¶ Como configurar e utilizar o Controle de Tempo?
O Controle de Tempo permite registrar e monitorar as horas trabalhadas pelos colaboradores do escritório dentro do sistema, vinculando o tempo às atividades e rotinas executadas. A funcionalidade abrange desde a configuração da contagem automática até a consulta de totais por usuário e o controle de metas diárias.
¶ Pré-requisitos
- Acesso ao módulo Controle Organizacional para realizar as configurações iniciais.
- Definição do plano de atividades do escritório antes de iniciar os registros de tempo.
¶ 1º Passo — Configurar a Contagem de Tempo e Uso
As configurações gerais da contagem de tempo estão disponíveis no caminho da rotina: Controle Organizacional > Configurações > Configuração Contagem Tempo e Uso.
Nesta tela são definidos o comportamento da contagem de tempo e os parâmetros de meta diária dos colaboradores. Os campos disponíveis são:
- Status da Configuração: Ativa ou desativa o controle de contagem de tempo e uso no sistema.
- Configuração Contagem Tempo de Uso: Define o modo de operação da contagem. As opções disponíveis são:
- Pausa Automática por Ociosidade: A contagem é interrompida automaticamente após o tempo configurado no campo Tempo Ociosidade e retomada assim que o usuário voltar a operar o sistema.
- Contagem Sempre Ativada: O tempo é contado continuamente, independentemente de o usuário estar ativo no sistema.
- Parar Contagem: Interrompe a contagem. Para que ela seja retomada, o usuário deve selecionar manualmente uma das opções anteriores.
- Tempo Ociosidade: Define o tempo de inatividade necessário para acionar a pausa automática. Este campo é considerado apenas quando a opção Pausa Automática por Ociosidade estiver selecionada.
Na seção de meta de horas diárias, é possível determinar a meta de trabalho dos colaboradores e definir a tolerância para o seu atingimento:
- Controlar Meta Diária: Define se o controle de meta diária está ativo ou não.
- Meta Diária: Informa a quantidade de horas diárias úteis esperadas do colaborador.
- Tolerância de Meta Diária: Define o limite de variação permitido em relação à meta diária. A margem de tolerância, positiva ou negativa, determina até onde a jornada do usuário ainda será considerada conforme a meta.
¶ 2º Passo — Configurar Atividades por Departamento e Rotinas
O vínculo entre rotinas do sistema e atividades do escritório é necessário para que o tempo de uso seja registrado por atividade. Acesse o caminho da rotina: Controle Organizacional > Configurações > Atividades por Departamento e Rotinas.
Esta tela é dividida em três seções principais:
- Cadastro de Departamentos: Registro dos departamentos do escritório.
- Cadastro de Atividades: Registro do plano de atividades do escritório.
- Vínculo Atividades por Rotina: Exibe todas as rotinas do sistema, permitindo relacionar cada uma a uma atividade cadastrada.
Para escritórios que ainda não possuem um plano de atividades configurado, o sistema oferece a importação do plano padrão da Questor. Essa importação pode ser executada por meio de uma ação disponível na própria tela.
⚠️ Atenção!
Caso o escritório já possua seu próprio plano de atividades e deseje mantê-lo, não execute a importação do plano padrão da Questor.
As rotinas que não possuem vínculo com uma atividade — incluindo novas rotinas disponibilizadas pela Questor — são exibidas com a atividade 9999 - Não Definido. Quando novas rotinas forem incluídas no sistema, uma notificação será apresentada no menu Ajuda > Ler Avisos e Notas Técnicas para o escritório tomar ciência e realize a configuração correta.
¶ 3º Passo — Registrar Horas de Atividade
Com as configurações realizadas, os registros de tempo passam a ser gerados automaticamente pelo sistema. O registro pode ser consultado e complementado pelo caminho da rotina: Movimentos > Custos e Produtividade > Tempo e Uso.
O comportamento da contagem automática segue o modo definido na configuração anterior:
- Pausa Automática por Ociosidade: O tempo é pausado automaticamente por inatividade.
- Contagem Sempre Ativada: A contagem não é interrompida por inatividade.
- Parar Contagem: A contagem é encerrada e só é retomada quando o usuário selecionar uma das opções acima.
Além do registro automático, o usuário pode incluir registros manuais nesta mesma tela. Os campos disponíveis para o registro manual são:
- Data: Data do registro do tempo.
- Distribuição do Tempo: Define se o tempo será contabilizado para o escritório de forma geral ou para uma empresa específica.
- Empresa: Identifica a empresa para a qual o tempo será registrado. Este campo é habilitado apenas quando a opção Tempo da Empresa Específica for selecionada no campo anterior.
- Usuário: Define para qual usuário o registro de tempo será lançado. Existe uma configuração nos Direitos de Usuários que restringe o lançamento de registros para usuários diferentes do próprio operador.
- Atividade: Atividade à qual o tempo registrado deve ser vinculado.
- Origem do Tempo: Indica se o registro é manual ou automático.
- Hora Início e Hora Fim: Permite registrar o tempo informando o intervalo de início e fim da atividade.
- Tempo: Permite registrar o tempo informando diretamente o total gasto na atividade.
- Descrição Uso: Descrição da atividade realizada no período registrado.
¶ Consulta de Total de Horas
Para visualizar o consolidado de horas de um usuário, acesse o caminho da rotina: Movimentos > Custos e Produtividade > Verificar Total de Horas.
Esta tela permite consultar o total de horas de um usuário específico. O painel de metas é exibido apenas quando a Configuração Contagem Tempo e Uso estiver preenchida. Também é possível editar registros de tempo diretamente nesta tela.
⚠️ Atenção!
Existe uma permissão nos Direitos de Acesso que controla a visualização de horas de outros usuários. Sem essa permissão, o usuário visualiza apenas os seus próprios registros.
¶ Perfis de Acesso
Todas as telas relacionadas a Custos e Produtividade estão disponíveis para configuração nos Direitos de Acesso, permitindo conceder ou restringir o acesso por usuário. Duas permissões merecem atenção especial:
- Visualizar horas de outros usuários: Quando desmarcada, o usuário pode consultar apenas os seus próprios registros de tempo.
- Gerenciar horas de outros usuários: Quando desmarcada, o usuário pode editar e gerenciar apenas os seus próprios registros.
