Abaixo, você encontra as respostas para as dúvidas mais comuns sobre a ECF, uma obrigação acessória do Programa SPED, que reúne informações contábeis e fiscais para a apuração do IRPJ e da CSLL.
1. O que é a ECF?
Resposta: A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é uma obrigação acessória exigida pela Receita Federal, que substitui a antiga DIPJ. Nela, as pessoas jurídicas informam todos os dados contábeis e fiscais que influenciam a apuração do IRPJ e da CSLL.
2. Quem é obrigado a entregar a ECF?
Resposta: Todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, devem apresentar a ECF, exceto:
Optantes pelo Simples Nacional;
Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
Pessoas jurídicas inativas (sem qualquer atividade operacional ou não operacional no ano).
3. Qual é o prazo de entrega da ECF?
Resposta: A ECF deve ser transmitida anualmente até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário da escrituração.
4. Como a ECF deve ser entregue?
Resposta: A entrega deve ser feita por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), utilizando o Programa Validador e Assinador (PVA) da ECF, disponibilizado no site da Receita Federal.
5. A ECF substitui a ECD?
Resposta: Não. A ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF são obrigações distintas. A ECD contém a escrituração contábil da empresa, enquanto a ECF contém as informações fiscais. Porém, as empresas que entregam a ECD devem importar seus dados contábeis para a ECF.
6. Quais são as penalidades por atraso ou omissão na entrega da ECF?
Resposta: As penalidades variam, podendo incluir:
Multa de 0,25% a 3% do valor da receita bruta no período, limitada a 100 mil reais para empresas do Lucro Presumido;
Para empresas do Lucro Real, as multas podem ser mais severas, de acordo com o artigo 57 da MP 2.158-35/2001.
Qual é a relação da ECF com o Lucro Real e o Lucro Presumido?
Resposta: A ECF deve ser entregue tanto por empresas do Lucro Real quanto do Lucro Presumido, mas o nível de detalhamento varia conforme o regime tributário:
Lucro Real: A escrituração é mais detalhada, exigindo o preenchimento de blocos específicos como o Bloco M, que trata do Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real), além da Parte B para controle de valores que afetam a apuração futura. É necessário demonstrar todos os ajustes fiscais realizados sobre o lucro contábil.
Lucro Presumido: A ECF também é obrigatória, mas o preenchimento é mais simples. A empresa deve informar os dados com base nas presunções legais aplicáveis à sua receita, preenchendo os blocos obrigatórios (como 0, J e Y), sem necessidade de detalhar o Lalur.
Em ambos os casos, a ECF deve refletir com precisão a apuração do IRPJ e da CSLL, de acordo com o regime adotado.
8. Quais blocos compõem a ECF?
Resposta: Alguns dos principais blocos da ECF são:
Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
Bloco C: Informações Recuperadas da ECD;
Bloco E: Informações Econômicas;
Bloco J: Apuração da Base de Cálculo do IRPJ e CSLL;
Bloco M: Controle do Lalur (Lucro Real);
Bloco Y: Informações Gerais.
9. É possível retificar a ECF após a entrega?
Resposta: Sim. Caso a empresa detecte erros ou omissões após a entrega, é possível enviar uma ECF retificadora, desde que dentro do prazo de decadência (geralmente 5 anos).
10. É obrigatório assinar a ECF com certificado digital?
Resposta: Sim. A ECF deve ser assinada com certificado digital e-PJ (CNPJ) do responsável legal da empresa e, em alguns casos, também pelo contador.
11. O que é o Lalur e qual sua relação com a ECF?
Resposta: O Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) é um livro fiscal obrigatório para empresas que apuram o Lucro Real. Ele registra todos os ajustes necessários para transformar o lucro contábil em lucro fiscal, base para o cálculo do IRPJ e da CSLL. Desde 2008, o Lalur foi dividido em duas partes:
Parte A: Ajustes do lucro líquido do exercício (adições, exclusões e compensações);
Parte B: Controle de valores que influenciarão a apuração do lucro real em períodos futuros.
Na ECF, as informações do Lalur são apresentadas principalmente no Bloco M, e seu correto preenchimento é essencial para demonstrar a apuração correta dos tributos.
12. É obrigatório recuperar a ECD na validação da ECF?
