¶ Como Cadastrar e Configurar a Empresa, Estabelecimentos e Sócios?
Para acessar a rotina, utilize o menu: Operações > Gerenciador de Empresas > Rotinas Societário > Empresas.
Para cadastrar uma nova empresa, clique no ícone “Novo Registro +” na barra de ferramentas. O sistema abrirá automaticamente a tela para inclusão de um novo cadastro.
Para consultar empresas já cadastradas, localize a empresa desejada na lista e clique no ícone ✎ para que possa editar os registros já cadastrados caso necessário. O sistema exibirá os dados do cadastro da empresa selecionada.
O cadastro de empresa é composto por diversas abas, que contêm campos obrigatórios e não obrigatórios. Os campos obrigatórios são identificados pelo símbolo (*).
¶ Empresas e Estabelecimentos
Ao abrir a rotina, preencha os seguintes parâmetros:
- Empresa: Informe o código da empresa. O sistema sugere automaticamente o próximo código disponível para cadastro.
- Razão Social: Informe a razão social da empresa.
- Logotipo: Carregue a imagem com o logotipo da empresa para utilização nos cabeçalhos de alguns relatórios. Evite utilizar imagens do tipo Bitmap (*.bmp) ou arquivos muito grandes, a fim de evitar perda de performance na utilização.
- Marca d’água: Anexe a imagem da marca d’água da empresa, caso deseje que ela seja exibida em relatórios ou documentos gerados pelo sistema.
¶ Estabelecimentos
Na aba Estabelecimentos é realizado o cadastro da matriz e das filiais, bem como o preenchimento das informações de endereço, inscrições, atividades e demais configurações da empresa.
Nesta aba também são informados dados como:
- Tabela de feriados aplicável à empresa;
- Capital social;
- Porte da empresa;
- Dados do auditor;
- Certificado digital da empresa.
Atenção!
O sistema considera as datas informadas de alteração do cadastro, início das atividades e registro nos órgãos competentes. Dessa forma, essas datas influenciam diretamente na apresentação das informações da empresa em demonstrações contábeis e relatórios, além de impactar no bloqueio ou liberação da criação de opções tributárias.
¶ Busca Automática do CNPJ
Para facilitar e agilizar o cadastro de Empresas e Estabelecimentos, o sistema disponibiliza uma funcionalidade de busca automática de informações por meio da API BigData Questor.
Essa funcionalidade oferece alguns benefícios importantes, como:
- Economia de tempo;
- Maior agilidade no processo de cadastro;
- Facilidade para escritórios que precisam cadastrar diversas empresas.
Também é possível cadastrar CNPJs constituídos sem a exigência de responsável societário. Dessa forma, é permitido cadastrar CNPJs que não possuem informações de quadro societário no cartão CNPJ da Receita Federal, com exceção de estabelecimentos do tipo SCP.
Essa ferramenta contribui para aumentar a produtividade na inclusão de novos registros, porém é fundamental revisar e confirmar os dados importados, pois alguns campos são preenchidos automaticamente com informações padrão do sistema.
A atualização dos dados do BigData junto à Receita Federal ocorre a cada 90 dias.
¶ Como utilizar a busca automática?
Para utilizar essa funcionalidade:
- Acesse a aba Estabelecimentos.
- Informe o CNPJ da empresa.
- Clique na opção Cadastro de Estabelecimento.
Após essa ação, o sistema realizará a consulta e preencherá automaticamente as informações disponíveis. Em seguida, revise os dados importados e clique em salvar para concluir o cadastro.
Essa busca também pode ser realizada em lote, por meio do ícone disponível acima do campo Código da Empresa, permitindo o cadastro de vários estabelecimentos simultaneamente.
Ao acessar o ícone, o sistema exibirá uma nova janela, na qual poderão ser informados vários CNPJs separados por “;”.
Após informar os CNPJs, o sistema realizará o cadastro em lote dos estabelecimentos correspondentes aos CNPJs informados nessa tela, conforme demonstrado no exemplo abaixo.
¶ Atualização de Dados Cadastrais do Estabelecimento ou CNAEs Secundários
Para estabelecimentos já cadastrados, é possível realizar a atualização dos dados cadastrais, bem como das informações de CNAEs secundários.
Para isso:
- Acesse a empresa desejada.
- Clique na aba Estabelecimentos.
- Em seguida, selecione a opção Cadastro de Estabelecimento.
Essa funcionalidade permite atualizar automaticamente as informações cadastrais do estabelecimento com base nos dados disponíveis no BigData Questor.
Após acessar a opção Cadastro de Estabelecimento, selecione uma das seguintes opções: “Completa” ou “Somente CNAEs Secundários”.
Ao selecionar a opção Completa, caso exista alguma alteração cadastral do estabelecimento junto à Receita Federal, o sistema realizará automaticamente a atualização dos dados cadastrais na aba Estabelecimentos.
