A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação acessória do SPED Contábil que substitui os livros contábeis em papel por arquivos digitais transmitidos à Receita Federal.
Este FAQ reúne as dúvidas mais comuns sobre obrigatoriedade, prazos, geração e transmissão da ECD, incluindo orientações sobre o uso do sistema Questor para essa finalidade.
Resposta: A ECD substitui a escrituração contábil em papel pelos arquivos digitais enviados ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela inclui os principais livros contábeis exigidos pela legislação, como Diário, Razão, Balanços e demais demonstrações contábeis, com o objetivo de aumentar a transparência e o controle fiscal.
Resposta: A obrigatoriedade da ECD abrange diferentes perfis de contribuintes, conforme as regras vigentes. Estão obrigadas a entregar:
Empresas tributadas pelo Lucro Real, de forma obrigatória.
Empresas do Lucro Presumido que distribuírem lucros acima da base de cálculo do IRPJ sem escrituração contábil regular.
Entidades imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil.
Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando a sócia ostensiva estiver sujeita à obrigatoriedade.
⚠️ Atenção! Empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da entrega da ECD, salvo em casos específicos, como a exclusão retroativa do regime.
Resposta: A ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário da escrituração. Para situações especiais como extinção, cisão, fusão ou incorporação, os prazos são diferenciados — consulte a seção específica sobre extinção neste FAQ.
A validação e a transmissão do arquivo da ECD são realizadas por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) da ECD, disponível no site da Receita Federal. A escrituração deve ser assinada digitalmente por duas partes:
Representante legal da empresa (ou seu procurador).
Profissional da contabilidade responsável (contador).
Ambas as assinaturas devem utilizar certificado digital válido, nos modelos e-CNPJ A1 ou A3.
¶ 6. Quais são as penalidades por não entregar a ECD?
Resposta: A falta de entrega da ECD, ou sua entrega com erros ou omissões, pode gerar multas. Os valores variam conforme o regime tributário:
R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, para empresas isentas, imunes ou do Lucro Presumido.
R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, para empresas do Lucro Real.
Penalidades adicionais podem ser aplicadas conforme o art. 57 da MP 2.158-35/2001.
Resposta: Para retificar uma ECD, gere um novo arquivo digital com as correções e envie-o informando o número do recibo da escrituração original.
⚠️ Atenção! A retificação da ECD só é aceita antes da entrega da ECF referente ao mesmo período. Caso a ECF já tenha sido entregue, ela deverá ser retificada antes da nova transmissão da ECD.
¶ 8. É necessário recuperar a ECD do ano anterior para gerar a ECD do ano atual?
Resposta: Sim. Ao gerar a ECD de um novo ano-calendário, o sistema exige a recuperação da última ECD transmitida com sucesso referente ao período imediatamente anterior, caso ela exista. Esse procedimento garante a continuidade dos saldos contábeis e a integridade das informações entre os períodos.
¶ 9. É minha primeira entrega da ECD e não tenho arquivo anterior. Como proceder?
Resposta: Quando não houver arquivo anterior para recuperar, informe no sistema que não há escrituração anterior. Nesse caso, a escrituração será considerada inicial e os saldos deverão ser informados de acordo com o balanço patrimonial inicial da empresa. Certifique-se de que todas as informações estejam completas e corretas para garantir a validade do arquivo gerado.
¶ 10. Minha empresa mudou de Lucro Real para Lucro Presumido no meio do ano. Como entregar a ECD?
Resposta: Quando há mudança de regime tributário durante o ano-calendário, a obrigatoriedade da ECD deve ser avaliada para cada período separadamente. Considere as seguintes regras:
Período no Lucro Real: A entrega da ECD é obrigatória normalmente.
Período no Lucro Presumido: A obrigatoriedade dependerá de a empresa ter distribuído lucros acima da base de cálculo do IRPJ sem escrituração contábil regular.
A escrituração contábil deve refletir corretamente as variações de regime, e a ECD entregue deve conter todas as informações do ano inteiro, conforme exigido para cada período.
¶ 11. O Questor gera o arquivo da ECD? Em qual formato?
Resposta: Sim, o sistema Questor oferece a funcionalidade de geração do arquivo da ECD. O arquivo é gerado no formato TXT, conforme as especificações do layout definido pela Receita Federal para a Escrituração Contábil Digital. Após a geração, o arquivo pode ser importado diretamente no PVA da ECD para validação, assinatura digital e envio à Receita Federal.
¶ 12. Como recuperar a ECD anterior pelo sistema Questor?
Resposta: No sistema Questor, a recuperação da ECD do ano anterior é realizada por meio da funcionalidade de importação disponível no módulo Contabilidade. O processo envolve as seguintes etapas:
Acesse o módulo Contabilidade.
Caminho da rotina: Arquivos > Importar ECD – SPED Contábil.
Selecione o ano-calendário anterior.
Importe o arquivo TXT da ECD já entregue e validada.
Realize o relacionamento das contas presentes no arquivo com as contas cadastradas no plano de contas da empresa.
Confira os dados importados antes de prosseguir.
¶ 13. Os saldos da ECD recuperada não batem com os saldos reais. O que fazer?
Resposta: Divergências entre os saldos recuperados e os saldos contábeis reais exigem uma análise cuidadosa antes de qualquer transmissão. Siga as etapas abaixo para identificar e corrigir o problema:
Compare os arquivos: Verifique se o arquivo recuperado é realmente o último transmitido com sucesso, utilizando o número do recibo de entrega, e confira os saldos finais no PVA.
Valide o arquivo anterior: Reabra o arquivo da ECD do ano anterior no PVA e compare os saldos finais com os saldos iniciais da nova ECD.
Verifique a escrituração no Questor: Confira se os lançamentos contábeis finais do ano anterior estão corretos e atualizados no sistema.
Corrija os saldos: Se for identificado erro na escrituração anterior, pode ser necessário retificar a ECD antes de transmitir a atual.
Consulte o contador responsável: Divergências nos saldos podem comprometer a integridade da escrituração e gerar inconsistências fiscais, sendo fundamental a análise técnica de um profissional.
¶ 14. Minha empresa está sendo extinta no ano-calendário. Como enviar a ECD?
Resposta: Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas envolvidas no evento, observando prazos específicos:
Eventos ocorridos entre janeiro e abril: O prazo de entrega é o mesmo prazo normal da ECD do ano anterior.
Eventos ocorridos entre maio e dezembro: O prazo é o último dia útil do 3º mês subsequente ao mês do evento.
⚠️ Atenção! Nesses casos, o intervalo entre a ECD do período encerrado e a ECD do período anterior será sempre de dois meses. Verifique o enquadramento da situação junto ao contador responsável para garantir o cumprimento do prazo correto.