¶ Como configurar o Cadastro de Empresas, Estabelecimentos e Sócios?
O Cadastro de Empresas centraliza as informações cadastrais das empresas gerenciadas no sistema, incluindo dados da matriz e filiais, quadro societário, configurações gerais e controle de módulos. Utilize esta rotina para incluir novas empresas, manter os cadastros atualizados e definir as configurações que impactam relatórios, demonstrações contábeis e obrigações acessórias.
Caminho da rotina: Cadastros > Empresas.
Também é possível acessar pelo ícone Empresas na barra inicial do Gerenciador de Empresas.
¶ 1º Passo — Identificação da Empresa
Para iniciar o cadastro de uma nova empresa, clique no botão Novo na barra de ferramentas. O sistema abrirá um formulário em branco com os campos de identificação da empresa.
Os campos marcados com * são obrigatórios.
- Empresa: Código de identificação da empresa. O sistema sugere automaticamente o próximo código disponível.
- Razão Social: Razão social da empresa.
- Logotipo: Imagem do logotipo da empresa, utilizada no cabeçalho de alguns relatórios.
- Marca d'água: Imagem de marca d'água exibida em relatórios e documentos, quando configurada.
⚠️ Atenção!
Evite utilizar imagens no formato Bitmap (*.bmp) ou arquivos de grande tamanho no campo Logotipo, pois isso pode causar perda de desempenho na geração de relatórios.
¶ 2º Passo — Estabelecimentos
Na aba Estabelecimentos são cadastrados a matriz e as filiais da empresa. Esta aba concentra informações de endereço, inscrições, atividades, tabela de feriados, capital social, porte da empresa, dados do auditor e certificado digital.
⚠️ Atenção!
O sistema considera as datas informadas nos campos de alteração cadastral, início da atividade e registro nos órgãos competentes. As datas preenchidas influenciam a apresentação dos dados da empresa nas demonstrações contábeis e relatórios, bem como o bloqueio na criação de opções tributárias.
O cadastro do Estabelecimento 1 é reservado exclusivamente para a Matriz.
¶ Busca automática pelo CNPJ
Para agilizar o cadastro, o sistema disponibiliza a busca de informações via API BigData Questor. Ao acionar o ícone 
, o sistema abre uma nova janela com os dados disponíveis para consulta.
Nessa janela, clique no ícone Ações
para visualizar os dados disponíveis. Selecione a empresa desejada, atualize os dados selecionados com F6 ou 
e execute com F9 ou 
para que as informações sejam aplicadas ao cadastro.
⚠️ Atenção!
A base do BigData é atualizada junto à Receita Federal a cada 90 dias. Após o preenchimento automático, revise e confirme os dados, pois alguns campos podem ser preenchidos com informações padrão do sistema.
Também é possível realizar o cadastro em lote utilizando o ícone disponível acima do campo de código da empresa. Nessa janela, informe vários CNPJs separados por ; e o sistema cadastrará todos os estabelecimentos correspondentes de uma só vez.
É permitido cadastrar CNPJs constituídos sem responsável societário, exceto estabelecimentos SCP.
¶ Atualização de dados cadastrais e CNAEs secundários
Para estabelecimentos já cadastrados, é possível atualizar os dados cadastrais a partir da Receita Federal. Acesse a empresa desejada, clique na aba Estabelecimento e, em seguida, na action BigData Questor.
Selecione uma das opções disponíveis e clique em Executar ou selecione a empresa manualmente e acione a action de busca:
- Completa: Atualiza todos os dados cadastrais do estabelecimento conforme as informações disponíveis na Receita Federal.
- Somente CNAEs Secundários: Atualiza na aba Acompanhamento Empresa/Estabelecimento, no item CNAE Matriz/Filiais, todos os CNAEs secundários constantes no cartão CNPJ da empresa.
Se houver novas entradas no quadro societário identificadas durante a atualização, o sócio será gravado automaticamente. Para concluir, preencha os campos obrigatórios do registro do sócio.
¶ 3º Passo — Sócios
Na aba Sócios são cadastrados os integrantes do quadro societário da empresa. Preencha os dados de identificação, endereço, atividade desempenhada, participação nas cotas, responsabilidade na sociedade e dados complementares de pessoa física de cada sócio.
⚠️ Atenção!
O sistema considera a data de entrada no quadro societário para apresentação do sócio na assinatura das demonstrações contábeis e relatórios. Preencha este campo com atenção.
Para registrar o desligamento de um sócio, utilize a aba Baixar Sócios e informe a data de baixa. Essa data será exibida na aba Sócios, ao lado do campo Nome.
¶ 4º Passo — Configurações Gerais
Na aba Configurações Gerais são definidas as configurações aplicáveis à empresa. Os principais grupos de configuração são descritos a seguir.
Responsáveis: Defina o contador responsável, o contador responsável perante a Receita Federal e o sócio responsável pela empresa.
Impressão de livros: Os campos devem ser preenchidos conforme as exigências da Junta Comercial da UF correspondente. Configure o layout do livro, a descrição das folhas (Página ou Folha), o limite de folhas e as informações de cabeçalho.
Contas de clientes e fornecedores: O sistema oferece três formas de gestão das contas:
- Utilizar grupo de contas padrão com numeração automática, mantendo os mesmos códigos em diversas empresas.
- Configurar um grupo de contas próprio para a empresa.
- Informar cada conta de fornecedor ou cliente manualmente.
⚠️ Atenção!
A opção de informar os códigos manualmente é indicada quando o usuário planeja utilizar os mesmos códigos de contas adotados em outro sistema.
Detalhamento de produtos: Configure a máscara da classificação da estrutura de produtos no estoque, o uso de referência nos cadastros de produtos, a utilização de códigos NCM e a máscara da numeração NCM.
¶ 5º Passo — Acompanhamento Empresa/Estabelecimento
As abas de acompanhamento registram o histórico do cadastro e eventos relacionados à empresa. Os grupos disponíveis são:
- Segmentação de Cliente: Classifica o cliente conforme segmentação definida.
- Situação Empresa Matriz/Filial: Registra a situação atual da empresa ou estabelecimento.
- Histórico Empresa Matriz/Filial: Armazena histórico de alterações cadastrais.
- Histórico Responsabilidade Legal: Armazena histórico de alterações de responsabilidade legal.
- CNAE Matriz/Filiais: Registra os CNAEs principal e secundários do estabelecimento.
- Baixar Matriz/Filiais: Registra a data de baixa para desativação de um CNPJ. A data informada é exibida na aba Estabelecimento, ao lado do campo Razão Social.
¶ 6º Passo — Controle de Módulos do Sistema
Na aba Controle de Módulos do Sistema o usuário configura quais módulos estarão disponíveis para a empresa, podendo também bloquear o acesso ou restringi-lo a somente consulta.
O sistema permite incluir e excluir módulos individualmente ou todos de uma vez:
- Inclusão: Selecione as filiais desejadas antes de incluir os módulos.
- Exclusão em lote: O sistema excluirá todos os módulos cadastrados de uma só vez.
- Exclusão individual: Selecione a linha do módulo desejado e exclua apenas o registro correspondente.
⚠️ Atenção!
A exclusão em lote remove todos os módulos cadastrados para a empresa. Utilize esta opção com cautela e prefira a exclusão individual quando necessário remover apenas módulos específicos.