Resposta: Sim, caso a empresa tenha transmitido a ECD (Escrituração Contábil Digital), ela deve obrigatoriamente recuperar esses dados na ECF, por meio do bloco C. Essa recuperação garante a consistência entre os dados contábeis e fiscais, já que a ECF utiliza os saldos contábeis da ECD como base para a apuração do IRPJ e da CSLL. Se a empresa não estiver obrigada à ECD (como no caso de empresas do Lucro Presumido que optam por livro manual), a recuperação não é exigida — mas, mesmo assim, os saldos contábeis devem ser informados manualmente na ECF.
13. O arquivo da ECD precisa estar validado ou transmitido para a recuperação na ECF?
Resposta: Não, o arquivo da ECD não precisa estar transmitido para ser recuperado na ECF. Para que a ECD possa ser recuperada corretamente no momento da validação da ECF, ela deve:
Estar validada e assinada digitalmente no PVA da ECD;
Ter o mesmo CNPJ raiz e período de escrituração que a ECF;
Estar salva localmente no computador ou rede utilizada.
O programa da ECF faz a leitura local do arquivo da ECD — portanto, ele precisa estar disponível e corretamente assinado, mas a transmissão à Receita Federal pode ser feita depois, desde que ocorra antes da transmissão da ECF. Isso permite que o contribuinte valide e ajuste ambas as obrigações em paralelo, transmitindo primeiro a ECD e, em seguida, a ECF.
14. Minha empresa foi extinta no meio do ano-calendário. Ainda assim, sou obrigado a entregar a ECF?
Resposta: Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, observados os seguintes prazos:
Situações especiais de janeiro a abril: Último dia útil do mês de julho.
Situações especiais de maio a dezembro: Último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao mês do evento.
Com isso, o período entre a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) e da ECF será sempre de 2 meses.
Se o fato ocorrer até abril, o prazo é Julho, se ocorrer a partir de maio é o último dia útil do 3º (terceiro) mês subsequente ao mês do evento.
15. Em caso de mudança de regime tributário, como faço para entregar a ECF?
Resposta: Quando há mudança de regime tributário durante o ano-calendário — por exemplo, de Lucro Presumido para Lucro Real, ou vice-versa —, a empresa deve entregar duas ECFs no mesmo ano, cada uma correspondente ao período em que esteve sujeita a cada regime. Como fazer:
A primeira ECF deve abranger o período do início do ano até o último dia sob o regime anterior.
A segunda ECF deve cobrir do dia seguinte à mudança até o fim do ano-calendário.
Cada arquivo da ECF deve ser identificado corretamente com o respectivo regime e período.
A apuração do IRPJ e da CSLL deve ser feita de acordo com as regras de cada regime no respectivo período. A entrega segue o prazo normal (último dia útil de julho do ano seguinte), salvo em casos de eventos especiais como extinção, cisão ou fusão.
16. Como o prejuízo fiscal é registrado no LALUR?
Resposta: O prejuízo fiscal é registrado na Parte A do LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real), dentro da ECF, quando a apuração do IRPJ resulta em valor negativo. Esse valor não pode ser deduzido integralmente de períodos futuros. A legislação permite que a empresa compense até 30% do lucro real apurado em exercícios seguintes com os prejuízos acumulados. Por isso, o controle desses saldos é muito importante. Além disso, o saldo do prejuízo fiscal não utilizado é transferido para a Parte B do LALUR, que serve para o controle dos valores compensáveis nos períodos seguintes. Esse controle deve ser mantido atualizado, com a identificação do ano de origem do prejuízo e o valor disponível para compensação.
17. Pode haver prejuízo contábil e, ao mesmo tempo, lucro fiscal?
Resposta: Sim, é possível ter prejuízo contábil e, ainda assim, apurar lucro fiscal. Isso ocorre porque o lucro contábil (apurado de acordo com as normas contábeis) e o lucro fiscal (baseado na legislação tributária) seguem regras diferentes. Durante o preenchimento da ECF, o lucro contábil passa por diversos ajustes fiscais no LALUR, como:
Adições: despesas contabilizadas que não são dedutíveis para o IRPJ/CSLL (ex: multas, provisões não permitidas);
Exclusões: receitas que não entram na base de cálculo do imposto (ex: incentivos fiscais).
Assim, mesmo que a contabilidade registre um prejuízo no resultado do exercício, esses ajustes podem gerar um lucro tributável — sobre o qual incidirá IRPJ e CSLL.