Abaixo, você encontra as respostas para as dúvidas mais comuns sobre a ECD, uma obrigação acessória do SPED contábil.
1. O que é a ECD?
Resposta: A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória que substitui a escrituração contábil em papel pelos arquivos digitais enviados ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela inclui livros contábeis como: Diário, Razão, Balanços e demais demonstrações exigidas pela legislação, com o objetivo de aumentar a transparência e o controle fiscal.
2. Quem está obrigado a entregar a ECD?
Resposta: Estão obrigadas a entregar a ECD as empresas tributadas pelo Lucro Real, de forma obrigatória, as empresas do Lucro Presumido que distribuírem lucros acima da base de cálculo do IRPJ sem escrituração contábil regular, as entidades imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil e as Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando a sócia ostensiva estiver sujeita à obrigatoriedade. Empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas, salvo em casos específicos como a exclusão retroativa do regime.
3. Qual é o prazo para a entrega da ECD?
Resposta: A ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário da escrituração.
4. Quais livros devem ser incluídos na ECD?
Resposta: A ECD deve conter os seguintes livros contábeis:
Livro Diário Geral (completo ou resumido com escrituração auxiliar);
Livro Razão e seus auxiliares, se utilizados;
Balancetes, Balanços e demais demonstrações contábeis exigidas;
Diário com Escrituração Resumida e Razão detalhado, quando for o caso.
5. Como assinar e validar a ECD?
Resposta: A validação e transmissão do arquivo são feitas por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) da ECD, disponível no site da Receita Federal. A escrituração deve ser assinada digitalmente por:
O representante legal da empresa (ou seu procurador);
O profissional da contabilidade responsável (contador).
Ambas as assinaturas devem utilizar certificado digital válido (e-CNPJ, modelo A1 ou A3).
A validação e transmissão do arquivo são feitas por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) da ECD, disponível no site da Receita Federal.
6. Quais são as penalidades por não realizar a entrega da ECD?
Resposta: A falta de entrega da ECD, ou sua entrega com erros ou omissões, pode gerar multas que variam conforme o regime tributário da empresa:
R$ 500,00 por mês-calendário ou fração para empresas isentas, imunes ou do Lucro Presumido;
R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração para empresas do Lucro Real.
Podem haver penalidades adicionais conforme a legislação (art. 57 da MP 2.158-35/2001).
7. Como retificar uma ECD já enviada?
Resposta: Para retificar uma ECD, é necessário gerar um novo arquivo digital com as correções e enviá-lo informando o número do recibo da escrituração original.
⚠️ Atenção: A retificação só será aceita antes da entrega da ECF referente ao mesmo período. Caso a ECF já tenha sido entregue, ela deverá ser retificada antes da nova transmissão da ECD.
8. É necessário recuperar a entrega da ECD do ano anterior para realizar o envio da ECD no ano-calendário?
Resposta: Sim. Ao gerar a ECD de um novo ano-calendário, o sistema exige a recuperação da última ECD transmitida com sucesso referente ao período imediatamente anterior, caso ela exista. Esse procedimento garante a continuidade dos saldos contábeis e a integridade das informações.
9. É a primeira entrega que faço da ECD e não tenho arquivo para recuperar. Como devo proceder?
Resposta: Se esta for a sua primeira entrega da ECD e não houver arquivo anterior para recuperar, basta informar que não há escrituração anterior. Nesse caso, a escrituração será considerada inicial e os saldos deverão ser informados de acordo com o balanço patrimonial inicial da empresa. É importante que as informações estejam completas e corretas para garantir a validade do arquivo enviado.
10. No meio do ano minha empresa passou de Lucro Real para Lucro Presumido. Como devo realizar a entrega da ECD?
Resposta: Quando há mudança de regime tributário durante o ano-calendário, a empresa deve entregar a ECD considerando a obrigatoriedade vigente para cada período.
Para o período em que esteve no Lucro Real, a entrega da ECD é obrigatória normalmente.
Para o período em que passou a ser Lucro Presumido, a obrigatoriedade da ECD dependerá se a empresa distribuiu lucros acima da base de cálculo do IRPJ sem escrituração contábil regular. Assim, a escrituração contábil deve refletir corretamente essas variações, e a ECD deve ser entregue contendo todas as informações do ano inteiro, conforme exigido para cada regime.
11. O sistema Questor realiza a geração do arquivo da ECD? Em qual formato o arquivo é gerado?
Resposta: Sim, o sistema Questor oferece a funcionalidade de geração do arquivo da ECD, facilitando a escrituração contábil digital para as empresas. O arquivo gerado pelo Questor está no formato TXT (texto), conforme as especificações do layout definido pela Receita Federal para a Escrituração Contábil Digital. Esse arquivo pode ser importado diretamente no Programa Validador e Assinador (PVA) da ECD para validação, assinatura digital e envio.
13. Como consigo realizar a recuperação da ECD anterior pelo sistema Questor?
Resposta: No sistema Questor, para recuperar a ECD do ano anterior, você deve acessar o módulo Contabilidade, no menu: Arquivos e utilizar a funcionalidade de importar ECD - Sped Contábil. Esse processo geralmente envolve:
Selecionar o ano-calendário anterior;
Importar o arquivo TXT da ECD já entregue e validada;
Realizar o relacionamento das contas presentes no arquivo, com as contas cadastradas no plano de contas da empresa para a qual a importação está sendo realizada;
Conferência dos dados importados.
14. Os saldos da minha ECD anterior não batem com o arquivo que foi recuperado. O que fazer nesse caso?
Resposta: Se os saldos recuperados da ECD anterior não estão batendo com os saldos contábeis reais ou com o que foi transmitido anteriormente, é necessário tomar algumas medidas para identificar e corrigir o problema:
Compare os arquivos: Verifique se o arquivo recuperado é realmente o último transmitido com sucesso. Utilize o número do recibo de entrega e confira os saldos finais no PVA.
Valide o arquivo anterior: Reabra o arquivo da ECD do ano anterior no PVA e compare os saldos finais com os saldos iniciais da nova ECD.
Verifique a escrituração contábil no sistema Questor: Veja se os lançamentos contábeis finais do ano anterior estão corretos e atualizados.
Corrija os saldos: Se for identificado erro na escrituração anterior, pode ser necessário retificar a ECD anterior antes de transmitir a atual.
Consulte o contador responsável: Divergências nos saldos podem comprometer a integridade da escrituração e causar problemas fiscais, então a análise técnica é fundamental.
15. Minha empresa está sendo extinta no ano-calendário. Nesse caso, como posso enviar a ECD?
Resposta: Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, observados os seguintes prazos: Situações especiais de janeiro a abril: O prazo normal da ECD do ano anterior. Situações especiais de maio a dezembro: Último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao mês do evento.
Com isso, o período entre a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) será sempre de 2 meses.