¶ Como cadastrar documentos?
Nesta tela, o usuário realiza configurações para extração de dados do documento. Esse conjunto de configurações é chamado de pesquisas.
As pesquisas devem ser configuradas da forma mais genérica possível nos campos referentes à leitura dos documentos, para que atendam todas as empresas que possuírem o mesmo formato de documento.
Para cadastrar uma pesquisa, identifique na imagem quais dados do documento são utilizados para realizar o lançamento, como a identificação da empresa, geralmente pelo CNPJ, e os campos que permitem identificar as contas contábeis. Essas informações devem ser cadastradas na rotina.
No canto superior direito, existem as opções de rotação quando o documento estiver disponível em 90° ou 180°. Ao acionar a rotação, o sistema reprocessa o documento para realizar a leitura, por isso, dependendo do arquivo, o procedimento pode levar alguns segundos a mais. Abaixo das ações de rotação, existe a seleção por imagem, onde pode ser realizada uma segunda opção de configuração. Quando o sistema não obtiver leitura dos dados pelas opções anteriores, ele direcionará para essa alternativa.
Para configurar uma pesquisa, estão disponíveis os seguintes campos.
- Descrição: Descrição adequada para a pesquisa do documento. O usuário deve informar o nome que facilite a identificação do documento.
- Categoria: Local ou pasta em que o documento será classificado. Essa configuração define o local em que o documento será arquivado dentro do organizador, e o sistema fará isso automaticamente com base nesse campo.
- Configuração da pesquisa (Identificador da Empresa): Identifica de quem é o documento, ou seja, de qual empresa do escritório ele pertence. Essa identificação também será utilizada para lançar na empresa dos produtos Questor e para direcionar o documento na pasta do organizador. Ao cadastrar esse campo, dê preferência à leitura do CNPJ, conta bancária e outros dados que sejam únicos de cada empresa, mas que todas possuam.
- Configuração da pesquisa (Identificador de Documento): Identifica qual palavra deve existir no documento para vinculá-lo a essa pesquisa. Pode ser uma ou várias palavras, ou conjuntos de palavras. Esse campo permite incluir até 8 campos, que devem sempre representar palavras únicas do documento, relacionadas ao leiaute e à forma de leitura.
- Configuração da pesquisa (Documento Relacionado): Identifica qual informação é igual no documento que deseja vincular. Exemplos: boleto e comprovante de pagamento, que podem ser relacionados por data, código de barras, chave de acesso, entre outros. Esse campo permite inclusão e exclusão de mais campos e é utilizado quando é necessário reunir dois ou mais documentos para realizar um lançamento, sem que todas as informações estejam em um único documento.
- Tipo Processamento: Define o que será gerado com as informações extraídas do documento. Conforme a opção escolhida, o sistema sugere alguns campos de configuração de valores. Atualmente, os tipos de processamento disponíveis são Lançamento Contábil, Baixa Duplicatas a pagar e Baixa Duplicatas a receber.
Configuração para valores permite configurar um ou mais conjuntos de campos. Conforme o tipo de processamento escolhido, o sistema já sugere alguns campos para configuração. Para definir o que deseja extrair do documento, utilize os botões abaixo.
- Incluir novo campo. Atalho: Ctrl + N.
- Excluir Campo. Atalho: Ctrl + N.
- Mover o Campo para Cima. Atalho: Ctrl + Up.
- Mover o Campo para Baixo. Atalho: Ctrl + Down.
- Nova sequência de Documento. Atalho: F3.
- Exluir sequência de Documento. Atalho: Ctrl + D.