¶ Como cadastrar as tarefas?
O cadastro de tarefas permite registrar todas as rotinas executadas pelo escritório que necessitam de controle de execução. A tabela de tarefas é utilizada no módulo Organizacional (ORG) e pode ser dividida e controlada por departamentos, usuários e prazos de vencimento.
Acesso: Cadastros > Tarefas > Tarefas
¶ Antes de começar
Antes de iniciar o cadastramento, defina a estrutura de classificação a ser utilizada para as tarefas. Essa configuração é feita por meio da opção Configurações Gerais dos Módulos. O cadastro segue o mesmo conceito do plano de contas contábil, utilizando a classificação para ordenar e agrupar as tarefas.
¶ Estrutura de classificação das tarefas
O sistema organiza as tarefas em níveis hierárquicos, semelhante ao plano de contas contábil. Abaixo um exemplo de estrutura de cadastramento:
1 T 001 SEM PERÍODO DEFINIDO
121 T 001.010 ADMINISTRATIVO
122 T 001.020 ATENDIMENTO/CADASTRO
130 001.020.001 Elaborar Contratos Sociais
131 001.020.010 Encaminhar Solicitações CNPJ
132 001.020.020 Encaminhar Alvará Sanitário
...
150 T 050 MENSAIS
151 T 050.030 FISCAIS
152 050.030.001 Entradas
153 050.030.010 Saídas
154 050.030.020 GIA
📌 Orientação importante!
Sugere-se deixar intervalos entre as numerações e organizá-las em sequência por módulo, facilitando filtros por faixa de códigos. Por exemplo, tarefas fiscais com códigos de 100 a 150 podem ser selecionadas pela sequência100..150sem a necessidade de informá-las uma a uma.
¶ Campos do cadastro
Preencha os campos conforme as definições abaixo.
- Tarefa: Informe o código de identificação da tarefa. No processo de inclusão, qualquer código livre pode ser utilizado. Esse código será a referência da tarefa em todos os processos de seleção e geração.
- Tipo: Informe se a tarefa é sintética ou analítica, conforme descrito abaixo.
- Sintética: Utilize para tarefas que agrupam outras tarefas em um nível superior da classificação. Tarefas sintéticas não aceitam lançamentos e têm a finalidade de manter a ordem e o agrupamento na classificação.
- Analítica: Utilize para tarefas nas quais serão registrados os movimentos. São cadastradas no último nível da classificação e exigem a existência de uma tarefa sintética no nível anterior.
- Classificação: Informe a classificação da tarefa, que define seu agrupamento e ordenação. O cadastramento deve seguir a sequência do menor para o maior nível, iniciando pelas tarefas sintéticas até chegar às analíticas. O sistema não permite cadastrar tarefas em classificações sem sintéticas no nível anterior, nem excluir tarefas sintéticas que possuam analíticas ou vínculos com empresas vinculadas.
- Descrição: Informe uma descrição que facilite a identificação da finalidade e do objetivo do controle que será realizado pela tarefa.
- Descrição Resumida: Informe uma descrição resumida para a tarefa.
- Período: Informe a periodicidade de geração da tarefa. As opções disponíveis são:
- Indefinido: Utilize para tarefas sem prazo definido ou sem data certa de ocorrência, como cadastramento de empresas e suas configurações.
- Semanal: Utilize para tarefas executadas a cada semana.
- Decendial: Utilize para tarefas executadas a cada decêndio.
- Quinzenal: Utilize para tarefas executadas a cada quinzena.
- Mensal: Utilize para tarefas com controle mensal. Neste caso, indique os meses de ocorrência no campo Mês Ocorrência.
- Mês Ocorrência: Disponível somente para tarefas com periodicidade mensal. Selecione os meses em que a tarefa ocorre. Para tarefas que ocorrem todos os meses, marque todos. Para tarefas com ocorrência específica, marque apenas os meses correspondentes. Clique com o botão direito do mouse para acessar as opções Marcar Todos, Desmarcar Todos e Inverter Seleção.
- Dia Tarefa: Informe o dia de vencimento, execução ou prazo máximo da tarefa. Esse valor é utilizado pela rotina Gerar Movimento de Tarefas para calcular as datas. As regras por periodicidade são:
- Indefinido: Não gera movimentação; o campo não é solicitado.
- Semanal: Varia de 0 a 7, onde 1 equivale a domingo e 7 a sábado. O valor 0 gera a tarefa no último dia da semana (sábado).
- Decendial: Varia de 0 a 10. O valor 0 gera a tarefa no último dia do decêndio.
- Quinzenal: Varia de 0 a 15. O valor 0 gera a tarefa no último dia da quinzena.
- Mensal: Varia de 0 a 31. O valor 0 gera a tarefa no último dia do mês.
- Vencimento Sábado/Domingo/Feriado: Informe como deve ser gerada a data da tarefa quando o dia indicado cair em um dia não útil. As opções são:
- Nenhum: Gera a data no mesmo dia informado, independentemente de ser útil ou não.
- Antecipa: Gera a data no primeiro dia útil anterior ao dia informado.
- Posterga: Gera a data no primeiro dia útil seguinte ao dia informado.
⚠️ Atenção!
O controle de dias úteis é feito pelo calendário interno do sistema em conjunto com a tabela de feriados informada no cadastro da filial.
- Usuário Responsável: Informe o usuário responsável pela execução da tarefa somente quando ela for exclusiva de um único usuário. Para tarefas executadas por mais de um usuário, deixe este campo em branco e defina as responsabilidades por meio da opção Configuração Usuário Responsável ou diretamente no relacionamento da tarefa com a empresa ou filial.
¶ Informações gerais
O sistema oferece recursos adicionais que complementam o controle das tarefas cadastradas.
- A baixa das tarefas é realizada pelo usuário responsável por cada tarefa, podendo ser feita de forma individual ou coletiva.
- A opção Configuração de campos extras para a tarefa (F6) permite criar campos adicionais de controle específicos para cada tarefa, como data, observação ou valor. Esses campos não são exibidos nos relatórios normais do sistema, mas ficam disponíveis para consulta interna no controle da tarefa.
- O grau de controle pode ser ajustado conforme a necessidade do escritório: um controle mais detalhado define tarefas para cada operação executada, enquanto um controle mais genérico define os procedimentos por controles internos, registrando apenas a conclusão da rotina como tarefa.
- O sistema emite diversos relatórios e consultas para acompanhamento das execuções das tarefas cadastradas.