Quadro D na rotina Configurar Regras, o valor do estoque é importado automaticamente para esta rotina. O usuário pode conferir o valor e realizar ajustes, se necessário. A coluna Valor Apurado é editável, seguindo as regras abaixo:
- Para diminuir o valor importado, informe um valor negativo correspondente à diferença a ser subtraída.
- Para aumentar o valor importado, informe um valor positivo e salve.
Exemplo: se o estoque foi importado com R$ 1.000,00, mas o valor correto é R$ 900,00, informe -100,00 no campo e o saldo será ajustado para R$ 900,00.
¶ Quadro E — Inserção e Exclusão de Registros
O Quadro E permite inserir e excluir registros manualmente na rotina de Manutenção dos Valores.
Para inserir um novo registro:
- Clique em Adicionar uma linha para habilitar a edição.
- Preencha os campos disponíveis:
- Operação: Selecione pela lupa a operação desejada.
- Município: Selecione pela lupa o município correspondente.
- Valor Apurado: Informe o valor da operação.
- Processo: Informe o processo, se necessário.
- Local Distribuição: Obrigatório para as operações 79350 e 79370.
- Clique no ícone Salvar para registrar o novo item.
Para excluir um registro:
- Selecione a linha que deseja excluir clicando sobre ela.
- Clique no ícone da lixeira para marcar a exclusão. A linha ficará vermelha indicando que será removida.
- Clique em Salvar para confirmar a exclusão.
¶ Duplicar Regras
A rotina de Duplicar Regras permite copiar as configurações cadastradas em uma empresa para outras empresas ou filiais registradas no banco de dados, evitando a necessidade de reconfiguração manual.
Caminho da rotina: Impostos > Estaduais > ICMS/RJ > DECLAN – IPM > Duplicar Regras.
Por padrão, o sistema buscará na empresa origem as configurações do último ano-base informado no Configurador de Regras. Ao abrir a tela, preencha os seguintes campos:
- Empresa Origem: Informe o código da empresa que já possui as configurações desejadas.
- Filial Origem: Informe o código do estabelecimento ou filial de origem.
- Empresa Destino: Informe as empresas que receberão as configurações copiadas.
- Filial Destino: Informe as filiais que receberão as configurações copiadas.
Após preencher os campos, execute a ação. O sistema exibirá uma mensagem de validação — clique em Sim para confirmar e concluir o processo.
⚠️ Atenção!
A operação de duplicação é definitiva e não poderá ser desfeita. Certifique-se de que as empresas e filiais de destino estão corretas antes de confirmar.