Na aba Sócios, caso haja ingresso de um novo sócio no quadro societário, o registro será incluído automaticamente no sistema. Para concluir o cadastro, basta atualizar os campos obrigatórios.
Quando selecionada a ação “Somente CNAEs Secundários”, a rotina atualizará na Aba Acompanhamento Empresa/Estabelecimento, no item CNAE Matriz/Filiais, todos os CNAEs secundários constantes no cartão CNPJ da empresa.
¶ Sócios
Na aba Sócios é realizado o cadastro dos sócios que compõem o quadro societário da empresa.
Nessa aba, o usuário deve informar os dados de identificação de cada sócio, bem como outras informações relevantes, tais como:
- Endereço;
- Atividade desempenhada;
- Participação nas cotas;
- Responsabilidade do sócio na empresa;
- Dados complementares da pessoa física.
O sistema considera a data de entrada do sócio no quadro societário da empresa. Dessa forma, a data informada influencia na apresentação das informações do sócio nas assinaturas das demonstrações contábeis e nos relatórios gerados pelo sistema.
¶ Configurações Gerais
Na aba Configurações Gerais são realizadas as configurações aplicáveis à empresa, como a definição de responsáveis e parâmetros utilizados em diversas rotinas do sistema.
Entre as principais configurações disponíveis nessa aba estão:
- Definição do contador responsável;
- Definição do contador responsável perante a Receita Federal;
- Definição do sócio responsável pela empresa;
- Configurações para impressão de livros;
- Configurações para utilização de contas de clientes e fornecedores;
- Configurações para detalhamento de produtos.
¶ Configuração para Impressão de Livros
Na etapa de configuração para impressão de livros, os campos devem ser preenchidos conforme as exigências e padrões das Juntas Comerciais de cada Unidade Federativa (UF).
Nessa configuração, devem ser definidos:
- Layout do livro;
- Descrição das folhas do livro (Página ou Folha);
- Limite de folhas por livro;
- Informações para exibição no cabeçalho.
¶ Configuração de Contas para Clientes e Fornecedores
O sistema permite configurar o comportamento das contas contábeis utilizadas para clientes e fornecedores.
Existe a opção de utilizar um grupo de contas padrão, no qual o sistema gera automaticamente a numeração das contas, mantendo o registro do código contábil vinculado a cada cadastro de cliente ou fornecedor. Esse recurso permite utilizar os mesmos códigos de contas em diferentes empresas, facilitando a organização e padronização.
Caso não seja utilizada a numeração automática, o usuário poderá:
- Configurar um grupo de contas específico para cada empresa,
ou
- Informar manualmente as contas contábeis de clientes e fornecedores.
A opção de informar manualmente o código das contas de clientes e fornecedores é geralmente utilizada quando se deseja manter os mesmos códigos de contas utilizados em outro sistema.
¶ Configuração para Detalhamento de Produtos
Na configuração de detalhamento de produtos, o usuário pode definir parâmetros relacionados ao cadastro de produtos no estoque, tais como:
- Máscara da classificação da estrutura dos produtos;
- Utilização de referência nos cadastros de produtos;
- Utilização de códigos NCM nos cadastros de produtos;
- Máscara da numeração do NCM dos produtos.
¶ Segmentação de Cliente, Histórico Empresa Matriz/Filial e CNAE Matriz e Filial
Nessas abas são registrados históricos e informações complementares relacionadas à empresa, permitindo acompanhar alterações e eventos ocorridos ao longo do tempo.
Entre as informações registradas nessas abas estão:
- Histórico de alterações do cadastro da empresa;
- Histórico da responsabilidade legal da empresa;
- Registro de eventos ocorridos com a empresa;
- Segmentação do cliente;
- Baixa de filiais;
- Baixa da empresa;
- Informações de CNAE.
¶ Situação Empresa Matriz/Filial
Na aba Situação Empresa Matriz/Filial é possível definir a situação da empresa no sistema.
Para realizar o registro, clique no ícone “Novo Registro” e informe a situação correspondente.
O sistema disponibiliza as seguintes opções de situação:
- Constituição da Empresa;
- Alteração Contratual;
- Transferência de Escritório;
- Encerramento das Atividades – Baixa;
- Falência;
- Fusão;
- Cisão;
- Incorporação;
- Saída do País em Caráter Permanente;
- Folha Fora Questor;
- Outras (neste caso, é possível registrar uma anotação).
Essa aba é essencial para o envio do Evento Inicial da EFD-Reinf. Nessa situação, deve-se informar:
- Tipo Evento: Outras;
- Motivo: Não se Aplica.
¶ Controle Módulos do Sistema
Na aba Controle de Módulos do Sistema é possível configurar os módulos que serão utilizados pela empresa.
Além disso, essa aba permite bloquear ou restringir o acesso aos módulos, definindo se o usuário poderá utilizá-los normalmente ou apenas realizar consultas.
