¶ Como Cadastrar e Editar os Documentos?
Nesta tela, o usuário realiza configurações para extração de dados do documento. Esse conjunto de configurações é chamado de pesquisas.
As pesquisas devem ser configuradas da forma mais genérica possível nos campos relacionados à leitura dos documentos, pois devem atender a todas as empresas que possuírem o mesmo formato de documento.
Para cadastrar uma pesquisa, identifique no documento quais dados serão utilizados para o lançamento. Normalmente, essas informações permitem identificar a empresa do escritório, como o CNPJ, e os campos utilizados para localizar as contas contábeis do documento.
No canto superior direito, estão as opções de rotação do documento, para quando ele estiver disponível em 90° ou 180°. Ao acionar a rotação, o sistema reprocessa o documento para realizar a leitura, o que pode levar alguns segundos a mais, dependendo do arquivo.
Abaixo das ações de rotação, está a seleção por imagem, que é uma segunda opção de configuração. Quando o sistema não conseguir ler os dados pelas opções anteriores, ele direciona a leitura para essa seleção.
Para configurar uma pesquisa, estão disponíveis os seguintes campos:
- Descrição: Descrição adequada para identificar a pesquisa do documento. O usuário deve definir o nome que melhor identifique o documento.
- Categoria: Local ou pasta em que o documento será classificado. Essa configuração define onde o documento será arquivado dentro do organizador. O sistema faz essa organização automaticamente com base nesse campo.
- Configuração da pesquisa (Identificador da Empresa): Identifica a empresa do escritório a partir do documento. Essa identificação será utilizada para lançar na empresa dos produtos Questor e para direcionar o documento na pasta do organizador. Dê preferência a leituras como CNPJ, conta bancária ou outros dados únicos que existam em todas as empresas.
- Configuração da pesquisa (Identificador de Documento): Identifica a palavra ou o conjunto de palavras que deve existir no documento para vinculá-lo à pesquisa. É possível incluir até 8 campos. Esses campos devem representar palavras únicas do documento, de acordo com o leiaute e a forma de leitura.
- Configuração da pesquisa (Documento Relacionado): Identifica qual informação deve ser igual entre documentos que serão vinculados. Exemplo: boleto e comprovante de pagamento, que podem ser relacionados por data, código de barras, chave de acesso, entre outros. É possível incluir ou excluir mais campos. Esse campo é utilizado quando é necessário reunir dois ou mais documentos para realizar um lançamento, especialmente quando as informações não estão em um único documento.
- Tipo Processamento: Define o que será gerado com as informações extraídas do documento. Conforme a opção escolhida, o sistema sugere campos de configuração de valores. Atualmente, os tipos de processamento disponíveis são Lançamento Contábil, Baixa Duplicatas a pagar e Baixa Duplicatas a receber.
Configuração para valores permite configurar um ou mais campos, ou um conjunto de campos. Conforme o tipo de processamento escolhido, o sistema sugere alguns campos para configuração. Para extrair os dados desejados do documento, utilize os botões abaixo.
Incluir novo campo (Ctrl + N).
Excluir Campo (Ctrl + N).
Mover o Campo para Cima (Ctrl + Up).
Mover o Campo para Baixo (Ctrl + Down).
Nova sequência de Documento (F3).
Excluir sequência de Documento (Ctrl + D).