Esta configuração será para realizar o vínculo das contas contábeis por empresa com os dados extraídos dos documentos.
- Expressão: nessa ira configurar á informação extraída do documento;
- Empresa: a empresa que ira utilizar esse resultado para contabilização;
- Conta: em qual conta ira contabilizar.
Ex.: o valor identificado na pesquisa do documento foi Caixa Econômica Federal, toda vez que em um documento estiver no campo de conta á débito ou a crédito a leitura da informação Caixa Econômica Federal o sistema vai ver que para empresa é a conta contábil.
Desta forma o sistema identificar o valor na pesquisa e já relaciona com a conta contábil da empresa, pois posso ter o mesmo dado extraído de diversos documentos, mas para cada empresa esse representa uma conta contábil.
Para facilitar o cadastro dessas temos na barra de ferramentas alguns facilitadores para o cadastro.
= Pesquisa Contas para as empresas (Ctrl+Alt+P), auxilia a identificar no plano de contas todas as contas que tenham a descrição da expressão.
= Duplicar Contas para as empresas sem cadastro (Ctrl+Alt+D), essa função tem por finalidade duplicar a configuração já existente de um relacionamento entre uma empresa com uma conta contábil, para as demais empresas que ainda não tem configuração. Ao selecionar uma configuração existente de relacionamento entre empresa e conta contábil, e clicar no ícone Duplica Conta o sistema irá duplicar essa configuração para todas as empresas que ainda não possuem configuração. Com essa rotina é necessário realizar a configuração somente para uma empresa que as demais assumiram a mesma contá contábil. Essa função auxilia principalmente a configuração quando no escritório a maioria das empresas são configuradas com o plano de contas específicos.
Obs.: Empresas com contas específicas devem ser configuradas antes de executada a rotina de duplicação de contas, assim o sistema ira atribuir a mesma conta contábil para todas as demais contas ainda não cadastradas, ou, realizada a rotina o usuário deverá dar manutenção as mesmas.